采购与付款内部控制论文(浅析企业采购与付款业务内部控制——以GX公司为例)

2023-07-01 21:09:00 来源 : haohaofanwen.com 投稿人 : admin

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采购与付款内部控制论文

摘要及关键词

本文以GX公司采购与付款为例，运用内部控制、内部审计等原理对GX公司内部控制进行分析，涉及GX公司的组织机构、内部控制制度、信息沟通等方面。经研究发现，GX公司在内部环境、管理机构、制度制定、管理方法等方面存在问题，并结合COSO内部控制框架的五要素提出相应的对策。例如公司应从治理结构、人力资源政策及风险意识等构造良好的企业文化背景，营造良好的内部控制环境。完善治理方法，使采购与付款的内部控制制度能有效实施。

1.绪论

随着科学技术的进步，使世界多姿多彩，经济迅猛发展，市场竞争激烈，企业面临巨大挑战，采购与付款是企业生存与发展的基石，采购环节的管理有利于降低企业成本，然而采购与付款环节复杂，易出现差错及舞弊行为。建立完善的内部控制制度，有利于企业稳步发展。

本文浅析GX公司的内部控制制度，主要研究采购与付款环节，了解公司采购与付款内部控制现状，查看公司实行的内部控制制度有何缺陷及分析其原因，然后在提出相应的建议，完善公司内部控制，以助于帮助公司更好的运营发展。

1.1研究背景及意义

1.1.1研究背景

由于内部审计工作的领导者是企业管理人员，所以导致企业的内部控制范围也受到的限制，随着现实经济的快速发展，市场竞争激烈，将内部审计推向了新阶段，自20世纪90年代以后，电子商务和信息技术快速发展，企业多元化、国际化的趋势逐渐出现，企业经营多样化、繁杂化，从而导致企业内部控制难以治理，企业治理面临新的挑战。21世纪初，世通公司等财务舞弊丑闻案件，促使《萨班斯-奥克斯利法案》重要内部审计法案诞生，使内部控制活动成为高层管理者的治理活动。国内的“中航油”等事件，由于内部控制失效扰乱市场秩序，随着我国经济发展，对内部审计的需求不断提升，内部审计迅速发展，2008年，财政部、审计部等部门联合发布了《企业内部控制基本规范》。2010年，审计署、证监会等联合发布了《企业内部控制配套指引》。虽然出台了规范制度，但在现实生活中执行力度不够，与国外企业相比还存在一定的差距。随着我国经济不断快速发展，市场竞争激烈，产品质量差异巨大、多种经济体并存，社会诚信体制不健全等一系列原因导致舞弊现象极易发生，内部控制是企业运营的重要基础，各项业务、各个部位、各级部门都涉及计到内部控制，将内部控制落实到各个环节，只有完善的内部控制，贵方各项流程，使采购业务制度化、规范化、标准化，企业通过相互制约，降低舞弊行为，才能稳步发展，实现企业利润最大化目标。

1.1.2研究意义

采购与付款业务是企业生存与发展的基本业务之一，在企业的生产经营过程中起到了至关重要的作用，每一个企业采购的对象都会有所差异，随着科技的发展，伪劣、仿造的产品流于市场，但是产品质量上存在很大的问题，特别是依靠采购物资来运营的企业，更应做好采购与付款业务的内部审计，采购与付款环节一般为请购、订货、验收、付款，业务环节复杂，极易出现舞弊现象，做好采购与付款业务内部控制，有利于促进企业完善治理，增加价值和实现企业目标。

1.2研究内容及方法

1.2.1研究内容

采购与付款的内部控制主要是职责分工、信息传递程序控制及验收入库后的实物控制，主要关注采购计划、供应商、采购合同、验收入库、付款环节。本文主要研究GX公司内部控制制度及其执行情况，结合内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通、监督五要素进行分析。了解GX公司内部控制存在的问题，及对存在的问题进行原因分析，并提出相应的对策。

1.2.2研究方法

了解企业采购与付款环节内部控制情况，实施风险评估程序，根据风险评估实施控制测试，最后依据控制测试实施采购与付款的实质性程序。检查采购与付款环节职位分工是否合理，并查看分工的实行情况，抽查采购合同和采购单是否经过合理授权审批，检查财务部门批准的支付条件是否与合同的价格、付款日期一致，检查各项单据及凭证是否连续编号，检查公司内部是否定期或不定期检查采购与付款环节业务。

