合同交底由谁交底(关于合同交底的实务探讨)
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合同一经签字盖章，通常即意味着生效。这是合同全过程管理中的重要里程碑。此时，销售部门通常会庆祝又拿下一个订单；采购部门会庆祝又为公司省下一大笔钱。然而，签约后的喜悦以及签约奖励，却容易掩盖住今后无法回避的挑战。这个挑战就是，在签约之时所期望的利益，最终能否通过合同执行实现呢？
常有人说，一旦签字盖章后，合同基本上就是被束之高阁了，或长期放置于文件架一角。只有当合同执行过程中出现了问题或是要打官司了，才会想起来翻一下合同。如果此时还能找得到合同的话。
这种说法虽然略显夸张，但也不是毫无根据，至少本人就深有体会。在日常工作中，经常就有合同执行负责人找到我们法律事务部，要求我们帮他就某一个合同事项起草一份补充协议，补充相关约定。等我们一看原合同，发现合同中实际已经就有相关约定，只是他本人没发现而已。
为了能够实现在合同签约时所期望的利益，绝不能在签约后就将生效合同文书束之高阁，而是应该立即实施有效的合同交底工作。合同交底应该将包括招投标、合同起草、合同谈判等环节在内的合同签订阶段与合同履行环节进行串联。本文将重点探讨合同交底的人员、内容以及程序。
一、合同交底人员
若要成功实现合同目的，合同文本应该是合同执行人员最根本的依据，应将其奉为圭臬。合同交底人员的沟通作用，不仅是确保执行人员明白合同中所定义的角色和义务，还要合理引导其期望值。
那么，什么人员最适合担任合同交底人员呢？是直接负责合同谈判、签订的业务人员，还是在公司内部相对中立些的法务人员呢？根据我们的实践操作经验表明，由法务人员担任合同交底人员，更为合适。理由主要有以下几点：
（一）营销人员不具备合同交底的全部精力和认知
较为常见的是，营销人员在完成一个营销任务之后，马上就要转入下一个营销开拓任务中，甚至有的营销人员同时就在负责开拓多个业务。如果要求营销人员在合同签订后，还得静下心来认真研读合同条款，分解合同关键要素，准备合同交底文件，着实有些勉为其难。
更为现实的是，现在很多业务都直接采用公司内部的或者国家有关部门、行业协会颁布的示范合同文本，营销人员也只不过是在《协议书》和《专用条款》中进行填空，他们不一定能够对合同有全局的认识。
（二）法务人员在公司内的中立地位有助于合同交底工作
大家都知道，由于营销人员为了完成业务开拓指标而尽量促成交易，这本身也就容易导致出现“报喜不报忧”的倾向。如果以这种指导思想去交底，容易误导合同执行人员。相比之下，法务人员在公司却较为中立。法务人员身上没有业绩指标考核压力，能够按照“所见即所得”的原则，客观中立地分析合同条款。在万一出现争议时，至少法务人员能够从法官、仲裁员等这种“第三方”的视角看待合同。
（三）法务人员最具备合同交底的能力
一般而言，法律专业出身的法务人员，在自己所供职的企业工作一定年限后，对自己企业的产品、业务流程和内部管理程序都比较了解。因此，法务人员比外部律师更懂业务和管理，比内部的业务部门更懂法律和合同。
在合同履行过程中，无论发生什么争议，最终的救济途径都是司法程序。无论当事人如何主张权利，其所依据的合同条款或法律条款最终都要经得起法官或仲裁员的审查。接受过法律专业训练的法务人员可以在合同交底时就在内部先进行类似的审查，以指导之后的合同履行行为。法务人员大多通过了司法考试，取得了《法律职业资格证书》，因此在企业内部是最熟悉合同相关法律规定的人员。
鉴于此，放眼整个企业的所有内部和外部资源，法务人员是理所当然的最佳人选。
（四）做好合同交底工作有助于提升法务工作价值
