工作计划不够细致未合理安排工作时间(工作中如何合理安排工作时间)

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让你的工作时间变得更有效的 9个技巧

时间管理是计划如何有效地使用和有意识地控制你花费的时间，以最大限度地提高工作效率。简而言之，用更少的时间完成更多的工作。

1. 知道你是如何使用你的时间

如果你的工作效率是通过一定时期内的产出来衡量的，那么损失的时间就意味着金钱付之东流。就像制定预算一样，你必须跟踪你实际花费的时间，以找出阻碍你实现目标的任何事情或习惯。

2. 坚持每天的作息时间

超越“我有八个小时做 XYZ”。创建一个每日计划，为不同的任务分配时间，坚持下去是成功的关键。

创建现实的时间表。人们高估了自己完成任务的能力，科学家称这种现象为“计划谬误”，这通常会导致对交付情况的估计过于乐观。在任务之间添加时间缓冲区，这样即使某个任务超过了时间期限，整体进度也能保持不变。

全神贯注。避免在工作时间做与工作无关的事情。预定的休息时间之前，关闭手机或将其存放在够不着的地方，自律是你最好的朋友。

3. 优先排序

任务清单列表可以成为工作效率的救星。

一种称为艾森豪威尔矩阵的工具可以帮助你根据重要性和紧迫性决定优先考虑的事项。

使用此决策矩阵，你可以通过以下方式分解任务：

立即执行：具有明确截止日期的重要任务，或者你拖延了很长时间的任务现在已经过期了

稍后安排：没有明确截止日期的重要任务

委托：其他人可以完成的任务

删除：你可以删除的任务，因为它们对你的目标或任务不重要

4. 先解决最困难的任务

我们所有人都会分心，无论是电话或同事的求助。

领导力专家Brian Tracy设计的 Eat That Frog 工作效率方法非常适合那些倾向于拖延或难以避免分心的人。它建议首先处理最大、最困难和最重要的任务，就是你可能会推迟的任务。只有在你“吃掉那只青蛙”后才继续做其他事情。

5. 批处理相似的任务

批处理意味着将类似的任务分组，以便你可以一起处理它们。

按目标或功能对它们进行分组。

例如：

周三和周四的客户会议

仅在上午 10 点至 11 点回复电子邮件

6. 设定合理的时间限制

如果你有一整天的时间来完成两项本应只需要三个小时的任务，你可能仍会在这两项任务上花费一整天。

如果你给自己一个更小的时间期限，你仍然有可能在更早的截止日期前完成。

7. 学会什么时候说“不”

我们一天只有这么多能量，而且会随着时间的推移而减弱。

认清自己的长处和短处，专注于你擅长的事情，如果可能的话，委托其他人可以做得更好更快的事情。

8. 避免一心多用

多任务处理的科学依据很明确：它会降低效率，甚至可能会搞砸。

尽管每次任务切换可能只花费几秒钟，但如果你经常执行多项任务，时间就会加起来，你犯错的风险也会飙升。

9. 让事情井井有条

如果你遇到以下任何情况，你可能需要改进你的组织能力：

你主持的会议迟到

忘记打印你的老板需要的报告

不得不不止一次向 IT 询问你的用户名或密码

好消息是组织能力是一种可以学习的技能，从基础开始。

保持干净的办公桌。视觉混乱会增加压力水平和焦虑，引发懈怠。为了做出更好的决策，清理掉不必要的东西，把日常工具放在触手可及的地方。

使用日历。按照“个人”和“职业”等类别来分类你的日历。尝试使用不同颜色来快速区分类别或按紧急与非紧急区分。