2、GX企业采购与付款内部控制现状

2.1企业的简介

1985年9月1日根据G市人民政府广府函[1980]12号文批复，GX公司的集团总部公司成立。2001年集团公司建立了GX公司，注册资本940万元人民币，主要从事旅游、运输、汽车维修、汽车配件、包装食品、乳制品、日用品及物资进出口贸易。

GX公司现有人员200人，其中从业人员180人、内退及离退休人员20人;管理人员占从业员工的13%，拥有专业技术职称的管理人员占企业管理人员总数的64.58%、占在册职工人数的19%。GX公司组织结构为总经理、副总经理、财务部、安全部、综合部、人力资源部，总经理1名，副总经理3名，总经理系GX公司法人代表，总经理负责整个公司的工作，副总经理分别负责财务、安全、经营工作，GX公司决策机构由总经理、副总经理及各科室科长以及职工代表组成。

企业近年财务状况

2.1.1收入及成本情况

表2-1 2014年-2017年营业收入及营业成本表

单位：万元

时间营业收入营业成本营业外收入营业外支出

20158 160 6 163 191 48

20168 371 6 551 146 118

20177 828 5 938 330 84

近年来，GX公司不断根据市场的发展需求，改变经营战略，以“稳步发展”为经营方针，以“创新、服务”为宗旨，赢得了社会市场的认可，2015年至2017年营业收入基本稳定，营业成本下降速度较快，企业利润在逐渐上升，得利于公司的创新。

2.1.2公司固定资产情况

公司固定资产比重较大，2015至2017年固定资产比重超过55%。

表 2-2固定资产表

单位：万元

时间固定资产资产总额（GX公司）

20169 186 12 554

201710 662 19 113

201813 083 17 921

2.1.3主要财务指标分析

表 2-3 GX公司2015至2017年主要财务指标

单位：万元

项目 2016 2017 2018

资产总额 12 554 19 113 17 921

负债总额 9 526 16 086 15 596

资产负债率 75.9% 84.2% 87%

流动比率 14.2% 20.3% 33.8%

存货周转率 1.93 1.86 1.64

GX公司负债有所增GX公司属于集团总部的子公司之一，主要以运输、维修以及销售日常用品业务为主，GX公司内部控制涉及到项目工程、物资采购、成本费用、货币资金等，公司在运营过程中，采加，偿债能力有所减弱，流动比率在不断升高，说明公司资产变现能力在增强，短期偿债能力也在增强。

2.2企业采购与付款内部控制现状

购与付款成为基本业务之一，采购物资有车辆零件、项目工程建设所需材料以及超市所需的日常百货用品。物资种类繁多，采购环节极为复杂，易出现差错，因此采购与付款成为公司内部控制重点。GX公司拥有自己的内部控制制度，但在执行力度不强，管理者内部控制意识，不强职责分工不明确，定价方法单一。公司内部控制虽然有缺陷，但是内部控制在一定程度上规范了公司采购流程，为采购预付款业务做了一定的导引，为公司的运营起到了积极作用，由于内部控制不健全，导致管理者在对采购与付款内部控制的认识出现了偏差，久而久之，公司没有形成良好的内部控制氛围。

2.2.1企业采购与付款制度的执行情况

GX公司采购与付款业务的内部控制制度，主要针对业务人员及采购合同相关事项的规定，基本按制度执行，随着市场不断发展变化，部分业务制度有些滞后，但公司在尽最大努力根据需要不断完善内部控制制度。

2.2.2企业采购与付款程序、信息系统运作情况

随着社会的发展，业务越来越多，加之科技的发展，信息时代的到来，原始的业务流程已不能适应发展需要，GX公司利用信息技术，方便、快捷，提高了工作效率及质量，同时又利于规范公司操作流程。公司使用金蝶财务软件，精确到每一项业务，在采购方面进行网上招标投标选择供应商及定价。

3、采购与付款内部控制存在的问题

运用内部控制、内部审计等理论，结合内部控制控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监督的五要素进行分析。

