在机关单位工作，每天有大量的收发文件，如何整理归类，才能方便领导查阅，还能方便年终归档

下面是好好范文网小编收集整理的在机关单位工作，每天有大量的收发文件，如何整理归类，才能方便领导查阅，还能方便年终归档，仅供参考，欢迎大家阅读！

关键在于建立一套简洁、通俗的文件管理系统，任何人都能根据规则快速找到文件！

这里分享 3 个实用的文件管理技巧，可借鉴到机关单位的文件管理中，让你轻松管理1000份+文件，井井有条！

1.文件分级

文件分级，即构建文件目录，以便于快速、准确的定位目标文件。

例如：第一级为通知、台账、学习；通知下又分为省、市、县等；省又可以分为A，B，C 等。

详细的分级会提高检索效率，但过于繁琐反而不利于快速定位文件，所以文件分级最好控制在3~4级。

2.文件维度

文件维度即文件本身的属性划分。以电影为例，可以按国家分为中国、美国、日本等，也可以按导演分为科恩兄弟、诺兰、姜文等，但一部电影可能有多种类型元素，假如以凶杀片、爱情片、科幻片分类就很容易造成文件分类的混乱了。

只有文件分类的维度不重叠，才不会造成文件分类的混乱。如果你想进一步了解文件分类的维度，可以搜索 MECE 分析法（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）。

MECE，“相互独立，完全穷尽”。 也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类，而且能够藉此有效把握问题的核心，并解决问题的方法。

3.文件命名

分级和维度就的效果就提现在文件的命名上，分享下我目前的文件命名方式，供参考。

落到实处，还要按照单位里以前的使用习惯为准，为微调和整理，否则大家一时间可能不习惯。

4.辅助技巧

对于纸质文件，在做到文件分类的同时，可以用excel表建立一个搜索系统，将文件名、时间、涉及部门、状态、存放位置都等都录入到表格里，这样需要使用的时候，一搜就能找到。

5.如果是电子文件，建议用坚果云管理

（1）高效管理，轻松调用：当电子文件很多，需要长期保存，需要给很多人分享，使用坚果云管理文件，有文件时光机功能，误删文件也能找回；分发给其他部门，可以直接以链接的形式分享。

（2）安全性高，安全加密：坚果云采取军工级 256-bit 和文件分块加密方式，在国外著名的非商业机构 Qualys SSL Labs 对采用 SSL 加密传输数据的网站评测，坚果云获得 A 评级。此外，你还可以采取 Google Authenticator 、微信或手机号等二次验证方式，保证你的文件安全无虞。

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