法务管理作为风险管理工作的一部分，不仅要做好合同签约前的风险管控工作，更要做好合同签订后的风险管控工作。既然业务部门从商业角度考虑，经权衡风险和收益后决定签约，那么自然将面临各种合同风险。法务的风险管理工作更应重视合同签约后的风险管理工作，而合同交底就是良好的开端。
法务人员主动开展合同交底工作，将合同评审和合同履行管理工作有机串联，体现了法务工作的高度主动性。同时，这也是法务工作积极服务意识的充分体现，是真正实现为企业生产经营添附价值的重要手段之一。
二、合同交底的基础工作——合同分析
为了向合同相关人员通报合同的权利、义务以及其他内容，首先就应该进行合同分析。合同分析的目的在于：一、引导合同执行人员的预期；二、确定并指导公司内部应履行具体合同义务的人员；三、要求合同对方按合同约定的条件履行义务。
（一）处理客观情况、主观意图以及合理预期这三者之间的差异
合同分析的方法之一，是识别客观的合同条款、谈判之前的公司意图以及执行团队的预期这三者之间的差异。
这些差异着实存在于从这三个不同视角对合同的理解。因为从合同的谈判、起草到执行通常是不同的人员在负责。
这三个不同的视角如下图表示：
合同谈判人员是带着公司的经营目标和项目初期的风险评估方案开始合同签约前的工作。经过艰苦的谈判之后，最初的目标不一定能全部在谈判所达成的合意中实现。这些谈判的成果需要落实到纸面上，因此需要起草签订正式的合同。合同起草本应完全把握住双方的真实意图，但由于人为出错或是沟通上的问题，难免会导致客观上的合同条款与主观上的谈判合意出现偏差。
起草合同的本意都是为了利于合同执行。合同执行人员通常是自觉或不自觉地按有利于他们自己的预期来看待合同，而不是完全依据合同条款或不是客观地理解合同条款。这些预期可能是在业务机会的前期接洽阶段就形成了，并且在谈判阶段和最终签约时仍未调整。除此之外，由于各自在公司的角色，执行团队中的不同人员还会有不同的预期。例如，财务人员都希望客户在支付时全部用电汇，但是合同条款上约定的却是银行承兑汇票。项目经理认为，按惯例，在设备发货前就应该累计收到合同总价的60%，但合同条款约定却是，设备货到现场后才支付至合同总价的60%。
合同交底人员必须从整体上理解以下几个方面：基于经营目标等其它因素的期望，谈判所达成协议的意图，对最终合同文本的合理解读，以及上述三者之间的差异。合同交底人员的任务就是告知合同执行人员合同中的真实客观的内容，并与执行人员就哪些是应该预期的达成共识。
（二）合同文件一体化
“合同书”可以是由许多单独的文件组成，包括工作说明书、项目计划、技术规格书、服务水平协议、通用条款、招标文件、投标文件、兴趣函以及其他谈判文件、变更指令等等。“一体化”则是是将相互独立的文件或数据来源视为一个有机整体，结合在一起进行研究理解。一体化程序与形成协议的要约、承诺的法律程序不同。一体化是为了确定书面合同的完整性。
在确定合同的完整性时，通常会遇到这样的情况，即，双方当事人在合同中直接援引适用某个政府部门或其他机构等第三方颁布的标准合同文本通用条款，双方当事人在商务合同中只起草“协议书”和“专用合同条款”。例如：有的当事人在合同的通用条款处约定：“适用住建部的《建设工程施工合同(示范文本)》（GF-2013-0201）的通用条款”。此时在研究合同文本时，就不能只看“协议书”和“专用合同条款”，还必须结合这些第三方所公布的示范文本。
（三）对积极条款和消极条款的分析
将合同条款区分为积极条款和消极条款，有助于很快明确执行人员应该做什么、什么时候做以及如何去做。当发生消极的合同事件时，也可以很快地明确相应的后果及应对的措施。
