关于招待费的情况说明(关于业务招待费那些事——写给业务人员)

下面是好好范文网小编收集整理的关于招待费的情况说明(关于业务招待费那些事——写给业务人员)，仅供参考，欢迎大家阅读！

在企业日常经营中，发生业务招待费是很常见的事情，但无论是财务费用报销与计算，还是事前合规审批环节，这项费用都是受到重点关注的对象。合规人员比较关注费用发生的合理性合规性，即这笔费用对应的招待事项该不该发生，有无合规风险；财务人员关注这笔费用是否确实可以计入招待费，会不会有审计风险或者涉税风险。

马上又到年末了，业务人员的各种招待费又纷纷提交到财务部门，在业务招待费认定上，业务人员很可能将各种类似的费用混为一谈，从而和财务、合规人员的认定产生分歧。今天我们的话题就围绕“业务招待费”来聊一聊，帮助业务人员认清业务招待费的性质、报销业务招待费需要注意什么，以及需要避免踏入哪些合规风险的“雷区”。

01 什么是“业务招待费”？

概括来说，“业务招待费”是企业为业务经营的合理需要而支付的招待费用。虽然概念表述仅仅20个字，但是却蕴含了对业务招待费认定的三个前提，即：前提1：费用发生的目的是出于企业业务经营需要，即它所服务的主体是企业的业务；前提2：支出必须具备合理性，也就是说即使出于业务经营目的，但是费用不合理，也不行。前提3：这笔费用真实发生且被如实记录。

02 给“业务招待”画个圈

了解了业务招待费的概念，那么有哪些具体行为适用于 “业务招待”的场景呢——业务招待基本上包括业务洽谈、产品推销、对外联络、公关交往、会议接待、来宾接待等行为，所发生的费用包括：

1、因企业生产经营需要而宴请或工作餐的支出；

2、因企业生产经营需要赠送纪念品的支出；

3、因企业生产经营需要而发生的旅游景点参观和交通及其他支出；

4、因企业生产经营需要而发生的业务关系人员差旅支出（注意，这里是“业务关系人员”，而非“本企业业务人员”）；

03 业务招待费并非“多多益善”

有些业务人员对招待费的理解不够清晰，因此经常不加以区分地将各种餐费都作为招待费用报销，殊不知这样做会给企业在税务处理上带来很多麻烦。

按照合规的思维，我们先看看“规”是如何定的。

根据《企业所得税法实施条例》第四十三条规定：企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售(营业)收入的5‰。

也就是说，从法律上要求企业在计算所得税时，对于企业当年招待费用的扣除数额，要求必须与企业年营业收入相匹配，而且在此基础上还要再打个六折。

这就意味着，一个企业每年可以用于所得税扣除的业务招待费用的总额是有限的，如果一味不加区分地把各种餐费、活动费用等统统当做招待费去报销，就很可能占用了用于税前扣除的业务招待费的额度，要么使得总体招待费用超标，要么使得应作为招待费的费用无法正确计入，均面临审计风险。

04 合规提示——“双管齐下防风险”

1. 强调事先审批——合理性

有些企业不太注意对招待事项的事前审批，会觉得某些招待行为可能会临时发生或异地发生，没有时间去走审批流程，既然合规为业务服务，就不能给业务设限，反正还有事后报销的审批，如果到时不合规企业不给报销就可以了。

这种想法存在一定的误区。还记得上文中业务招待费发生的三个前提吗，即业务经营需要、合理支出、真实发生。而前两项前提的认定，尤其是对合理性的认定，最好就是在事前由合规人员进行审核确认才是最佳实践方式。

业务人员不要因为事前审批填写的内容过于繁琐而产生烦躁或抵触情绪。因为合规人员可以根据您提供的信息，凭借专业经验，来帮助业务人员判断招待行为发生是否存在潜在合规风险，进而提出合规建议。比如告知业务人员除了发票之外，应保留哪些招待过程中的文档以支持其合理性，如菜单、小票、住宿水单、现场图片等，这样既可以帮助业务人员顺利完成招待工作，也可以在很大程度上提升报销审批时的效率，大大减少因报销时需要各种澄清事项所带来的麻烦。如果合规人员对准备发生的招待行为判断为存在较大合规风险时，会行使一票否决权进行叫停，从某种程度上也帮助业务人员避免陷入违规雷区而承担相应的责任。

相反如果只把控制点放在事后审批，固然也可以发现问题，但是如果招待本身真存在违规风险，则风险就已经发生了，这就不仅仅是能不能报销一笔费用的问题，而是可能导致企业要担责的问题。

2. 注重报销审核——真实性、一致性

相关法律规定，不合规范、与企业生产经营无关的支出计入了业务招待费不得扣除。随着金税四期的深入实施，企业内部更需要加强对业务招待费真实性的管理，需要留存相关资料。企业申报扣除的业务招待费，在主管税务机关要求提供证明材料的情况下，应能够提供足够证明真实性的有效凭证或资料，越是客观的资料就越有效，否则，不得扣除。

而事前审批的资料为事后报销的审核也提供了很好的参考依据。在费用报销审核环节，应按照公司制度以及事前审批中的信息，充分审核业务招待费用发生的凭证和支持性文件，并将信息与事前审批中的信息进行核对，来验证招待行为的真实性、申请与实施的一致性。审核中注意但不限于以下异常标志：

（1）招待的业务关系人员数量与申请时不一致，如人数变少；或总人数不变，但是内部人员人数增加、被接待人员数量变少；或内部人员与被接待人员比例不匹配（根据公司制度或商业惯例）。

（2）报销凭证与申请信息不一致，如申请时被招待对象5人，却只有3人的交通费用，或仅有4人的单间住宿，但费用却没有减少。

（3）报销凭证与申请信息的逻辑差错，如宴请被招待对象的数量上虽然和申请单一致，但是交通费用上却缺少某个或某几个被招待对象的行程。

（4）报销凭证与申请内容不一致，如报销费用中所填报的支出用途并未在申请中进行申报罗列，属于额外增加。

（5）报销凭证“掺水”，报销票据中加入了员工的个人娱乐支出或者与招待内容不相关的支出费用。

…………

这些异常信号的出现都应该引起审核人员的警惕，这里的“审核人员”不仅包括合规、财务人员，还应包括把第一道审核关的“业务负责人”，作为掌握审核权的领导，对这些风险信号应该更加敏感，而不能让风险敞口或者将争议矛盾一直延伸到财务部门，这样其实无形中大大增加了合规管控的隐性成本。遇到这些信息，应第一时间要求申报人进行澄清解释，直到获得合理的解释即补充了真实、客观的支持文件，流程才能继续。

3. 不可跨越的“警戒线”

需要特别注意，商务招待活动严禁赠送现金、购物卡、会员卡、商业预付卡和各种有价证券、支付凭证、贵重物品以及名贵土特产等。按照有关规定，有下列行为之一的，将会予以严肃处理，并追究有关人员责任：

（一）违规增加商务招待活动内容；

（二）擅自提高接待开支标准；

（三）虚报来访人数、天数等，套取接待经费；

（四）使用虚假发票报销接待经费；

（五）报销因私接待费用和个人消费费用；

（六）向所出资企业等摊派或转嫁接待费用。

范勇（Anthony Fan）光曦国际总工程师 & 联合创始人

18年以上风控系统研发及科技上市公司管理经验

北京大学计算机系学士及清华大学工商管理硕士学位

受聘于中国质量认证中心ISO37301合规体系认证研究组专家

曾担任多家大型央国企、民营、外资企业合规管理体系建设咨询项目负责人

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