供应商大会会议纪要 供应商年会那些事：如何筹划、安排并顺利召开年度供应商大会

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供应商大会

最珍贵的往往容易被人忽略，比如悄悄溜走的时间。转眼2021年就要过去了，相信诸位也开始准备全年的总结和来年的工作计划了吧。那您的降本指标达成了吗，项目交付完成率呢？OTD也是个问题！对了，还有优化整合率等等。反正笔者这边KPI报表上是有些红呀。哎，算了，上半年都已经这样了，我们还是一起展望一下半年吧。

年底的重点工作多，供应商年会肯定算一件。上至公司高层，下至供应商驻厂服务人员，都将其列入下半年的计划。如果把供应商年会，当作整个供应链的总结大会，我想也不足为过的。

01

确定会议目的

会议目的即通过本次会议想达到的效果是什么。概括来看就是总结过去，展望未来，奖优罚了，巩固合作。通过主机厂的正向的信息发布，把未来战略规划传递给自己的供应商，再通过鼓励手段，树立标杆，从而加强合作信心，促进自身的供应商体系健康持续的发展。

02

确定会议主题

会议的主题是画龙点睛的一笔，可以让与会者，瞬间进入情绪，传递一种以点带面的信息，与会议主题遥相辉映。举几个比较欣赏的大会主题，如《心无旁骛攻主业》 《新思路，心合作，欣未来》 《使命担当，砥砺前行》等等，这个主题是一定要原创的，而且不宜和他人有相似，一般会通过公司内部的全民征集，要相信群众，高手永远在民间。

03

确定参会人员范围

这部分应该带包含邀请的各级领导，工作人员，供应商代表等等，一边来说邀请供应商是有一定比例的和限制的，要结合你未来的供应商体系规划和布局。当然也因企业和BOSS的思路而异。

04

确定会议地点、时间、日程

确定初步的与会人数以后，你要选择与其匹配的酒店了，当然你可以委托给行政部门。但如果想达到预期的效果，你一定还是要亲力亲为的。比如主会场的大小，分会场的，宾馆的房间数，晚宴的地点等等

会议时间的选择，主要的就是要提前调研其他主机厂的会议日期。因为一到年底各位供应商老板好像在走穴一样的参加年会，谁也不希望自己的年会供方老板没出现。所以尽量规避开还是最好的。

一般年会的时间都是3天左右，第一天接站报道，晚上欢迎晚宴，第二天上午主题大会，下午专题论坛或者培训，第二天晚上一般是获奖的供应商再单独宴请。第三天上午基本就是送站了。

05

会议收费与预算

筹备会议当然要花钱的，那预算的质量是就非常重要的。从住宿餐饮费用，到装潢布展，从奖杯奖牌，接送车辆等等，事无巨细。

有些比较有实力的主机厂，一般会自己承担费用，但更多的主机厂是采取向供方收取会务费的形式。不过笔者一般会在会务手册上注明主要费用明细，比如占比比较高的如住宿，餐饮等。虽然不能做到完全公开，但也要让人家大体清晰明了。

一定要预留一部分应急的费用，这种规模的会议，就算你经验在丰富，也会出这样或那样的问题，总之，有备则无患。

06

主题大会议程

第二天的主题大会一般是年会中的主菜。BOSS的主题报告肯定是各位供应商的关注焦点，因为下一年度的客户的采购额，平台规划，甚至组织架构都会有所传递。当然还会有采购的工作报告，研发和质量的规划等等，会从各自业务的角度做出总结和展望。

颁奖仪式也会安排在主题大会上，要知道在中国，荣誉的重要性，一块牌牌，可以解决你好多瓶颈问题也说不定。但是，凡是都是有规则的，还是要基于综合业绩评价在兼顾未来体系布局，树立标杆和榜样才，促进体系良性竞争和发展才是核心目的。

07

会议组织机构

前面这些初步完成，你就可以组建工作组了。切记无论何时何地，安全永远是第一位的。

08

分解工作计划

策划方案是要按授权体系逐级报批的，如果您的公司隶属于某个集团，那还要考虑集团方面的策划方面。反正没有得到批复之前，任何需结算的事情都不要做。一旦方案被批准，就可以按各个组别的只能去分解计划，落实到个人，并明确完成时间和验收时间。当然做任何的项目都是要从计划开始的，坚信完成一份优秀的策划方案就成功了一小半了。

09

工作验收和彩排

计划要定期去跟踪，因为供应商年会，在一些人眼里只是采购系统的事情。如果不能及时的跟进，会出现不必要的延期，甚至影响整体的会议效果。所以，在完成自己的任何同时，采购系统的同志们，还要及时沟通其他兄弟部门，保证所有分解的子项目计划达成。

验收也是很重要的，任何工作如果没有质量的保证，都是无用功。所以，当大部分计划完成后，一般会安排一个经验丰富的同事或领导，从办理报到开始一直到送站模拟几遍。如发现漏洞和不足及其整改更正。

以上提到的是主要的节点和任务，但实际操作中还有好多细节上的东西，比如：座次的安排，业务分会的组织，流转入住的细节，会务用品的准备等等。这时你就要充分相信你的团队，把大家调动起来。在组织类似活动的时候，笔者更喜欢都拉几个新入职的大学生，他们思维活跃，敢于创新，也任劳任怨，对年会这样的活动也充满新鲜感，所以干劲十足。

不过，作为那些历经多次年会的老采购，说实话，只有一个字，那就是累，身心的疲惫，几天下来是吃不好也睡不好也就算了。还要随时应付可能出现的状况，绷紧神经，提心吊胆…当时年会期间的正常业务还是不能丢的。

每年送走客人后，大家都会聚在签到处合张影，然后说一句，好好休息吧，明儿还得上班呢！最珍贵的往往容易被人忽略，比如悄悄溜走的时间，然后又是一年……

作者：溪源 曾就职于外资、上市，及国内大型制造型企业，先后负责IQC，SQE、Sourcing等模块业务，企业内聘讲师。多次参加CPSM，SQM等系统培训，是一位有扎实理论基础且实战经验丰富的采购从业者。