积极条款是合同中对履行行为有程序和资源要求的条款。这些条款所要求的都是必须发生的事情。例如，开具发票、保密、结算或变更程序等。
消极条款就是当某件事情未能完成或与合同要求的结果所背离时才会产生效果的条款。消极条款，通常就是处理未能履行合同义务的条款或争议条款。例如，责任限制和赔偿责任条款，知识产权条款。
在识别积极条款和消极条款时，可以采用事先编制好的标准模板。这样可避免在处理每个单个合同时的重复工作，精力可以集中在那些本次合同文本中与标准模板中不一致之处。毕竟每份合同中的特别之处并不是太多。
（四）客观地分析和解释合同条款
合同交底部门在分析、理解合同条款时，应该站在中立第三方的视角。即使合同交底部门的人员本身也是企业的员工，但还是应该客观地解释合同条款，不应有立场上的倾向性。因为一旦在合同履行过程中发生争议，终究是由中立第三方的仲裁员或法官来评断。
所以合同交底部门在合同交底时，不能只强调对本方有利的合同条款，更要指出对本方不利的合同条款及相应的风险，更不能一味地迎合执行人员或公司领导而只“报喜不报忧”。
三、合同交底的内容
将一份多达几十甚至上百页的合同文件直接甩给履行团队是不恰当的做法，这还不如不提供。因此，身为合同交底人员，应确保自己已经阅读并完全理解合同条款。为了准确理解合同义务并将合同的风险点告知合同执行人员，合同交底人员应该整理一份合同摘要文件。在这份摘要文件中，应该简要介绍合同主要条款、义务与标准文本不同之处等等。交底文件中应明确组织内部的分工，还可以制定一个沟通计划。
（一）合同的组成部分
合同交底首先应确保执行人员已经知晓哪些文件构成了“合同”。合同不仅仅是那经过法定代表人或授权代表签字并加盖公司印章的合同。也许这些合同文本中的商务条款就是将来执行过程中出现状况或对簿公堂时所需要寻求的依据。但是，“合同”的范畴远远超出这些。“合同”包括商务条款、商务附件、技术附件以及其他各种文件。其他文件包括合同签订时已经形成的“工程承包范围”、“甲方管理制度”、投标文件、澄清、答疑等，以及合同签订后形成的“变更指令”、“索赔通知”、“结算书”等等。
任何被约定为合同组成部分的文件都可能“合同”的一部分，这意味着一大堆文件。所以，首先就需要明确“合同”的组成包括哪些文件，排除了哪些文件。此外，还应该明确，在签约时已经形成了哪些合同文件，在签约后的履行过程中，将要产生或应该去形成哪些合同文件。
（二）关键合同要素
通常，合同有四方面的核心要素：第一，合同的标的是什么？第二，根据合同约定，各方都应该做什么？也就是各方的角色和责任是什么？第三，合同义务如何履行？也就是服务水平，工作成果的评价标准以及关键节点。第四，根据合同约定，当某件事情发生或未发生时，将会有什么结果？
合同标的通常在专门的附件中约定，或者在主合同中的某一条款或某一组成部分中详细描述。
角色和责任在合同中的许多地方都会出现，但是通常是在“责任与义务”这一部分出现。除此之外，也经常会在工作范围等部分出现。作为合同交底人员，必须分析各个角色。他们各自的责任是什么？我方应该做什么？合同对方应该做什么？
接下来就是合同的核心部分，合同交底人员应当知晓交易是如何进行和评价。这一部分通常在合同《技术附件》、《服务水平》等附件中明确。工程进度节点通常在工程进度附件中约定。
最后，就是关于交易出现问题时的解决机制。这些机制包括与有权终止合同、赔偿、违约救济以及不可抗力等相关的法律条款。除此之外，还包括合同中的控制和参考机制，例如，变更程序、正式通知程序、违约赔偿金等。
