办公室实施方案 办公室管理方案

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办公室管理方案

总 则

一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使公司内部管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，制定本制度。

二、本制度适用于办公室所有成员并严格执行遵守各项规定。

三、切合公司实际，根据不同的岗位需求编写相应规范化要求制度，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的各项事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第一章 职责范围

一、办公室人员直接受办公室主任领导，在直属主管的领导下开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文件档案管理、办公用品管理、办公室清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、协调各项目之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时作出整理，当好领导参谋。

七、协助其他项目工作，完成上级交代的其他工作。

第二章 岗位职责

办公室主任岗位职责

1、建立健全公司各项规章制度，并组织实施；不断提高服务质量，落实奖惩制度。

2、负责安排集团公司各类文稿的草拟、审核工作，有权检查、监督岗位责任制在操作层的执行情况，及时发现问题并提出整改意见。

3、加强与各项目的联系和沟通，对工作中出现的具体问题不推诿，有权协助各部门的工作运作和人际关系。

4、加强业务学习，提高管理能力，促使各部门工作实行标准化、科学化、现代化，有权向集团公司领导提出新的意见和建议。

5、恪守保密原则，督促有关部门及办公室工作人员加强文件管理，严格会议制度，增强保密观念，凡属公司尚未正式公布的决定、决议、指示等，本人无权传播。

6、遵照劳动人事部门的有关规定，监督集团公司的人事管理制度执行。

7、完成总经理、副总经理交办的其他工作。

办公室副主任岗位职责

1、协助办公室主任做好办公室各项日常工作。

2、负责工资考勤的审核，核对后报领导审批工作

2、主要分管做好办公室内部管理及后勤、厨房管理工作。

3、负责车辆的调度和管理工作。

4、负责办公室印鉴管理工作。

5、协助办公室主任负责公司大中型会务工作以及公司重大活动的组织安排和协调工作。

6、协助办公室主任负责公务接待及各项活动的安排工作。

7、协助相关部门做好全体员工的管理教育工作。

行政文员岗位职责

1、负责公司日常办公用品管理工作，负责公司办公用品的计划、入库、发放、保管、登记。

2、负责对来访人员的日常接待工作。

3、负责公司各种证照和政府的相关文件的管理和保存。

4、负责做好各种文件资料的校对、收发传真和行政办公室的文件下发。

5、负责公司各类档案收集和管理（包括电子版和纸质），及各种载体文件的管理（如正式文件、内部材料、正底稿及电报、光盘、录像带、录音带、照片等）。

6、完成上级领导交办的其他任务。

企划专员岗位职责

1、负责公司活动策划的企划工作，完成公司领导交办的工作。

2、按时文成公司制定的个案的策划和个案实施总结。

3、负责企划部的日常工作管理及其他部门的协调。

4、负责标识系统的设计制作和执行标识系统实施方案的落实。

5、负责公司企划形象介绍画册的设计和制作。

6、大型企划活动全国性通用的快讯设计稿及媒体广告稿的制作。

品质核查及培训岗位职责

1、负责公司招聘人员的岗前培训，公司及项目的全员培训、考核、评比，（全公司、项目员工，每月至少进行一次讲课辅导）。

2、负责制定公司员工行为规范，服务质量的考核，奖惩标准，随时检查执行情况，及在督查中发现的新情况、新问题，供领导决策参考。

3、协同人事行政部共同抓好提高员工整体素质的培训，为公司的发展培养合格员工，提供储备人才。

4、调查及确定各部员工培训需求，给各部培训提供合理建议。

5、组织实施及跟踪员工参加各类公司相关培训。

6、给公司组织培训进行反馈，协助部门进行培训及员工考查。

采购员岗位职责

1、负责公司各部门、各项目部所需物品的采购，包括办公用品、维修材料、工具设备、卫生清洁用品等，并对所需物品进行询价、采购、运输入库，报销工作等。

2、根据材料采购申请表，填写材料采购审批表报主任审批，每次购回的材料必须经库管员全部验收合格签字后方可入库，并填写入库单。

3、采购标准以采购申报质量材料为准，以质优价廉为宗旨，采购要及时，保证材料的供应。

4、调查了解所购物品的使用情况，以避免劣质品流入，从而总体把握下次购买裁量的质量。

5、把材料采购审批表的材料品种、规格、数量和实际购买价（品牌、购买地点、日期）以及每次的采购清单汇总并以报表的形式向主任汇报；。

6、每月将所有采购发票及清单与采购审批表按类分类归档。

7、严禁在采购中以任何借口谋取私利，虚报价格，一经发现，除包赔偿公司损失外，并予以开除。

库房管理员岗位职责

1、负责公司的仓库管理工作，严格执行公司的物品出入库手续，严禁先提货后半手续的行为。

2、协助行政主管及其他部门领导制定申购计划，做到库存合理，避免积压资金。

3、认真验收，仔细核对，遇有货单不符现象及时与采购员联系。

