内审不合格项整改报告 不符合项的整改指南

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不符合项整改是经常遇到的工作，目前许多企业在审查（核）整改时就不符合项反复提交审查（核）组长，既耗时又增加繁冗的工作量，最后还整改不到位。

名词解释内审：内部审核有时也称为第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，审核的对象是组织自己的管理体系，验证组织的管理体系是否持续的满足规定的要求并且正在运行。它为有效的管理评审和纠正、预防措施提供信息，其目的是证实组织的管理体系运行是否有效，可作为组织自我合格声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由与受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。

不符合项：性能、文件或程序方面的缺陷，因而使某一物项的质量变得不可接受或不能确定。

纠正措施：根据不符合发生的原因，制定相应措施，消除不符合发生的原因。

01整改策划

一般来说，开出不符合项报告后需要对整改进行策划，遵循“PDCA”（即计划、执行、检查和处理）运行原则，制定专项《整改计划》，明确整改的项目或内容、整改要求，确定整改责任部门/责任人及完成时间（节点）。同时《整改计划》应由公司高层领导批准，确认资源提供和整改思路。

02不符合项的分类

根据不符合程度分为：一般（次要）、严重（重要）及建议项。

03不符合项整改的要求及方法

1）原因分析

需分析到过程控制程度（如：过程定义是否清楚，或过程执行是否考虑了防错或监督控制等），一般应从“资源、管理、方法、人为因素”四个方面进行分析（见附表1原因分类表）；根据具体问题的不同，有许多根本原因分析方法，如流程图、故障树、5Why等等；推荐使用正式的方法进行根本原因分析，如“5Why”等；问题重复叙述不是原因分析。找出问题产生的原由，可能的原因有：资源配备问题；职责不清；管理方法不当；工艺技术问题；文件规定有问题；责任心不强，未按文件执行；操作出现问题；培训效果不佳，如对文件、国家法规等理解不透彻。

2）纠正

为消除已发现的不合格所采取的措施，如：岗位记录填写不规范时应立即按规定填写；现场操作人员未按规定佩带安全防护用品应立即按规定佩带等。对不符合项事实的纠正，是对不符合现象本身的处理行动。针对有些无法纠正的不符合项，应将采取纠正措施后执行情况作为纠正（例如：不符合项事实对某项合同没有进行评审，但该项合同已履行完成，已无法纠正，对新签订的XXX合同已按要求进行了评审（视为纠正），在无新合同时可直接说明）。

3） 纠正措施

为消除已发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施。采取纠正措施是为了防止再发生（事后防范），而采取预防措施是为了防止发生（事前防范）。所以纠正措施：①应具有可操作性；②应建立在根本原因分析的基础之上，针对根本原因分析采取相应的措施，有效防止问题的再发生。根据分析的不合格原因，确定并实施纠正措施，如：

资源配备问题：采取的措施为增加、改造设备，更换人员；

职责不清问题：采取的措施为明确职责、权限；改变管理体系；

管理方法不当问题：采取的措施为改变管理方法；

工艺技术问题：采取的措施为工艺技术改进；

文件规定不合理问题：采取的措施为修改文件；

责任心不强，未按文件执行问题：采取的措施为加强责任心教育，培训；

操作出现问题：采取的措施为培训等；

培训效果不佳问题：采取的措施为重新培训，调整师资。

4）举一反三

应注意在类似产品或类似过程上横向展开、水平开展、举一反三；检查在本过程控制、本部门或其他过程控制、其他部门中是否有类似问题发生，并进行改正。除了所指出的问题，企业举一反三检查相关活动、区域、人员、文件制度、部门是否还存在类似的问题，一并整改。企业还应考虑纠正措施的效率和有效性，在实施过程中应进行检查。

04有效实施的证据

整改完成后，应附上相对应的证实性资料，比如新补充的文件制度、修改后文件、培训记录、调整后的运行记录、照片等。

1）纠正的证据

针对不符合项事实的纠正而言完成的证据，包括在类似产品或类似过程上横向展开、水平开展、举一反三完成的证据。

2）纠正措施的证据

纠正措施的证据，针对原因分析而实施的纠正措施完成的证据，需提供按照纠正措施进行过程控制后没有再发生不符合现象的证据（应注意与“纠正的证据”区分）。

【不符合项整改提供材料要求】

1） 提供电子版整改材料的要求所有整改材料应放在一个文件夹内，文件夹名称为“×××公司整改材料”，发送时要进行压缩。文件夹内包括：整改后的不符合报告、见证材料。

不符合报告的填写要求：

（1）企业需在不符合报告电子版（word文件）上完成原因分析及纠正措施、企业验证两方面的内容。

（2）电子版填写即可，无需手写后再扫描。

见证材料的要求：

（1）如果是检验报告等纸质材料的可采用扫描或手机拍照，如果是红头文件等也可采用提供PDF格式文件，如果是电子文件可提供word或excel文件。

（2）所有文件均要用中文命名，命名应能代表该文件基本情况，如检验报告1、培训记录1等（不得以照片1、文件1等通用方式命名）。

2）可以接受的见证材料1） 以下见证材料可以接受,如：当不符合问题为未进行外部强检时，应提供检测/检定后的报告。【注：仅提供检测（检定）计划/合同/交费发票是不可接受的。】当不符合问题为现场的，应提供整改后的照片。当不符合问题的整改内容涉及到培训时，提供培训实施记录/培训纪要或年度培训计划。当不符合问题为未购买CCC标签/未办理CCC标志批准书时，提供购买凭证/新的标志批准书。当不符合问题的整改内容涉及到更改文件时，应提供更改后的文件。2） 当强检结果为不合格时，企业应对此采取相应措施，并提供措施材料。

05整改的评审及验证

对纠正措施的计划和实施的有效性应予以评审，以决定是否需要采取进一步的纠正措施。一般先由公司内部验证，其次再提交审查组长验证。应对审核中不符合项整改的所有内容逐项检查，查看提供的纸质证据资料的符合性以及现场查看，待公司内部验证符合要求后，将整套整改材料提交三方审核机构或顾客对其验证，符合要求后不符合项问题予以关闭；同时，在下周期进行监督审查时，审查组会对其举一反三进行验证。

【不符合项整改时限要求及超期处理措施】

1）初次审核不符合项整改超期从审核结束之日起（下同），在3个月内能提供符合要求材料的，可予以批准；超过3个月但不超过9个月能提供符合要求材料的，需进行跟踪审核（另行收取跟踪审核费），审核通过后可予以批准；超过9个月的，不予批准，技委会做出评定不通过的结论并书面告知企业。CCC按相应实施细则中的规定执行。

2）监督审核不符合项整改超期

将导致证书暂停，暂停期限最长为3个月，逾期仍未整改关闭的将撤销证书。

06结束语

持续改进是永恒的主题。每一份不符合报告都是审核组辛勤劳动的成果，我们要积极应对，高效、高质量地完成审查整改工作，提升管理水平。