材料清单怎么填写(谈谈资料清单)

下面是好好范文网小编收集整理的材料清单怎么填写(谈谈资料清单)，仅供参考，欢迎大家阅读！

资料清单，通常由投资机构发送给项目方，用于收集具体的项目资料。

资料清单做得如何，在某种程度上也反映投资人的专业化水平，以下谈谈相关要点。

清单的原则

先讲两点虚的，我将之称为与人方便也与已方便，做清单之前可以考虑一下。

用户友好

清单需要传到项目方，由对方具体工作人员准备资料，因此做清单一定要考虑到项目方对清单的理解，方便对方准备材料。

使用方便

清单的目标是收集资料，制作清单应该考虑后续工作需要，使清单方便后续资料整理及制作内部文件。

清单的整体开场——不可缺少

从结构上讲，清单最好不要光甩一个孤零零的单子。

一是略显生硬，二是传递效果可能会打折扣。

一份完整的清单，开场的整体性的介绍不可少，如简单的寒暄、清单的目的、总体说明、格式要求、联系方式。

比如，我们团队经常使用的模板是这样的：

清单的内容——三类区分

发出清单之前，一定要对计划收到的清单材料有【明确而具体】的认识。

从得到的材料来看，按【内容确定性】可以区分出三类材料：

1、固定格式文件

比如：公司营业执照、公司近三年财务报表，这些材料直接描述即可，项目方准备的材料通常不会有疑义。

对于这些材料，常用的清单语言是这样的：

请提供公司营业执照

请提供公司2014-2016年审计报告及科目余额表

2、结构固定但内容不确定的材料

比如，如果要收集目标公司高管团队信息，如果仅以文本语言描述清单内容，大致是这样的：

请提供公司高管团队简历

实际中，简历有各种版本，这时所获得的简历信息将会千差万别，甚至信息缺失。

因此，对于这类材料，最好是提取出想要收集的信息要素，确定出结构，只留下具体内容由项目方按结构填写。比如：

请按如下模板提供公司高管团队简历

3、内容与结构均不确定的材料

比如，关于公司的业务流程，各个公司各不相同，同时我们也无法像团队简历一样提取出固定要素。

对于这类材料，以文字描述附加以参考材料的方式进行说明可能是一种好的方法。比如：

请提供一份业务流程及文字说明，包括采购、生产、销售整个过程（请参照下例提供）。

其他值得注意的细节

1、Word vs Excel

清单用什么文件形式呢？常规的，用word或类word文件会比较多。

但用word会有一个麻烦，收集到财务数据后续处理不太方便。

相较于word，excel适于加工财务数据，在制作特定结构的清单材料也比较方便。

在word与excel的选择上，excel基本上可以替代word，但word不能完全胜任excel。

我们团队使用的模板采用了word与excel结合的方式，以word作开场，对于1类文件，在word列出，对于2、3类文件，做到excel里，所以最后呈现的是一个word加一个excel的清单结构。

2、清单编号

在一个项目中，前后可能需要发出数份清单。

因此，清单应该编号，以备项目文件统一管理。

这种编号，可以依序号，比如《XX项目资料清单（一）》；也可以标时间，比如《XX项目资料清单-20170801》。

总之，能够前后区分即可。

3、清单的大小

清单和需要制作的文件是一致的，对应的文件大，清单则大，反之亦然。

对应于投资备忘录这种级别的文件，需要准备的是一个全面的大清单。

如果是为了收集特定材料，清单按目标信息准备即可，但也应做到结构完整。

4、清单的目标对象

对一些较大的清单，特别是包含需各个部门配合的文件，可以考虑在清单中提示准备材料的部门。

比如公司历史沿革相关文件，建议由董秘或行政办公部门准备；对于业务数据，由业务部门准备；对于财务数据，由财务部门准备。

同时，在清单上也应同时留出位置，供项目方标示出提供材料的人员及联系方式，这样当材料需要反馈或者沟通时，可以直接联系，提高效率。