调研会的会议纪要(被老领导评价“看过的最好的会议纪要”是怎么写出来的)

2023-06-02 20:48:00 来源 : haohaofanwen.com 投稿人 : admin

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调研会的会议纪要

你刚刚入职不久,跟着领导一起见专家见客户开会。

领导跟你说“会上做个记录啊”。

会后,领导让你整理出一份会议纪要,分发给同事和外部专家。

与会人员个个精神抖擞,面对议题你来我往,争论不休。

你奋笔疾书,大汗直冒,笔下速度已经跟不上大家讨论的语速,早已分不清刚才到底是谁、说了什么。

你有认真想过会议纪要怎么写吗?

拿起笔来就记记记?

把记下来的内容稍微整理,就成为会议纪要了?

你有没有想过,你的领导希望看到一份什么样的会议纪要?

专家、客户拿到你写的会议纪要,对他们有什么帮助?

什么样的会议纪要是优质的?

1、内容详实,重点全面。

这是最基本的要求。

如果连重点内容都做不到记录全面,不能复现会议重点,那么会议纪要就失去意义了。

2、逻辑清晰,条理清楚。

忠实开会进程,做会议内容的照搬,不是好的会议纪要。

你疑惑,已经做到内容详实、重点全面,忠实会议原始内容,还不好吗?

开过讨论会的你知道,会上大家发言,可不像写议论文,规规矩矩按顺序排框架。大家是你一言我一语,发言相互穿插进行的,要不怎么叫讨论呢。

按照进程发展,逐字记录,那不叫会议纪要,那顶多叫速记稿。

这样的会议纪要,杂乱无章,不可取。

把大家的发言巴拉清楚,梳理通顺,是会议纪要必备的质量要求,也是一般般的会议纪要跟优质的会议纪要之间最大的区别。

3、有始有终,指导行动。

开会不是目的。

开会的成果,

一是统一认识,知道项目现在处在什么状态。

二是推进行动,知道下一步大家该干什么。

所以,写明下一步行动,是一份完整的会议纪要的最终落点。

优质的会议纪要怎么写?

第一步,记。

会上你要全神贯注,跟着会议的进程,把所有发言人的讲述重点内容,全部记录下来。

这是保证内容详实,重点全面的前提。

至于做记录的方法,手写、电子、录音转写,什么方法都可以。

一个注意事项:谁说了什么,要把发言人记清楚。下一步整理会议纪要的时候,内容要跟参会人对应起来的。

第二步,写。

有了会议内容的全面记录,就等于是会议纪要了吗?

不是。

会议的逐字记录,杂乱无章,混乱不堪。

你的会议纪要,不可以是照时间顺序的、内容的复现和信息的罗列。

你要把杂乱的信息按照某种框架进行归类整理。

1、归:按照发言人

会议上,经常是大家你一言我一语,甚至唇枪舌战,争论得不可开交。

会议纪要不能把发言人A和B的发言混在一起呈现。

你需要把发言内容按照发言人进行归类。

上面“记”的步骤里,我让你把谁说了什么记清楚,就是为了这一步能够把内容划归到人。

2、顺:按照主题逻辑顺序

开会讨论问题的时候,大家可能会来来回回往复推进议题,不同问题之间还可能相互交错。

即使按照发言人归集了内容,会议纪要仍然可能逻辑混乱,找不到重点。

你要做的是,把每个人的发言内容,按照会议议题和小问题的逻辑顺序,巴拉清楚。

会上的每个发言人,对每一个问题的发言不是同等分量的,有的人对问题A说得比较多,而对问题B一带而过甚至没有发表意见。

这个时候,就每个人的发言重点,把TA发言的内容归类到问题下就可以了。

这样的会议纪要看起来还很有层次有重点。

经过以上两步,你看出来了,会议纪要里“时间”是最不重要的维度。

虽然会议的开展是按照时间顺序发展的,但是会议纪要里的信息跟发言时间先后无关。

而是按照主题逻辑和发言人归集的。

经过了以上步骤,你的会议纪要基本成形了。

但是,别急,这份会议纪要还差一个部分,没有它,会议纪要是不完整的。

3、推:会后行动要写明,落实到人

开会不是目的,讨论出方案,会后执行才是目的。

所以,会议纪要也别忘了,把大家发言里关于项目怎么推进、后续怎么做的内容,写到每位发言人内容的最后。

在整篇会议纪要的最后,总结行动方案和任务分配,就最好了。

这样写会议纪要,有必要吗?

当年的我,跟你一样有这个困惑。

我求学和刚工作的时候,也经常充当那个写会议纪要的角色。

求学时,导师对着我的同门说,我的会议纪要写得比他好。

好吧,导师肯定我的时候,我以为他仅仅是在鼓励我。

我当时跟你的想法一样:一份小小的会议纪要而已,有什么重要的呢。

工作后,领导拿着我写的会议纪要,严肃认真地说:“这份会议纪要,是我见过的写得最好的。”

哇塞,这个评价也太高了。

要知道,我的老领导可是二十多年的笔杆子,专门给司局级干部写稿的。而我只是个刚入职一年不到的小朋友。

是两位前辈给我的反馈,让我意识到,原来一份小小的会议纪要也有高下之分,促使我总结自己写会议纪要的方法。

虽然写会议纪要的日子已经远去,但是这套方法让我一直受用的。

即:面对一堆杂乱无章、相互混杂的信息,把它们条理化、清晰化。

杂乱的信息给人增加认知负担,而条理化的信息能够为我所用。


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