外协管理办法(外部协作管理规定)

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总公司直属各部门、各中心、 各事业部、各分公司：

为规范公司与有关外部协作的市场行为，有效补充生产力量，特制定本规定。

一、适用范围

本管理方法适用于总公司总裁室、总公司直属各部门、各事业部、各中心及各分公司，由于人力资源不足或市场拓展等原因与外部单位进行劳务合作的行为。子公司可参照总公司制定相关流程。

二、外协管理原则

（一）遵循公开、公平、公正、竞争、培优、择优的原则

（二）按“先立项、后申请、再签约、最后进场”的实施原则。

（三）外协费用按背靠背支付原则，即支付以交维或业主方验收确认的工作量且收到业主方对应的款项为依据的原则。

（四）严控外协合作单位数量原则，一个项目最多不能超过五家外协方。

（五）按外协单位合作形式，严禁与个人合作原则。

（六）业务部门因经营需要超出本规定要求，须由机构领导班子决策同意后，向总裁室报批，总裁办公室采购备案。

三、外协管理分工与职责

（一）总裁办公室分工与职责

1. 负责制定外部协作管理规定及相关工作流程和监督落实。

2. 负责根据项目外协采购需求及协作建议，结合各外协方报价信息及入围标准协助业务部门进行商务谈判，并反馈谈判情况，对不合理的外协合作提出建议。

3. 负责《服务支持协议》的约定条款部分和标准条款部分的合并、审核、排版打印、盖章、签订、分发、存档。

4. 负责根据协议约定条款审批特殊的外协支付，监督外协费用结算。

5. 负责审核外协方入库信息，建立外协方资源库，对各外协方进行调研及资质的收集、归档。

6. 总裁办公室负责组织供应商评审和公告考核结果及给予合理建议。

7. 负责对外协相关的纠纷组织业务部门、公司法律顾问与外协方沟通或签发外协相关的法律文件，促进纠纷的解决。

（二）业务部门分工与职责

1. 负责分析外协项目的成本、资源、技术、市场等各方面数据，根据需求寻找和推荐外协方，按要求提交外协相关流程并正确填写申请事项。

2. 负责组织项目外协采购评选会，总裁办公室协助进行商务谈判。

3. 项目负责人负责结合总公司专有的合同范本中约定条款部分及外协申请表中评审通过的内容编写合同初稿，报送总裁办公室。

4. 负责审核《服务支持协议》内的整体内容。如因业务部门经营需要对《服务支持协议》进行修改、增删公司协议范本条款的，业务部门须承担全部风险和责任。

5. 负责对外协方讲解合同的职责和义务，并按合同履约。

6. 负责根据项目经营设定工作量分配方案及制定绩效考核方案并报备相关部门审批，调动外协方工作积极性。

7. 负责提供完善的付款材料申请各类付款及审核，保证工作量凭证、签名等付款材料和数据的真实性和准确性，并承担支付造成的资金风险责任。

8. 负责外协项目工作的日常管理，充分预防及处理群体恶性事件和协调处理争议及纠纷。

9. 负责外协项目工作的安全监督，不定期对外协方参与项目的人员进行特种作业证的抽查，对违规操作提出整改；确保外协方在实施作业时必须持证上岗，同时必须配备必要安全防护用具。

10. 负责不定期对外协方参与项目的人员进行商业（意外）保险有效期抽查，确保外协方实施作业人员享有保障。

11. 负责定期收集项目当地各专业类型的外协方相关信息，配合总裁办公室建立外协供应商资源库。

（三）运营管理中心分工与职责

1. 根据公司安全生产相关规定组织各单位进行安全检查。

2. 负责根据协议条款审核外协费用支付。

（四）财务部职责

1. 负责设定提前支付的支付标准及管理费收取标准。

2. 负责根据财务收支审批管理制度，对外协费付款金额及发票进行审批；履约保证金、质保金、违约管理费、税金等费用的收取和退还。

四、外协方管理要点

（一）外协方入围基本

1. 具有工商管理部门颁发的营业执照副本，外协方注册资本要求大于等于50万元人民币，挂靠项目挂靠方注册资本要求大于等于100万元人民币（含100万元）。营业执照未显示营业范围或注册资本的，应提供外协单位信息最新查询结果。

