文秘人员沟通能力论文 浅谈文秘人员沟通能力的提高

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沟通协调是通过一定的途径和方法，使具有明确分工的组织保持组织技能整体性的重要手段。文秘部门在各类组织中处于中心枢纽位置，能贯穿上下，沟通内外，联系左右。职能范围广、能力层面高，是领导的助手与参谋，这就决定了沟通协调是文秘人员的重要职能。具有良好的沟通协调工作技巧和方法是做好文秘工作的关键，怎样才能迅速提高职业文秘人员的沟通协调能力呢？下面笔者就此展开论述。

1文秘工作的重要性分析

我国有着数以万计的文秘工作人员，且随着我国相关政策的革新与经济体制的改革发展，文秘工作的岗位要求日益增加。因此，从文秘工作的内容、功能及其地位上对文秘工作有一个正确的认识，对于有效改进文秘工作有积极作用。

1.1文秘工作的内容与功能

文秘工作依托于部门与领导的安排，其内容十分广泛，包括日常的公文写作、处理档案资料、协调各个部门的具体工作、参与沟通支援工作等工作，部分党政机关文秘还包括信访与保密工作。文秘工作要求有较强的洞察能力与组织协调能力，要求能够有条不紊、灵活处理工作过程中各项或简单或复杂的工作。

文秘工作在功能上主要有：助手与枢纽作用，即处理信息与文件，搭建内外部联系，在领导与同事间起着承上启下、联系左右的枢纽作用；参谋与反馈作用，参与领导的管理与决策工作，并将角色执行情况反馈上级便于决策评估；协调作用，即外界沟通与内部协调，处理好各项基本工作并展示单位良好形象。

1.2文秘工作在组织单位工作中的地位

从文秘的工作内容与功能上我们可以看出在整个系统工作中虽然没有占有重要的部门位置，但在功能上却有着重要的地位，是实现部门工作快速有效完成的重要保证。文秘工作的有效完成不仅对部门内部同事工作具有引导与推动作用，而且是保障工作内容有效传达处理的重要枢纽。

2提高文秘沟通协调能力的措施

2.1态度温和并有足够的耐心

前文也提到过，企业办公室文秘的工作内容较多，从企业领导层的重要决策参与者到代表广大工作人员的代言人，他们的工作往往十分繁琐且容易让人觉得烦躁。但是作为企业办公宣文秘，却不能够把自己的负面情绪带到工作中去，对不断到来的来访者以及想要反映企业情况的工作人员要有足够的亲和力和耐心。时时刻刻要记得自己的工作职责，并且自己的一言一行都代表着领导层，甚至是整个企业的外在形象，不能够有丝毫的马虎，对待来访者以及有所需求的工作人员要做到“三不”，即不慌、不急、不躁。企业的办公室文秘如果能够做到这些，定能使得沟通协调工作的进行更加顺利，可以更好地解决矛盾与分歧。

2.2摆正位置，深入了解情况

作为企业办公室的文秘，首先要知道自己的位置以及自己工作的职能，也就是协助领导进行各项工作。在与领导进行沟通的时候要多问，不能够随便地猜测领导的想法，在询问清楚之后，再进行相关的沟通协调。还有，办公室文秘最重要的一项工作就是要多听多看，企业领导层并没有足够的时间对各部门的情况进行了解，这就需要办公室文秘投入更多的时间和精力，去搜集足够的信息，深入了解各部门的情况，并及时上报给领导层，以便企业领导层能够更准确的做出决策，当好领导层决策的重要参谋者。

2.3掌握沟通协调的艺术

想要做好企业办公室文秘的沟通协调工作，除了要了解相关的技巧以外，还要掌握好沟通协调的艺术。①要掌握好沟通协调的时机。

沟通协调这一工作并不是静止不动的，而是一直处于动态的过程中，办公室文秘要有足够的时机判断能力，结合工作的实际进行情况，及时解决问题。②要明确沟通协调的重心。要想做好任何一项工作，都必须要抓住工作的重点，各个击破。沟通协调工作也是如此，办公室文秘要深入了解各方的想法与意见，明确矛盾与分歧的核心，有针对性地进行沟通协调工作。③办公室文秘需要有随机应变的能力。凡事都不是绝对的，在进行矛盾协调的过程中任何情况都可能会出现，如果企业并没有存在相关的规章制度可以依循，那么就需要办公室文秘结合实际的情况来随即应变了。