3.1采购与付款内部环境薄弱

内部环境塑造企业文化并影响员工意识，是内部控制要素的基础，涉及内容组织机构、职责的授权及分配、人力资源、道德文化、价值观等方面。

3.1.1公司职工素质参差不齐

人是企业的重要组成部分，人操控企业的运作，员工素质影响企业的运营，GX公司是国有控股，长期享受国家政策，福利好，工作长期有保障，职工工作压力小，人员流动性差，导致员工没有主动学习动力，缺乏创新意识，同时员工缺乏责任感，只关心自己的利益，公司没有激励机制与惩处措施，工作环境较懒散。采购不及时，在采购过程中没有严格询价，及也没有对供应商进行仔细调查。在人员的聘用方面，“关系户”现象比较严重，使真正有能力胜任岗位工作的人拒之门外，专业性人才较少，从而导致员工素质参差不齐。

3.1.2公司管理机构存在问题

GX公司作为国有企业集团的子公司，国有控股，其治理结构较简单，未成立股东会及监事会，公司总经理同时兼任党组书记，是公司的法人代表，对GX公司负总责，这样导致职能交叉，难以对管理者进行监督及约束，由于组织管理结构过于简单，GX公司难以实现全员控制。采购组织机构不健全，职责分工不明确，公司物资采购与监管物资设在同一个部门，验收与使用部门设为同一个部门，会计和出纳工作不分离。导致公司部门与部门之间不能相互监督及相互制约。很有可能发生舞弊行为。

3.2风险评估意识不强

企业在生产运营过程中，面临着内部和外部不同的风险。国资委对国有企业的风险分类：战略风险、财务风险、市场风险、运营风险及法律风险。进行风险评估有利于企业防范风险，降低风险率。GX公司未建立风险评估体系，没有明确的风险评估指标，公司难以准确、及时制定科学的对策。事情发生后才意识到风险，导致风险意识滞后性，影响公司经营。

3.3采购与付款制度不完善

3.3.1缺乏科学的采购计划

缺乏科学合理的采购计划，目前GX公司采购是储存部门根据生产需求与库存情况提出请购，经各级授权审批后就向供应商进行采购。经过观察发现，一旦储存部门出错，就会采购失误，采购回来的物资会导致库存积压，导致资金流转降低，根据上表可知，GX公司存货周转率在逐渐降低，说明存货变现能力在逐年降低，影响公司资金运作。

3.3.2缺乏监管制度

没有严格的供应商选择制度，供应商选择虽然通过利用信息技术在网络上公开透明招标，经过测试，实际操作上，部分业务的招标仅流于形式，通过熟人操作，最后选择并非是通过公平公正竞选出的供应商。

没有严格的验收控制制度，货物入库验收工作流于形式，虽公司规定，货物入库时，验收人员应根据采购单的物资品种、数量、质量等要求进行验收。但经过观察发现，验收人员并没有按要求对货物进行验收，只简单的对物资品种进行了查看，并没有仔细点数及验收物资质量，然后根据采购单填写了入库单。

3.4采购与付款信息沟通不畅

信息的传递影响着决策层、管理者及员工履行相应的职能。在采购与付款环节中，内部沟通包括：财务部与采购部进行沟通，账实核对，保证资金安全。采购部与验收部门进行沟通，使采购过程中物资存在的问题能够及时的反应及处理。采购部与使用部门进行沟通，确保采购与使用相适应，避免物资堆积。GX公司各部门缺乏沟通，采购部门某些业务只是根据采购申请单向财务部门进行申请付款，过后没有根据入库单及采购发票跟财务部门进行核对账实是否相符。采购部门与验收部门缺乏沟通。验收部门将验收结果不能及时反应给采购部门。公司没有建立投诉举报机制，导致不能及时向上级汇报舞弊行为。同时GX公司采购人员与技术人员缺乏有效的沟通，采购人员对供应商提供的信息有所隐瞒，同时供应商在竞争中也对自己的信息有所隐瞒。

3.5采购与付款缺乏有效监督

内部审计是公司内部监督的重要组成部分，GX公司未单独设立审计机构，内部审计机构在集团总部，由于资源有限，审计机构不能对每个项目进行审计，日常GX公司的审查由管理者完成，难以坚持独立性原则，导致缺乏有效的监督，同时通过检查发现GX公司领导者对采购与付款环节关注度较低，很多东西仅表现在纸质上，对采购方式具体操作也未深入去检查，凭听员工一说之词和纸质单据来得出结果。