2. 有能力按规定支付履约保证金。

3. 在本行业内提供同类服务不低于两年，优先考虑近三年内与我司有合作经历，考核结果优异且外协方及外协方的劳务人员未曾发生讨薪、闹事恶意事件的单位。

4. 优先录用具备《施工劳务不分等级》、《建筑工程施工承包》、《安全生产许可证》等资质的供应商，其中土建、外电专业承接单位须具备《施工劳务不分等级》、《建筑工程施工承包》等资质，机构须督促无资质的供应商完成必要资质的办理，对于入围三个月未完成资质办理的，应暂停合作。

（二）外协方提供的资质文件

包括但不限于营业执照、开户许可证、股权信息登记证明、企业法定代表人身份证明、授权委托书、参与我司项目人员名单、身份证扫描件、劳动合同、近三个月内人社部开具的社保证明、保险公司提供的商业保险证明、符合项目需要且满足国家和行业标准规范的特种作业资格证、公司简介（公司组织架构、人员情况、近三年主要业绩描述及证明文件、法人代表的家庭紧急联系人、联系方式）等。

（三）履约担保管理

1. 履约担保金的收取和退还

针对所有外协项目，要求外协方根据合同金额缴纳履约保证金。收取的履约保证金将在结算协议中最后一笔费用时，一次性全额无息退还。

2. 履约担保的收取标准

《服务支持协议》金额（人民币） 收取履约保证金（元） 说明

300万元以内 5万元 如签订增额补充协议，需补交履约保证金差额。

301-600万元以内 10万元

601-1000万 20万元

1000万元人民币以上 30万元

（四）《服务支持协议》签署的管理

严格要求外协方与我司签订的协议文件必须由该公司的法人、法人代表签署。

（五）跨期合同的管理

因业主方的原因导致该合同工作量前移或后移，具体按《服务支持协议》变更流程申请并签订补充协议。

（六）超额合同的管理

在项目实施过程中，如遇累计应付款金额已经超过合同框架金额，或者《服务支持协议》没有框架金额的，需要增加补充协议后再申请付款，具体按《服务支持协议》变更流程申请并签订补充协议。

（七）《服务支持协议》的终止管理

《服务支持协议》发生终止或停止分配工作量条件，由项目负责人发起《外协合作终止申请》报备各级管理部门，并提供提前终止申请及工作量确认数据证明并由总裁办公室选择合适的方式签订终止协议。

1. 正常终止的情况：

（1）《服务支持协议》到期；

（2）《服务支持协议》双方义务和责任完成。

2. 出现以下情况的，应提前终止合作，已完工工作量的责任和义务按原合同约定履行：

（1）外协方要求提前终止合作；

（2）外协方出现重大违纪违规；

（3）对不服从业务部门管理或严重违章作业、野蛮施工、管理混乱、事故不断、考核不达标的外协方；

（4）外协方造成甲方名誉受损、影响本公司企业形象的行为（行为包括但不限于：有意或无意但造成施工人员聚集情况；有意或无意但造成施工人员到业主单位或甲方单位滋事情况；有意或无意但造成媒体负面新闻报道情况等；

（5）公司认为停止合作的其他情况。

（八）《服务支持协议》的归档查询

1.2017年前的合同电子版以共享文件形式开放机构指定一人查询，由总裁办公室授权。

2.2017年后的合同电子版以附件形式上传外协合同评审表，项目自行下载。

五、外协方评价管理

（一）业务部门根据制定的考核条款对外协方履约能力评估。

（二）运营管理中心根据质量管理体系对外协项目的日常运作考核。

（三）总裁办公室组织半年度和年度供应商评审，并进行随机回访，为业务部门提供考核依据及建议。

（四）该业务部门考核成绩排名前20%的外协单位进入白名单，白名单外协单位优先取得合作机会和服务区域，成为公司的培优的对象。

（五）考核成绩不及格的外协单位情节严重者或者在通信行业从事服务供应的外协方及其责任人有下列行为之一的将进入黑名单，进入黑名单的公司、公司经营者和股东三年内禁止参加公司外协项目：

