活动讲座过程记录 讲座举办流程

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阶段一：活动策划

一个社团要想发展，应该有自己的定位。社团需要认真考虑如下问题：

讲座听众：针对哪类的目标人群?

讲座主题：应该设置目标人群感兴趣的哪些主题，能否得到官方预先认可?

可邀请嘉宾：通过这些主题可以找到哪些嘉宾来讲，能否进行长期合作?

讲座规模：准备组织多大的规模，场地是否有保障?

讲座费用：需要多少宣传费用、嘉宾差旅、礼品费用及人工成本?

讲座时间：讲座可以安排在哪几个大的时间段?

官方(上级领导)不认可的话，活动组织不起来;目标人群(受众)不感兴趣的话，活动组织不成功。得到官方和目标人群的认可，是活动策划阶段的关键。

若在网上和嘉宾预约讲座，却根本没有事先和学校沟通好，等嘉宾答应后才去学校申请，结果被学校拒绝了，只能跟嘉宾说取消活动。嘉宾就会觉得被冒犯了，学校就会觉得被挑衅了(不遵守流程，先斩后奏)，这样的低级错误要记住， 社团活动必须先得到内部许可再邀请嘉宾。对外沟通之前，必须要先在内部搞定关键资源，有把握了才能邀请嘉宾，否则就会浪费大家的时间。

阶段二:嘉宾预约

嘉宾预约阶段，大多数情况会通过微博或微信私信联系嘉宾，而不是正式的邮件联系。

私信联系的毛病有三点:

第一，不够正式。

第二，越是名人，越是有很多私信和各种骚扰，消息很容易被遗漏。

第三，私信很难事后检索，会增加他人事后跟踪的难度。

如果进行发邮件邀约嘉宾，那么你要尽量言简意赅地说清楚这些事情:

你是谁——最好用一句话说明你是哪个学校哪个社团什么职务的谁?

你想做什么——邀请嘉宾来干什么？期待的主题、演讲对象和可能规模如何?是否对社会开放?

讲座地点在哪里——很多大学往往有多个校区，还有很多是不同地方的独立学院，所以你要简要介绍一下你们学校的地点，便于嘉宾判断行程。

宣传方案是什么——如果要进行校内外宣传，那么你会如何宣传？这一点对嘉宾判断讲座价值很有意义。

有什么要求——活动举办时间是何时？能否解决往返路费及差旅？有无报酬？如果讲座内容需要校方审查，那么这一点也需要提前说明。

更多说明——说明讲座的影响等，以促进嘉宾接受你的邀请。

进一步建议——如果嘉宾同意，那么你将做什么？希望嘉宾反馈的时间也要提醒说明一下。

你的联系方式——要提供自己的全名、电话、邮件和微信号。

邮件要做到言简意赅，不要仅介绍社团就用了几千字。要学会换位思考，思考到如果你是嘉宾的话，那么什么样的学校、社团以及主题会让你心动？职场人士的时间表通常都很满，如果你只提供个时间段而对方没时间的话，他可能就直接回绝了。你不妨多提供几个时间段供嘉宾选择。如果你的活动举办时间是固定的，并做一些嘉宾预案，如就同一话题准备几个备选嘉宾。若一个嘉宾没有时间，就邀请另外一个，争取把活动搞起来。

按照惯例，主办方要为嘉宾解决路费、餐饮和住宿。你不能推定嘉宾来高校做讲座就是免费的，需要说明有关的安排，比如，有没有报酬，交通和餐饮如何安排。

如果没有经费预算，那么你可以直说:“因为我们是高校社团，经费比较紧张，所以未能提供课酬和交通补贴，如蒙拨冗参加，我们会安排同学到地铁口或校门口迎接您，并希望您能一起来食堂用餐，重温大学时光。”很多嘉宾到大学做讲座并不图钱，但是也会考虑讲座的成本。你要先说清楚，方便对方做判断。

阶段三:正式邀请

前期的沟通也许是非正式的，等到嘉宾接受邀请、学校正式批准并定好场地以后，就可以给嘉宾发出正式邀请函了。（建议用邮件发，甚至发正式的邀请函纸质信件）

可以按如下格式去写;

情况简介——再次说明你是哪个学校哪个社团什么职务的人，让嘉宾回忆上次双方做的约定。

邀请函——包括讲座主题、讲座时间、讲座地点、讲座对象、讲座预期规模和讲座的议程。(包括答疑、抽奖和合影等安排)

宣传方案——如果需要嘉宾提供资料，那么可以在这里提出要求。

接待方案——包括嘉宾来学校的吃住行安排，有无安排接车，有无安排食宿，谁会陪同，有无安排送行专车，要替外地嘉宾考虑到。

详细行车路线——主要是从车站到讲座地点路线，还有校园内路线。

特殊要求——比如，嘉宾对住宿方面的要求，对讲座规模的要求，对订票方面的要求，是否需要嘉宾提供奖品、转发活动微博、做自我介绍等等。

费用报销说明——如何报销费用，是当场给现金还是事后转账，是否要嘉宾提供票据，等等。

再次提供负责人以及接待联系人的电话。

阶段四:具体筹备

有些嘉宾可能因为时间临时有冲突，不得不变卦。你要做好预案，比如改日再约或联系备选嘉宾。

宣传方案在发出前，需要给嘉宾确认，包括海报、横幅的内容，以及微博和微信推文的宣传信息都需要嘉宾认可。活动文案上更注意说明时间、地点、主题，还有是否对外开放。如果活动对外开放，那么你应该在活动配图里详细说明行车路线，便于校外听众自己查找。