4、企业采购与付款问题的原因

4.1管理层缺乏内部控制意识

4.1.1员工素质较低

企业管理人员的综合能力有待提升，在管理方法上没有创新，随着经济的发展，工作节奏也逐渐加快，管理者在灵活性和原则性的关系处理上存在一定的问题。同时管理者在对项目进行审查时，没有坚持审查的独立性原则，受人情等人为因素的影响。

管理者不够重视员工的综合技能提升，由于享受国家保护政策，工作稳定，管理者缺乏市场竞争观念及现代企业管理观念。员工年龄普遍偏大，文化程度大部分为专科，在一定程度上缺乏良好的素养与先进的思想，大部分员工之追求工作数量不追求工作质量，没有担当，缺乏责任心，遇事互相推责。同时缺乏相应的专业知识，不利于公司的运营。

4.1.2盲目精简机构

GX公司的前身是家独立公司，由于市场经济的发展，市场竞争激烈，企业压力大，没有创新与改革，公司运营困难，GX公司作为企业也面临着巨大挑战，为了顺应市场的发展，GX公司被收购为集团总公司下的子公司，领导结构并一起做了调整，目前GX公司最高领导层为总经理，同时为了节约成本，精简结构，使一个岗位任职多项工作。这样导致了岗位职责分工不明确、不具体，加大了员工工作量，打击员工工作积极性，同时违背了不相容职位相分离。

4.2风险评估机制不完善

风险意识是风险管理的基石，风险意识影响员工对待工作的态度，具有良好的风险意识，能够降低公司的经营风险。由于GX公司为国有控股公司，亏损有国家支撑，生存压力较小，安稳的工作环境，使管理者工作压力小，管理者综合素质有待提升，对风险认识不充足，员工缺乏风险观念，导致公司缺乏风险评估意识，没有对内控制流程进行风险评估。

4.3采购与付款制度待完善

随着经济的发展，企业业务不断扩张，以前经常采购的是修理部门，如今生活水平的提高，需求越来越广，采购物资种类、数量繁多，采购与付款制度滞后，只有不断完善采购与付款内部控制制度，才能适应企业的发展需求。GX公司由原来的修理汽车如今业务扩展到修理汽车，日常用品百货超市，保税店等，由原来采购修理配件扩展到日常用品、国外产品等物资，所需物资繁多，以前的采购制度远远不能满足如今业务的需要。

4.4员工之间缺乏有效的沟通

经过观察分析后，得知采购与付款环节缺乏沟通，修理部门和采购部门配合不协调，修理部门的物资需求无详细的使用进度，采购人员与技术人员的专业技能以及综合素质有差异，对物资的认识、理解也各有差异，采购人员与技术人员交流有一定的问题，部分信息比较隐秘，没有透明的信息公布渠道。

4.5内控监督制度不健全

GX公司采购与付款内部控制制度对员工做了规范，未对管理者规范，管理者在采购与付款内部控制制度的认识上有一定的缺陷，导致公司没有良好的采购环境，职工执行力度不强，工作环境较懒散。

没有严格的奖惩制度，管理者监管力度不够，管理者主要关注制度方面，很少了解采购与付款的实施情况，由于采购与付款环节比较复杂，程序较多，加之公司没有明确的奖惩制度，部分人员会在流程中动手脚，出现舞弊行为。

5、改进采购与付款环节的策略

5.1加强采购与付款内部环境建设

5.1.1提高内部人员的综合素质

领导者的决策影响公司的运营方向，领导者应不断学习，提升自己的综合素质。GX公司应随时代经济的发展，不断改善采购与付款管理方法，使与公司发展需求相适应。GX公司领导者应重视采购计划的制定及物资采购资金的预算，加强采购方式的日常审查，管理者应时常查看供应商的管理情况，定期评价货物采购绩效，并进行奖惩。制定物资采购集中管理制度并执行。

改进人力资源政策，建立激励与惩处制度，提高员工积极性及创造性，有利于企业实现目标。由于GX公司“关系户”现象严重，改善人力资源政策迫在眉睫，组建一支专业采购队伍。第一建立严格的招聘制度，招聘优秀人才；第二制定适应公司的工作规范，来引导与约束员工行为；第三创建员工技能培训，提高员工专业能力；第四培养员工综合素质，向职工传播法律法规，培养职工对市场经济的了解，树立良好的职业道德规范，不断激进员工自我学习。