为了开展有效的合同管理，合同管理人员必须在接下来的合同履行期间持续关注上述事项。合同交底人员应该完整记录这些事项，并将其转化为公司执行团队能够理解的语言和术语。合同管理人员必须完全阅读掌握合同全文，并提取出这些对合同履行至关重要的因素。
（三）条款及风险事项的优先顺序
在完成了对积极条款、消极条款的分析，以及准备了向合同执行团队的沟通计划，合同管理人员就应该设定优先顺序了。关注那对合同项目、项目成功以及团队成员带来影响的风险。存在哪些问题，哪些人会严重影响合同的执行？各个风险发生的可能性有多大？
通常容易导致风险的事项是那些新生事物或变化很大的事物。由于不熟悉，因此人们容易犯错，或是由于不认同而予以抵制。合同管理人员必须保持高度警觉，确保这些风险事项在公司内部得到应有的重视。
最后，有些在以往执行过程中或与某个合作方曾经发生过的风险事件，应该在合同交底过程中着重提示。
四、交底会议
合同交底会议是风险管理的关键。有效的交底会议可以降低风险，而低效的交底会议将会增大风险。
（一）合同交底会议的出席人员
合同交底程序是连接、贯通合同签约前与签约后管理阶段的桥梁。合同交底的首要目的是为了确定合同责任主体。既然人是头号风险因素，那么就应该确保投标、谈判和执行团队之间取得连续性。因此，合同交底只有在全面覆盖上述人员后才能产生效果。
参加合同交底会议的主角是合同履行阶段的干系人和执行团队的成员。除了合同执行团队，合同谈判人员也应该参加交底会议，交待签约前的相关背景和问题，其中包括：在与对方协商达成一致过程中所遇到的问题，合同各方之间的关系。
（二）合同交底会议应突出重点
有些合同交底会议容易蜕化成对交易是否合适的争论，或者对某一合同义务实施方案的讨论。这些讨论是低效的。而合同交底人员的任务就是确保合同执行人员已经完全理解了合同约定的义务。无论这些义务是有利的还是不利的，都应该制定了与其相对应的执行和监控方案。同时，还应该重点强调那些容易发生的风险，研究降低风险发生概率和损失金额的方法，包括重新谈判或变更的办法。
合同交底会议至少应该包括下列事项：1.合同关键条款；2.项目交付物；3.交付进度和关键节点；4.涉及违约事项的报告和确认程序；5.预算和支付计划（现金流测算和准备金）；6.澄清合同中约定或项目要求中不明确之处；7.公司职员应该做出的行动（例如保密要求等）。
最为关键的工具就是合同摘要文件。
（三）计划和沟通是合同交底的核心
因此，合同交底会议就是合同履行阶段的“开球会”，讨论确定合同管理的计划和沟通程序。
贯彻和沟通是合同交底的核心主题。让签约前后的团队达成共识，让项目合同干系人明白各自的角色和职责并按规定的程序和格式报告信息，这些都是非常关键的。各干系人的工作交界面以及各自在制定或批准决策时的权限均应清晰明了。贯彻和沟通的程序和要求是每个项目合同必备的。但是，这需要结合各个合同不同的情况量身定做。
（四）合同交底会议的策划原则
由于沟通程序是项目成功的关键，因此必须精心策划并严格执行。为了确保实际效果，合同交底会议应按如下原则策划：
1.会议主持人应该是一位能够着眼于今后如何执行合同的积极推动者；
2.在讨论合同履行管理方案时，对合同谈判人员应持包容态度，无需再纠结他们之前在合同签订过程中所出现的错误或各种工作不力。因为此时“生米已经煮成熟饭”了；
3.制定会议议程，以免浪费参会人会的时间或卷入无关人员参会；
4.使用头脑风暴等方法促成团队协作、达成共识并激发工作热情。
合同交底文件可在交底会议之后，根据与会人员的意见和预期进行修订并形成最终定稿。当然，合同交底文件应该以电子文档的形式向所有需要知晓的人员提供并备查。
五、结语
以上即为本人根据工作实践所总结的认识，与诸君探讨。欢迎各位关注本人公zhong号“法务新哥”留言讨论。谢谢！