1. 向公司任何人行贿或者提供其他不正当利益的；

2. 无正当理由不与采购人签订合同或者违规签订合同的；

3. 无正当理由不履行合同的；

4. 捏造事实或者提供虚假投诉材料的；

5. 拒绝配合总部处理投诉、举报事项等事项；

6. 有抗议、讨薪、媒体曝光等影响形象行为的；

7. 其他违反法律、法规规定的行为。

六、外协费支付审批管理

（一）外协费支付管理要求

1. 外协费用支付中严禁支付预付款，必须按实际完工工作量核算。

2. 未完成《服务支持协议》签订的外协项目公司一律不予支付费用。

3. 一个业主方单项合同与多家外协方合作的，进行外协费支付时，必须拆分该单项合同对应的所有外协方及我司已完工工作量。

4. 外协方未能按财务要求提交发票导致我司产生税负损失的，由财务部在申请该笔费用结算款中扣除税负损失部分。

5. 外协方因特殊情况申请提前支付，须出具《提前付款申请函》，经业务部门总经理和总裁室核准，并由业务部门总经理签订《提前支付责任承诺函》。

6. 外协方因特殊情况申请提前支付，按财务的管理规定执行。

（二）外协费支付材料及要求

工作量确认以业主方验收证照为依据，外协费申请挂账时，申请人须提供但不限于以下资料及要求，如不能提供凭证，不予支付：

1. 要求项目负责人、外协方双方签字材料如下：《工作委托单》、《结算明细表》、《工时结算清单》、《付款申请报告》、《考核情况》、《施工人员信息登记表》、《外协结算收入表》。

2. 要求项目负责人、外协方、监理单位三方签字材料如下：《工作量明细表》、业主方出具的交维或验收证明。

七、突发机制上报

按照运营管理中心制定的《突发事件应急响应管理规定》执行并承担相应的责任和损失，并作为外协方年度评审重要依据。

八、管理罚则

业务部门须严格按照本规定执行，此将纳入公司的绩效考核管理。若发生事故导致公司受到损失的由业务部门的相关责任人及项目负责人承担所有责任并在激励盘中扣除双倍损失。

（一）业务部门不按时提交申请导致的后续流程办理延误，造成合同纠纷影响公司正常管理导致公司损失的。

（二）业务部门因经营需要违反本规定要求导致公司损失的。

（三）业务部门保证外协费用支付的真实性和准确性，造假支付导致公司损失的。

（四）严禁业务部门或个人私自以公司名义与外协方签订任何协议、合同、声明等文件。任何业务部门或个人未经审批私自以公司名义与外协方签订任何协议、合同、声明等文件造成公司损失的。

（五）为保证外协工作的廉洁公正，严禁公司各级管理人员以任何形式参与公司外协项目，如经查实，做撤销管理职位，开除同时公司保留追溯法律责任的权利。

（六）本制度自*年*月*日起实施。

附件：

附件一：术语解释

附件二：《服务支持协议》及其附件

附件一：术语解释

外协项目：指受公司控制，由外协方按公司/业主方提供的图纸、检验规程、验收准则等进行产品和服务的生产和提供，并由组织验收的过程。

挂靠项目：指公司允许他人在一定期间内使用自己公司名义对外承接不影响本公司业务开发的项目的行为。公司自有项目不存在挂靠行为。

合同范本：合同范本指由采购部与法律顾问编写，经总裁室审核的合同模板，由约定条款和标准条款组成。

合同初稿：指采购部根据合同范本及业务部门提供的外协条款完善关键条款的合同，如合作内容、双方职责、合作价格、结算方式、税金、考核条款等。

合同终稿：指经由业务部门、采购部、总裁室领导复核相关条款后，与外协方签订的合同。

背靠背支付：指外协费支付时，按合同约定，在公司收到业主方支付的款项后，向外协方支付对应的外协款项，则称为“背靠背支付”；

提前支付：指外协费付款时，在未达到合同约定向外协方的支付条件时，外协方提前向公司提出申请支付款项，则称为“提前支付”。

质保金：针对客户（或业主方）对我司有质保金、质保期要求的项目，

按背靠背的方式履行质保金、质保期（包括质保金的收取及无息退还）。