5.1.2建立健全的管理机构

为了顺应现代企业制度，及为了公司的长远发展，GX公司首先建立健全公司治理机构，建立真正意义上的组织机构，完善管理机构，特别是监事会和审计部门，使决策、执行、监督相分离，把管理者的利益与公司的发展及盈利挂钩，对管理者进行考核，公司各级管理部门应互相监督、互相制约，落实各岗位职责。其次成立经办、复核、主管等分支机构，使相互制约。有利于主管对业务人员的监控，也有利于防止主管舞弊。第三将明晰党组书记与经理的职权，避免职务重复，导致权力过大。同时公司应明确各级审批权力与职责，严禁越权审批，审批人员应明确整个采购与付款业务流程，要求各部门各履其职，严格把控各个环节，各个关节点。

5.2建立健全风险评估机制

培养风险意识，打造良好的企业风险管理文化，提高员工风险意识，成立专业的评估小组，建立风险评估体系，将常见风险控制在可操控范围之内，建立风险管理信息系统，随时采集与分析风险，以便于及时采取相应的风险控制活动。

5.3完善采购与付款制度

没有规矩不成方圆，要想企业稳定发展，只有不断完善内部控制制度，内部控制是企业运营的标尺，衡量企业运营是否合法、合规、合理，因此，公司应根据国家相关政策制度，应针对每个部门、每个环节制定相应的制度，明确采购与付款业务的各项工作，同时完善对人员的内部控制相关制度，使内部控制制度有章可循、有法可依，确保企业稳定发展。

5.4加强采购与付款内外部沟通

信息的反馈引导决策者制定决策，信息的反馈及传递是否及时、准确依赖于沟通渠道是否顺畅，GX公司应完善沟通方式，拓展沟通渠道，一个良好的沟通包括向上、平行、向下沟通以及外界沟通，培养公司各级人员的沟通技巧，营造良好的沟通氛围，同时营造和谐的工作环境，面对不同人员、不同业务、不同环境可以选着面对面、电话、短信、邮件等方式进行沟通。利用公司信息系统将资源共享，隐秘信息除外，特别要注重项目业务部门与部门之间的沟通，确保能够及时准确了解到所需求的信息。

其次，GX公司应加强外部信息的沟通，重视市场价格、供应商、市场供求等外部信息，并对信息相关部门及时反应，以便于相关部门作出相应的对策，使公司在良好的信息系统下运营，实现利润最大化目标。

5.5建立健全采购与付款监督制度

制定严谨的采购程序，制定奖惩制度。第一严格要求各类单据的填写，请购单使用部门负责人根据需求填写，订购单由采购部门根据审批后的订购单填写，验收单由验收人员根据实际验收情况进行填写，入库单由仓库管理人员根据入库时清点的数据如实填写，付款申请单由采购部门在确定已经验收入库后，再根据验收单和入库单进行填写，同时将各个流程的单据填写人与职责、奖惩挂钩。第二制定考核制度，并严格执行，各部门轮流对整个公司的人员到勤情况进行检查并做好记录，由公司管理人员轮流对采购与付款人员进行检查，对员工违规进行经济处罚、通告等不同等级的处罚，同时对积极完成工作和为公司奉献的员工进行相应的奖励，这样有利于对采购与付款业务起到监督作用。

6、结论

企业的内部控制关系到企业是否能持续经营，经济全球化的今天，每个企业都在市场经济中扮演不同的角色，采购与付款是企业生存的基石，想要在竞争激烈的市场上站稳脚步，必须先做好内部控制，营造良好的企业文化背景。

6.1本研究主要观点

对GX公司内部控制的浅研，得出主要观点，企业应构建良好的内部环境，提高公司员工综合素质，营造良好的工作文化环境，完善授权审批制度，严格把控每一个环节，注重采购计划的制定，与时俱进，不断改变管理方法。

6.2本研究不足之处

本文对GX公司在采购与付款上做了些研究，并对存在的问题进行了相应的建议，但研究仍存在不足，在付款环节研究较少，缺少在采购与付款的账务处理上的研究。

参考文献

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