公司接待策划方案(行政部日常接待管理:计划制定、费用预算、方案、接待管理、预案)

2023-11-22 07:07:00 来源 : haohaofanwen.com 投稿人 : admin

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公司接待策划方案

01 接待计划制定

02 接待费用预算

03 接待方案制定

04 前台接待管理

05 重要接待预案

一、接待计划制定

所谓接待计划,指的是接待方对来宾接待工作所进行的具体规划与安排。企业接待计划的制定可按照以下步骤进行。

1.收集来宾信息

企业在制定接待计划前,应尽快掌握来宾的背景资料,这是做好接待计划的基础。来宾的背景资料包括来宾的具体人数和个人情况,来宾抵达的时间以及乘坐的交通工具,来宾来访的目的、任务和行程等。

2.确定接待方针

接待方针即接待工作的指导方针,是接待工作的总体要求和指导思想。为保证接待计划的合理性,企业相关工作人员应首先确定接待方针。

3.制定接待计划

完整的接待计划应包括接待规格、接待日程安排、接待经费开支等信息。

(1)确定接待规格。

接待规格是指主陪人与主要来宾职位高低比较的规格,针对不同的来宾采用不同的接待规格。企业接待规格有高规格接待、对等接待、低规格接待,详情如下。

(2)拟定日程安排。

接待日程安排是接待计划的重点内容之一,企业相关工作人员在拟定接待日程安排过程中需注意以下3个要点,如下。

◎ 应根据接待工作需要和来访目的、要求等拟定日程安排表,包括:日期、时间、地点、活动内容、陪同人员等

◎ 接待日程安排应当制定周全,尤其是接待活动的重要内容不可疏漏,比如安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜

◎ 接待日程安排还要注意时间上的紧凑,上一项活动与下一项活动之间既不能冲突,又不能间隔太长

(3)拟定接待经费开支。

接待经费开支的项目主要有:工作经费、住宿费、餐饮费、劳务费、交通费、娱乐费用、纪念品费用、宣传公关费用、其他费用等。

二、接待费用预算

接待费用是指企业内部因工作关系,招待公司有关客户、供应商、融资方、及其他外部关系者所发生的费用。为保证接待费用使用的规范性,企业通常将接待费用纳入预算管理,使之公开透明,并接受员工监督。

1.接待费用预算项目

接待费用预算的主要项目有6项,详情如下。

2.接待费用预算拟定要求

为保证接待费用预算合理,企业相关工作人员在预算接待费用过程中,应严格遵循以下3点要求,详情如下。

1.必须注意接待费用支出项目与接待用途及目的的一致性

2.接待费用预算的制定必须符合企业相关规定,做到合情合理,节约、经济

3.拟定的接待费用预算必须经相关领导批准后,相关人员才能按财务手续领取经费

三、接待方案制定

接待方案是接待工作的依据,是参与接待工作的有关部门和人员应遵循的基本规范。

1.接待方案制定准备工作

为保证接待方案切实可行,企业相关工作人员在制定接待方案前,必须必须做好如下。

领受任务

通过接收来访者的传真、电话或领导批示等途径领受任务

沟通衔接

掌握来宾基本信息,包括来宾负责人及随行人员名单、出发时间、交通工具、来访目的、住宿和餐饮要求、初步日程安排和参观点等

预订住地

在制定方案同时,要预先联系相关部门,预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室、宴会厅等,以保证方案制定后可以得到落实

