机关档案工作要点(做好机关档案收集工作要把握这些要点)

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《机关档案管理规定》第二条规定：机关档案是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

机关档案的种类划分

根据《机关档案管理规定》，下列文件材料应当纳入收集范围：

通用类：文书、科技(科研、基建设备)人事、会计档案

专业类：机关履行行业特有职责形成的专业档案

音像类：照片、录音、录像等音像档案

数字类：业务数据、公务电子邮件网页信息、社交媒体档案

实物类：印章、题词、奖牌、奖章证书、公务礼品等实物档案

其他档案：机关性质复杂，情况繁多，并且随着社会的发展可能产生新的档案门类

机关档案的收集范围

1、机关在日常公务活动中形成的归档文件材料；

2、机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；

3、机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；

4、机关所属机构撤销形成的归档文件材料；

5、机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。

机关档案收集的要求

1、各种门类和载体档案都应收集归档并移交。

2、归档移交的文件应为原件，不能以复制件归档移交。

3、归档移交的文件必须要素完整。如：文件处理单必须随文件一并归档，有附件的文件必须与文件一并归档，发文底稿和领导签批单必须与文件一并归档。

4、照片和录音录像档案应将文字说明一并收集。

做好机关档案收集工作，需要把握以下几个要点。

1、规范档案收集的制度。一方面，要建立完善各门类档案收集归档制度。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《会计档案管理办法》《照片档案管理规范》等法律法规，制定各门类档案归档制度，明确归档要求，准确划分机关档案归档范围和不归档范围，保证档案收集工作有制可依、有章可循。另一方面，明确相关收集人员的职责。收集工作是由相应的人员来开展的，明确档案工作主管领导、综合档案室档案人员、各科科长及各科兼职档案人员在收集工作中承担的职责，充分发挥相关人员的作用，对于文件材料收集齐全完整十分重要。

2、把握档案收集的范围。在收集范围的把握方面，要注意三个方面的要点。一要根据机关档案分类方案，对文书、会计、照片、电子、设备、实物、基建等各门类文件材料进行收集，防止在档案门类上的缺失。收集工作中，我们往往比较重视文书、会计档案，但对于其它档案门类等容易忽视。因此在开展收集工作的过程中，一定要注意各个档案门类的收集。二要准确把握各门类档案的归档范围。除了要依据各门类档案归档范围和保管期限表，还要充分对照本科室年度工作计划和总结中的各项内容进行有针对性地收集。三要“以我为主”。以突出记录和反映本单位工作职能的文件为主，对于上级机关、同级机关及下级机关的普发不需要办理的、供参考查阅的、不需要贯彻执行的文件，则不需要归档，作为工作参考资料留存即可。

3、掌握档案收集的方法。一方面，要注重“随办随归”，做好日常收集。各科室可准备一个或多个档案盒，对于办理完毕需要归档保存的文件材料，及时放置于档案盒内。另一方面，要注重“查漏补缺”，做好集中收集。在日常收集的基础上，每年开展归档工作时要进行集中收集，对应归档的文件材料进行全面系统地检查梳理，防止积存和散失。另外，还可根据工作特点，开展相应的专题收集、跟踪收集等，确保档案收集的齐全与完整。