怎样制定团队规章制度(如何制定合法有效的规章制度)

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所谓“无规矩不成方圆”，规章制度是公司对员工进行规范化管理以达成用工自主权的重要依据。但现在实际我们接触到的很多顾问单位中，却常常发现公司空有规章制度，但其内容毫无实质用处，且大部分公司的规章制度缺乏合法有效的要件，对员工毫无约束力，当发生劳动争议时，规章制度成为了一纸空文。

并且，往往等到公司因争议咨询律师，了解到关于规章制度的相关法律规定，想要重新制定修改规章制度时，因争议风险已经发生，老员工拒绝配合，新制定的规章制度也只能对新员工生效，公司后续的规范化管理依然难以开展。

鉴于上述情况，我在这里对如何制定一个合法有效的规章制度进行一个梳理，作为公司应当在争议未发生时就尽早发现自身规章制度是否存在风险，及时补救；对于员工来说，可以参照对比自己公司在使用的规章制度，是否对自己有效，以及是否存在违法违规的情形，以便及早向公司提出意见。

一、规章制度合法有效的前提

（一）内容合法、合理

1、规章制度的内容不得与现有法律规定相违背

根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》的规定，规章制度首先必须具有合法性。

那么这里的合法，具体就是不违背《劳动法》、《劳动合同法》及相关的法律法规。若规章制度的条款与法律规定相抵触的，则相应的条款无效。

例：《劳动合同法》规定，劳动合同到期，用人单位不续签劳动合同的，劳动合同解除，用人单位应当支付劳动者经济补偿金。如果用人单位在规章制度中规定一个条款“劳动合同到期自动终止，公司无需支付员工任何赔偿”。那么很明显这个条款与法律相违背，该条款无效。

2、规章制度的内容应具备合理性

规章制度除了合法外，同时还应具备合理性。

法律赋予公司制定规章制度管理员工的权利，但不代表除合法外，在法律没有规定的范围任意制定规定，一些明显不具备合理性的条款一般也会被认定为无效。

如何判断规章制度的内容是否具备合理性，主要以下列几点作为判断参考的依据：

（1）明确具体、可执行

（2）不违背公序良俗

（3）不超出劳动管理需要

（4）符合相对行业岗位的相关性

（5）平等对待每名劳动者

（6）处罚条款应当具有相当性

（二）规章制度需经民主程序通过

根据《劳动合同法》第4条第2款规定：“用人单位在制定、修改或决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”

1、应该经过民主程序的范围为涉及“有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项”的所有用人单位相关制度。

2、民主程序主要包括：

（1）规章制度草案经职工代表大会或全体职工民主讨论；

（2）用人单位结合职工代表大会或全体职工意见，最终协商确定规章制度文本。

3、规章制度未经过民主程序的后果

事实上，能够切实履行民主程序的用人单位寥寥无几，那么如果用人单位的规章制度没有经过民主程序将会导致什么后果呢？

主要有以下两种情形：

（1）未经过民主程序的规章制度，不能作为管理劳动者的依据。一旦劳动者与用人单位发生劳动争议，用人单位将无法用规章制度约束劳动者。此时，规章制度将变为一纸空文。

（2）未经过民主程序的规章制度，原则上并不必然无效。若规章制度内容合法、合理，且经过公示程序，劳动者没有异议的，仍可作为劳动仲裁、法院裁判的依据。

因劳动法等相关法律并未明确规定未经过民主程序的规章制度将面临怎样的法律后果，因此目前各地方劳动部门、司法部门对未经过民主程序规章制度的法律后果主要有上述两种观点。但从近年来的趋势上来看，越来越地方关注规章制度是否通过民主程序问题，甚至出台了相应的地方法律规定对民主程序进行了具体规定。即便是没有对民主程序作出具体规定的一些地方，若劳动者对规章制度的效力提出异议，也会导致规章制度效力陷入一个尴尬的境地。

因此，缺乏民主程序对于用人单位来说还是具有相当大的风险的。

（三）规章制度应向劳动者进行公示

根据《劳动合同法》第4条第4款规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”

公示程序作为规章制度效力的最后一步，也可以说是最为重要的一步，如果说前述两个方面的瑕疵还不必然导致规章制度的无效，但未向劳动者进行公示的规章制度将必然导致规章制度对该劳动者无效的后果。

公示的方法有很多种，但鉴于在发生争议时，一个规章制度是否已经对劳动者进行公示，其证据需要由用人单位进行主张，而有些公示方法因取证困难，将导致即便用人单位进行了公示，但争议发生时无法证明自己已经公示，最终规章制度仍然被认定为对劳动者无效的情形。

如采用”在公告栏中张贴”的方法进行，该种公示方法，首先无法证明用人单位时何时在公告栏上张贴规章制度的（规章制度的日期并不能证明张贴时间）其次无法证明是否每名劳动挣都看到了这份规章制度，因此该种公示方法在实践中，往往不具备证明力。因此，用人单位在采取公示时，应特别考虑自己所采取的公示方法是否利于争议发生时的举证。

以下重点介绍几种较为有效的公示方法：

1、规章制度发放

发放时以员工签领确认的方式进行，签领时明确注明签领的文件为规章制度（若规章制度存在多个版本，还应备注具体版本）签领的日期及签领人本人签字。

2、规章制度内容培训法

通过规章制度培训的方式进行，培训会议应有培训记录，上面应注明培训的内容为规章制度（若规章制度存在多个版本，还应备注具体版本）、培训的时间、地点、参会人员（每个劳动者本人签字）

以上两种方法是目前司法实践中法律风险最小的公示方法，最为推荐使用。

3、作为劳动合同的附件

该方法在举证上存在便利，但缺点是规章制度作为劳动合同的附件，为劳动合同的组成部分，若后续规章制度需要变更条款时将可能导致劳动合同的变更，而根据法律规定，劳动合同的变更需要经过用人单位与劳动者协商一致，这将导致规章制度后续的变更面临困难。

4、电子邮件、微信等网络告知法

采用该种方法，首先应确保劳动合同或入职登记文件中有劳动者本人确认的接受文件的邮箱地址、微信号等。在此前提下，用人单位将规章制度发送到已经确认的邮箱或微信上的，一般可以认为完成公示程序。但鉴于电子证据较难保存，且一旦时间久远证据容易丢失，因此在证据保存上较之其他方式更难操作。