2.4抓住重点、统筹兼顾

没有重点工作的突破，就没有全面工作的深化。因此，只有坚持全面与重点的统一，才能不断开创协调工作的新局面。在沟通协调工作中，文秘人员既要准确地、完整地理解领导意图，牢固树立为领导服务的意识，千方百计地完成领导赋予的任务；又要突出主要矛盾和重点工作，自觉围绕中心任务，科学安排，精心组织，统一步调，确保重点工作圆满完成。既要做好重点工作，达到局部优化；又要统筹兼顾推进全面工作。文秘人员只有正确处理好重点和全面的关系，才推动各项工作的全面落实。

2.5积极疏导、加强协商

协调工作的过程，就是让相关人员共同了解信息，共同理解信息，求得相互理解，相互谅解，协商解决问题的过程。在管理实际中，有时会出现一个单位部门之间，由于对某一问题认识上的片面性和行动上的互不相让，引起各方发生争执，或出现推诿扯皮的失调现象。作为文秘，要从实际出发，立足自身的职能地位和职能特征，采用适当的沟通协调方法，积极开展工作，平衡各方利益。通过平等会商解决问题，通过积极协调形成合力。

2.6注重整体、关心局部

整体与局部既是一对矛盾，又互相依存。没有局部，构不成整体；而没有整体，又何言局部。相对于单位而言，单位是一个整体，各部门就是局部；相对于部门而言，部门是整体，领导或职员则是局部。文秘在处理单位纷繁的事物时永远要把握住整体大于局部的原则，局部或个体利益要让位于整体利益。同时要切实关心局部利益，在服从全局利益的基础上，应当尽可能地满足局部、部分的正当权益及合理要求。

文秘在协调中如果不讲大局，就失去了协调的依据和方向。许多情况下，单位、部门往往容易站在自己的立场上，维护本部门、本单位的利益。因此，文秘代表领导作沟通协调工作，要积极引导部门在工作目标、思想观念和实际步骤上达成共识，把本部门的利益、工作目标与全局的利益、目标结合起来，各部门之间应互相协调积极配合，为全局工作做出贡献。但作为文秘，在做沟通协调工作时，也应该设身处地地为部门考虑，作适当的利益平衡，稳定大局。

2.7架好桥梁、做好服务

文秘是领导与群众之间沟通了解的桥梁，因 此文秘要深刻领会领导的意图，知其表里。在协 助领导草拟文件和帮助领导解决问题时，才能游 刃有余；要深入了解群众的诉求，不能把对问题的认识只停留在一般意义上，既要看到一般性，还要看到特殊性。这样才能更好地帮助领导了 解真相，才能有效地帮助员工解决问题，为领导 和群众做好服务工作。

2.8依照职权、分级负责

单位内部一般会有不同部门、不同级别的内部组织机构，文秘要对这些组织机构的职责权限一清二楚。不要一遇到问题就捅到领导跟前，大事小情要能迅速理清楚，要能依照职责权限，运用分级负责的工作原理积极开展工作，抓住主要矛盾，分级分解不同层次的矛盾，最终做到化解矛盾。

3总结

企业的发展需要每一个工作人员的共同努力，但工作过程中难免会出现一些矛盾与分歧，这就需要企业的办公室文秘人员及时地对各方面进行沟通与协调，使得企业的领导层与各部门以及各部门之间变得更加的和谐与团结。办公室文秘人员的工作在整个企业的管理中占据着不可撼动的地位，而良好的沟通协调能力又是作为文秘必须要具备的，所以掌握好沟通协调技巧对办公室文秘来说至关重要。

参考文献：

[1]林海珍.论文秘沟通能力的重要性[J].课程教育研究：学法教法研究，2019（7）：287-288.

[2]卢琳琳.浅谈当代文秘的沟通技巧[J].科学与财富，2019（26）.