4、验货后及时登记入账，做到账目清楚，账实相符，每月月末一次库存盘点，并将盘点表上交行政主管及财务部对账。

5、合理摆放库存物品，并做好相应标识，保证各部门领用及时，快捷。

6、确保仓库安全、清洁，做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防盗工作。

7、严格验证审批人的签名样式，对手续欠妥者，一律拒发。

8、对固定资产和低值易耗品要建立一物一卡的登记记录，定期检查各部门的固定资产、制服配备及工具。

司机岗位职责

1、严格遵守车辆派遣登记制度，服从分配、听从指挥、坚守岗位、随传随到、按时出车、安全正点、服务周到。

2、树立“安全第一”的思想，礼貌行车，严格遵守交通规则，确保行车安全。

3、爱护车辆，精通技术。做到懂原理、懂结构、懂性能、懂用途、勤检查、勤擦洗、勤养护，保持车辆设备完好，内外整洁。

4、节约燃料，节省修理费用，按时审验，减少盲目损耗。

5、维修、购买配件，必须事先上报；不私自出车、不酒后驾车。

6、严守秘密，不该说的不说，不该问的不问，不该做的不做。

7、没有出车任务时，遵守坐班制度，按时上下班。

第三章 公司印章管理

一、公司用章由公司行政办公室各部门负责人进行保管。

二、公司用章应妥善存放保管，注意安全，防止损毁、遗失和被盗。

三、以公司会议或行政名义形成的正式文件（函）、资料用印，必须经公司办公室核稿，有公司总经理签发后，方可用印。

四、任何人不得在空白文件、资料上预先加盖公章。有特殊工作或业务需要预先盖章时，应由公章使用人填写《公章使用审批表》，注明事由，报公司分管领导、总经理审批。

五、公章原则上不得带离公司使用，有特殊工作或业务需要携带公章外出使用，应由公章使用人提交书面申请，注明事由，报公司分管领导、总经理审批。

六、公章带离公司使用，在带出和交回时，公章使用人应分别到行政办公室办理交接登记手续。公章带离使用期间，使用人承担公章的安全管理责任。

七、公章管理人员应严格执行公章使用管理的有关规定，不得违规使用公章，对违规和越权批准使用公章的行为有权予以拒绝并及时上报公司有关部门，要防止公章被随意动用、冒用、盗用和滥用。

八、公司办公室对部门用章的保管和使用情况，应进行必要的检查、监督。

第四章、各项目管理工作

一、对各项目工作实行全过程控制，以确保公司的各项工作计划和文件规定进行运作，保持管理工作的顺利进行。

二、负责对各项目管理部门的主管、员工认真执行岗位责任制和落实各种规章制度与计划执行情况的检查、督促、指导工作。

三、负责对各项目的不定期抽查巡视工作，并对所发现的问题进行指导和监督，做好有关记录，收集有关信息，及时发现问题，不断改进工作，提高服务水准。

四、负责督促、检查各项目的消防安全工作。正确理解和执行“预防为主、消防结合”的消防工作方针，按照“谁主管、谁负责”的工作原则，对各项目的消防安全负责。

五、负责控制和费用审核工作，加强对各类报表和档案资料的储存管理。

六、负责编制公司的年度、月度工作计划和费用预算，并定期制定员工培训计划。

七、负责认真做好客户的巡访、回访工作，切实处理好投诉问题，消除不良影响，在客户中树立公司的良好形象。协调好各方面的日常工作事务。

八、负责对新招聘员工试用期工作情况的评估，并上报公司总经理。

九、负责监督各项目主管对员工的岗位业务培训、考核及奖惩工作，主动关心员工的思想和生活。

十、负责提高员工的业务水平和素质，调动和发挥员工的工作积极性。定期向总经理提出员工考核情况和任免提议，以及员工奖惩方面的意见与建议。

十一、与各项目搞好工作沟通与配合，并注意加强与物业管理同行的联系与交流。

第五章、办公室环境卫生管理

一、上班时按规定着装、坐姿端正。树立良好的个人形象；以饱满的工作态度投入到一天的工作中。

二、办公室人员树立服务意识，要在上级与下级、项目与项目之间起桥梁作用。

三、办公室谢绝吸烟、严禁大声喧哗，吵闹、严禁闲聊。营造良好的工作环境。

四、办公室人员按时上下班、就餐，不得早退或迟到；工作时间内不得吃零食、

打游戏，确保办公环境的安静有序。

五、进入他人办公室，必须先敲门，征得许可后方可进图；以开门或没有门的情况下，应先打招呼，如“您好”、“打扰一下”等词语后，再进入。

六、禁止使用公司电话打私人电话，聊天。接拨公务电话言语尽量简洁，做到长话短说；接听电话中要使用文明用语：您好 请 谢谢 对不起 再见等。

七、办公设施的摆放应尽量做到在入口处一目了然、整齐划一。

八、办公设备应保持固定地点放置，不得随意变换位置。

九、办公设备应保持清洁、干净，不得出现灰尘、纸屑及其他污渍。

十、办公室区域打扫严格按照公司值日表安排打扫卫生。

十一、办公室摆放文件柜、设备柜、办公桌、饮水机、电脑等办公设施，应规范、合理、整齐并随时保持清洁。

十二、当天值日人员必须保持办公室地面、楼梯扶手、沙发、桌椅的清洁。

十三、办公室门口及楼梯间不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶和吐痰。

十四、办公室人员不得擅自翻印、复制、抄录和摘取公司私密文件。

十五、及时做好办公室日常安全事务工作的自查，注意做好防火放电、

十六、离开座位时，将办公桌面整理好，将机密文件、公章、票据、现金和贵重物品存放好，且把桌椅摆放整齐。

十七、下班时随手整理自己的办公桌；关闭空调，关窗，断电，锁门。

十八、离开办公室后，每个人都要记住自己是一位公司员工，出去的一言一行，代表着公司的形象。