好的讲座都要关注受众。作为活动主办方，有责任把受众的基本情况告诉嘉宾，比如听众是谁，大几的学生会比较多，哪个专业的学生喜欢记笔记，学生想听什么话题，学生关注什么问题，以前类似讲座的反响如何，等等。你要尽可能把这些信息提供给嘉宾，便于他们做些针对性的准备。

特别注意，讲座的规模不定求大，但一定要让嘉宾感觉到活动组织得很成功，也就是一定要努力保证上座率。比如，你借了一个300人的教室，最后只来了100人。这给人的感觉就很不好，嘉宾也会觉得自己的讲座不受重视。如果发现预约上座率不高，你就要适当地进行宣传发动，把会场人气造起来。

阶段五:现场活动

现场活动开始前，主办方往往容易忽略如下细节:

(1)要在讲座开始前一周或三天用短信或微信提醒嘉宾注意行程安排，避免嘉宾忙忘了。要在讲座前三天再次发详细交通路线，便于嘉宾打车或行车。这时，你可以在微信里直接发定位地图信息，以“地图+文字信息”的形式发给嘉宾或嘉宾助理，方便嘉宾行车。

(2)如果学校安排了宣传活动，那么要把宣传推文、线下海报照片发给嘉宾或嘉宾助理，让嘉宾感受到被重视。

(3)要在讲座前一天再次礼貌地确认嘉宾日程安排，告知当地天气情况，询问嘉宾是否需要接车，有可能嘉宾是从同一个地方别的现场赶过来的，不需要你接。

(4)接到嘉宾后，要马上再次和嘉宾确认现场活动流程，比如有无预热，有无其他领导讲话，有无其他社团宣传，有无答疑环节，有无互动过程，有无抽奖环节，活动后需不需要合影，嘉宾对活动整体时间控制要求，还有演讲完之后的住宿安排等。

(5)在活动开始之前，你需要给嘉宾介绍学校这边的领导和老师，让嘉宾感觉轻松。

(6)嘉宾抵达学校可能会赶上吃饭时间，特别是晚上的讲座，因此你要询问嘉宾是否需要安排餐饮。如果没有安排正式餐饮，只是便饭，那么也需要表示歉意并感谢嘉宾支持工作。

(7)如果现场主办方对嘉宾有介绍，那么介绍文案也需嘉宾再次确认。

(8)如果嘉宾来得比较早，那么要给嘉宾安排一个休息的地方并准备茶水。

(9)特别要注意嘉宾的演讲PPT要求，比如是否需要投影，是否需要无线话简，是否用自己的电脑(如果嘉宾用自己的电脑，那么你需要提前测试电脑和投影仪是否可用)，是否对PPT版本有要求，是否需要遥控笔，是否需要白板等细节。

对于活动现场的流程，主办方容易忽略的细节如下:

(1)如果有微信互动，那么你需要在大家进场时进行宣传。

(2)开场应该介绍活动流程，比如有无答疑，怎祥答疑(比如提前准备问题，写到纸条上)，有无抽奖，怎样抽奖，是否可以在结束后合影。如果嘉宾行程紧张，那么你也要事先告知大家:嘉宾还要赶赴其他地方，不能多留，大家应抓住机会提问。

(3)如果你要在活动过程中发微博等，那么应该提前有所准备，不要临时发一张照片并配一句话。不妨事先想几句和嘉宾匹配的文案，再配发多图，这样效果会更好。

(4)在现场活动过程中，要特别注意提问环节。因为会场大，嘉宾可能听不到问题。要提前测试话筒的音量，并安排同学快速传递话筒。如果没有话筒，那么你要考虑如何方便嘉宾回答，比如收纸条。

(5)讲座结束后，可能会有同学要找嘉宾签名或者合影。这时要考虑引导一个座位给嘉宾签名，并组织会场秩序，控制时间，以免耽误嘉宾的后续行程。

(6)活动结束后，你应该安排专人将嘉宾送到目的地。如果嘉宾留宿，那么应该有专人负责嘉宾第二天的出行，避免嘉宾因疲劳误点或者因人生地不熟而误事。

阶段六:活动总结

(1)安排活动对外宣传，包括内部新闻宣传和新媒体宣传，特别是微博、微信的宣传，应该追求深度和质量。一条写得好的微博、微信朋友圈不但能够概括活动的亮点，还会引起参会同学的回应，也会让嘉宾开心转发。

微博、微信的形式要是“点评+现场多图照片”，而不是停留于拍个现场照的水平。

(2)在讲座结束后1~2天内，应该给嘉宾发一封感谢信，感谢他的到来和支持，并且就讲座现场反馈情况给嘉宾一个汇总，并请嘉宾对活动本身提出建议或给予指导，以便日后改进。

(3)在全部活动完成后，要做一个系统总结，形成流程。这才是一个活动最大的收获。