拟定参观点

与有关单位及人员沟通,按来宾要求有针对性地选择符合访问要求的参观点

拟定主陪人

根据来宾的考察内容和领导分工,与企业相关领导的秘书进行沟通协调,拟定主陪人

准备材料

按照接待要求,提前通知相关部门起草、收集整理材料等

2.起草接待方案

(1)方案制定依据。

接待方案的制定依据包括:来访者的来访目的、活动时间、来访者基本信息、领导要求及企业实际情况等。

(2)方案的具体内容。

3.接待方案制定注意问题

接待方案的制定工作应注意以下4个问题,具体如下。

◎ 必须弄清来宾人数、国籍、性别、习俗以及访问人员个别要求等

◎ 接待方案中各项工作都应有专人负责安排,并明确各自职责范围

◎ 对接待过程中某些具体情况的变化,事前应有充分的考虑和准备

◎ 某些重要接待方案属保密文件,不应向无关人员泄露接待方案

四、前台接待管理

前台接待的方式包括电话接待与来访接待两部分。热情周到、规范有序的前台接待工作,有利于帮助行政部获取各种信息、扩大对外影响、树立良好的企业形象。

1.电话接待管理

电话接待,即前台人员负责前台电话的接听和转接,做好来电咨询工作,对重要事项进行记录并传达给相关人员,做到不遗漏、不延误。

电话接待管理的主要工作及相关礼仪规范如下。

2.来访接待管理

来访者接待,即前台人员对进入办公室区域的来访者进行接待、基本咨询和引见、并礼貌送客,期间须严格遵守企业的前台接待规范,保持良好的礼仪礼节。

来访接待管理的主要工作及相关礼仪规范如下。

五、重要接待预案

对于重要接待任务,如贵宾或特殊来宾来访,要在制定接待方案的基础上,制定重要接待预案。重要接待预案中除应有接待方案中包括的内容外,还应增加参观行进路线和工作人员通讯方式等内容。

关于接待总公司领导检查工作的预案

一、目的

为做好总公司领导莅临检查的接待工作及安全保障工作,保证接待工作顺利完成,特制定本预案。

二、接待时间

20 年 月 日至20 年 月 日。

三、接待来宾

本次重要接待的来宾共3人,即总公司董事长××,技术部主管××,董事长秘书××一行三人。

四、接待地点

1.接送机地点:

2.下榻酒店:

3.参观地点:

4.参观地点简介(略)

五、接待负责人

本次接待工作负责人由分公司副总××、行政部经理××共同担任。

六、接待分工

(一)接待组

组 长:××(联系方式: )

副组长:××(联系方式: )、××(联系方式: )

成 员:××(联系方式: )、××(联系方式: )、

××(联系方式: )

(二)后勤组

组 长:××(联系方式: )

成 员:××(联系方式: )、××(联系方式: )

(三)宣传组

组 长:××(联系方式: )

成 员:××(联系方式: )、××(联系方式: )

(四)保卫组

组 长:××(联系方式: )

成 员:××(联系方式: )、××(联系方式: )

七、接待准备工作

(一)预定宾馆、餐厅

提前10天预定宾馆及餐厅。

(二)预定机票

至少提前3天预定返程的机票,必须是商务高等舱。

(三)会场确定及布置

1.确定接待场所为贵宾会议室

2.必须提前45分钟清洁并布置会场,保持会场整洁有序,空气清新

3.会场应布置“热烈欢迎总公司董事长莅临我公司检查”横幅

4.正确摆放会场所需物品,调试会场所用到的设备(如投影仪、音响、话筒等)

(四)联系陪同人员

根据总公司领导检查的内容及目的,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通。检查开始前1小时,再次提醒相关人员做好接待准备。

八、行程安排

接待工作的行程安排如下表所示。

九、经费预算

接待费用预算如下表所示。

十、来宾接待

(一)迎宾

1.接机人员提前半小时到达接机机场

2.接机人员确认董事长身份,准确地接到公司董事长一行

3.公司董事长一行到达公司前10分钟,提醒相关人员做好迎宾工作

(二)安排住宿

接到来宾后,接机人员尽快将董事长一行带到酒店房间,并将确定的日程表、相关参观证等交给董事长秘书,并告知下一项活动的时间、地点等。

(三)座谈会安排

座谈会主要需开展以下5项工作。

1.宣讲(介绍近期运营情况)

2.技术经验交流(技术人员PPT讲解、互动)

3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)

4.拍照(进行拍照留念)

5.会后会场整理

(四)安排参观娱乐活动

确定游玩时间,游览路线,根据游玩景点的内容,提前与相应景点的负责人做好相关接待准备与安排,并注意做好董事长一行娱乐活动的保密及安全工作。

(五)应急事件处理

1.若出现临时事件,接待人员应及时向上级领导汇报,不得擅自定夺

2.若发现安全隐患或出现安全事故,接待人员应立即带领董事长一行离开原地,保证董事长的安全

十一、送别来宾

1.提前安排好送别的人员及车辆,车辆要提前1小时到达董事长一行住宿的据点,并将其安全送至返程机场。

2.送别时将准备好的礼品赠送给董事长。

3.估计董事长一行已抵达目的地,由副总打电话问候,表示关心,并征求其对接待工作的意见和建议。

十二、善后总结

(一)物资整理

及时清还租借物品,整理会场物资(除特殊情况外1小时内完成)。

(二)满意度调查

通过参加此次接待工作人员的反馈,了解董事长一行及公司人员对本次接待工作的满意度及改进建议。

(三)总结提升

接待完毕后,组织总结大会,以改善不足,提炼经验。

(四)宣传报道

宣传人员及时制作相关文件及内部报刊,在24小时内对此次检查工作进行宣传报道。

(五)费用结算

接待过程中产生的费用,如礼品费、住宿费、交通费等必须索要发票并及时结算。


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