活动组织实施方案怎么写(大型会议活动的组织与实施)

下面是好好范文网小编收集整理的活动组织实施方案怎么写(大型会议活动的组织与实施)，仅供参考，欢迎大家阅读！

本期内容是关于大型会议活动组织的分享总结，内容包含有大型会议活动的前期准备工作、现场执行工作以及其余准备和踩坑点总结

一、前期准备工作

1.明确大型会议活动涉及人员

比如：工作人员、渠道商、客户群体、媒体单位、专家团队、政府官员

2.确定并搭建组织架构

在搭建组织架构时可以参考以下模板（可结合实际情况进行调整）：

总顾问——总执行——各模板执行负责

其中各构成的主要职责如下：

总顾问：参与策划方案撰写、对于组织架构中需要的人员数量给出范围以及确定财务预算。

九大板块执行负责：在相应板块有其所长，比如：财务板块、运营板块和宣传板块，需要对钱进行把控，因此需要一个善于管钱的执行负责来对其进行把控。

3.确定岗位职责

目的：明确岗位职责范畴，防止甩锅、防止跳坑、规避风险

以现场执行板块为例：

会前参与活动策划版块，及时了解流程变动并做好应对措施；工作组出发及返程乘车组织与实施；会前与场地布置组共同完成场地布置等相关工作；会议执行前与嘉宾接待行政组共同完成台下就坐席卡制作、裁剪及装订；会议执行前需要大台卡制作及现场台上大台卡摆放；会前办公类用品采购需求提交及货到保管；会前办公类用品采办沟通协调工作；会议开始前领导台下就坐席卡摆放；媒体台下就坐席卡摆放；台上高峰论坛环节位置沟通及协调礼仪引导；现场执行中场景布置组织与沟通协调；现场执行中协调礼仪递话筒、引导嘉宾及确保嘉宾在现场；现场执行中流程变动及时与主持人；场景布置人员及礼仪密切沟通,及时调整信息；现场临时增加嘉宾席卡制作、摆放及位置引导；组织协调工作组人员矿泉水瓶的摆放、矿泉水到位及未开封矿泉水的回收；会议结束后席卡的回收及装箱;会议结束后签约类文件的回收及装箱；会议结束后办公用品类统一打包及管理；组委会临时交办的其它事项。

4.确定关键节点并按照节点执行

重要关键节点：谁对方案具有决策权等

其他关键节点：确定参与的工作人员、确定参与的客户等

5.确定活动筹备的内容，如：物资、预算

第一，在确定活动筹备内容时要确定发起人，如：物质的发起人、费用预算的发起人，或领导邀约的发起人等

第二，在进行预算时要先确定相关的审批人，如：由项目组审批还是岗位审批等

6.需要关注的流程（在流程进行中，需要关注进度比较慢的板块）

第一，对环境和流程不熟悉导致流程进度慢，比如说新入职的员工，可以帮助新员工熟悉流程，熟悉公司关系，一步步告知要做什么，找什么人，什么时候出结果

第二，遇到相互推脱不配合的情况时，可以明确沟通平台和沟通流程，找更高级别的领导做决策

第三，因决策层的问题而产生的情况，如：方案的变更，方案经常需要更改，并且时常要进行开会，因此为了更快确定方案，可以寻找boss或者能决策的人一起参与。

第四，很难推动的流程或板块，需要找到可以调动这些人员的人，由其安排，如何调动，调动多少人等问题。（流程推动难也可采用同样的办法）

7.物资管理（什么场所什么环节需要什么物资，交接给谁？）

比如：安保物资、宣传物料、嘉宾物料、客户物料、办公用品等确定后，要进行采购、分发、清点

注：其中宣传物料是最难的一块，因为宣传物料是跟着方案走的，方案变它也相应变，因此需要及时采购而后进行分发、清点。

8.嘉宾座位顺序

可以提前在Excel表中排好后交由负责的领导进行审核通过。

（前期准备复杂而繁琐，建议大家可以整理一份管理手册以便查看对照，但在前期准备结束后，将要面临更大的挑战，即现场执行）

二、现场执行工作

1.做好执行清单

通过一个简单的示例来让大家更清晰的了解

示例：签署仪式

签署方1：XXXX

签署方2：XXX

见证人：XXX

物料：桌子几张、椅子几把、合作签署备忘录文件几份、签字笔几支、签约本几本

席卡：人名/单位名字

2.见证人的安排（合理利用接待人员）

有些活动需要见证人，但常常由于在场领导嘉宾比较多，会议的时间又比较长，有些嘉宾会出现即将上场但不在现场的情况，可以提前三个流程让接待人员告知嘉宾即将上场，即提前让嘉宾候场，以此来规避这种情况的产生。

3.物资到位（以签署仪式为例）

首先，签署仪式签约的时候所需要的物资如：桌子、椅子、笔记本等都要到位。其次，人员也要到位，也就是找人进行搬桌子、搬椅子、摆笔记本、本子、摆卡等非常细节的工作。最后物资与人的对应，这一点需要会务负责人来统筹安排确定。

4.流程演练

针对各版块都需要提前预演，特别是嘉宾这一块，如果嘉宾要进行演讲发言，即使沟通过后嘉宾表示不需要稿子，也要准备好，稿子撰写可以交由前期的文案撰写来准备。

三、其余准备以及踩坑点总结

1.及时的对参与的员工进行关爱，方式如下：

①心理疏导，聚焦解决问题

②提供支持(人员协调，进度推动）

③解决基本问题（吃饭、休息等）

④创造氛围（以身作则，明确目标，不搞事情）

⑤赞扬、鼓励、信任等

⑥表彰活动

⑦加班是否可调休等

2.大型会议会务活动易踩坑点：

①策划方案：在总顾问参与策划方案时，要记住先规定后续总顾问参与的次数，否则容易出现方案即将确定，总顾问不同意，直接推翻方案，导致之前的付出化为0。

②活动邀约：在邀约时由于一部分政府的官员，不想把信息泄露出去，再加上有些公司有规定不能主动加嘉宾微信，不能主动要嘉宾电话，除非是嘉宾主动联系。这时候就会出现因缺少联系方式而导致信息不对称，如哪些嘉宾来，哪些嘉宾什么时候走，嘉宾的行程等出现漏洞。

③物料管理：物料管理中采购和分发比较简单的，但是清点比较难，需要交由到现场具体需要这项物资的人，而且必须交由给人来负责，否则，只知道采购回来，不知道物资到场后，谁来领？从而产生信息不对称的问题。

④嘉宾座位：嘉宾座位即使事前准备工作十分充分，但仍会有嘉宾对于座位不满意，面对这种情况，在安排嘉宾位置时，我们需要提前跟以前接触过这位嘉宾的同事了解一下，哪些嘉宾对位置比较敏感，或者说他会在乎这个事情，考虑的比较周全一些，毕竟把嘉宾惹恼了，会影响整个活动的顺利进行。