合同归档怎么归档(合同归档管理全文)

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第1篇：合同归档管理范文

（一）管理周期长建筑工程项目具有工程周期长的特点，建筑工程是一个循序渐进过程，其中工程承包合同最为明显。在合同管理工作进行时，工程准备阶段到结束阶段，合同管理需要具备连续性与不间断性。（二）价格高建筑工程工程量大，具有重大价值。这就使得合同存在价值高，对工程效益具有重大影响。（三）变更频繁建筑工程都属于较大工程，在签订合同时，拟定的合同款项达到上千项，而变更项目可能达到几百项。工程建筑合同需要按照实际情况对自身条例进行不断调整，这就说明合同管理是动态的，必须加强变更管理与合同控制工作。建筑合同作为双方顺利履行义务的保障，具有精细度高、高度准确、严密的特点。（四）项目风险大项目工程中合同具有涉及面广的特点，并且建筑项目施工周期长，所以在实施过程中容易受到外来因素影响，比如法律、社会、经济、自然等，这就需要承包商与业主自觉承担不同风险。

二、合同归档与管理现状

（一）法律意识淡薄1.合同本文不规范合同项目如果缺乏严谨性，很容易产生误解与歧义，导致合同引发歧义。准确、明晰的文字能够正确反映出双方意图，保证合同有效订立。但是由于一些客观原因，导致一些条款中存在模糊不清的语句，对日后造成严重影响。2.合同有失公允从建筑项目施工文本角度来看，其中很大部分的条例是由发包方指定的，在签订合同时业主就会强加不平等条约，使业主具备不应有的权利。但是从承包商角度来看，多数情况下只强调应当履行的义务，却没有准确提及应当享有的权利。3.存在严重违约现象在工程建设过程中，常出现违约或者随意修改合同现象。常见违约行为有：业主不按照合同约定支付进度款；拖欠验收合格工程的工程款等。4.违法签订分包合同许多承包商为获得承包资格，用低价方式竞标。在中标后将工程肢解给其他非法且不具备施工资格的队伍，这就会给工程质量与进度造成严重影响。（二）不重视制度建设与合同管理由于分级、授权管理等多种制度缺乏健全的规范机制，这就导致建设中存在问题，通常表现为程序不明确、缺少执行制度等。（三）缺乏专业人才我国经济发达地区，工程归档与管理任务都是由专业人员负责，因为合同归档与管理具有一定技术性，必须由具备高素质、高修养的专业人才担任。相关从业者需要通晓法律，还应熟知项目运作规律。（四）缺乏归档管理重视度很多项目合同在管理时较为分散，对合同的归档也没有具体规定，导致合同履行缺乏严格控制，未能对履行具体情况进行总结与评估，导致合同管理过于粗犷。

三、解决建筑企业合同归档与管理具体措施

（一）加强合同意识合同是项目管理核心。在每个工程项目实施过程中，都需要承发包双发签订合同作为保障。合同内容包括工期、质量、价款、范围、内容等，要求双方必须自觉履行与遵守，并且承包商与业主能够在合同约束下调控运行状态。对管理目标责任进行分解，规范项目机构内部职能，紧绕合同内容开展各项工作。所以，无论承发包哪一方的管理，合同始终都是整个管理的核心。只有具备一定合同意识，才能减少与避免合同纠纷情况。很多承包商缺乏法律意识，这就导致他们所签订的合同条款经不起推敲，在违约责任方面，未能进行具体约定，导致工程纠纷的产生。所以，在合同签订过程中，承包商应当认真检查合同的严密性与合法性，减少纠纷因素，保证合同能够全面履行。（二）提高管理人员素质首先，需要选定好工作人员，在选择中企业领导可以根据合同管理人员应当具备的基本素养进行选择，通过竞争招聘或公开考评方式等，并且在使用中采用优胜劣汰原则，将优秀人才放在岗位上。其次，组织培训工作，可以根据市场与企业实际需求，组织管理人员进行培训，可以采用多种学习方式，比如听电视讲座、参加短期培训等。最后，选送人员进行深造，企业可以选择热爱社会主义且具有发展前途的管理人员进行深造。（三）对合同管理情况进行检查应当不定时对企业执行情况进行突击检查，及时纠正违反合同行为，严格贯彻落实相关规定。并且还应当对合同中提到的管理制度进行检查，对发现的问题进行及时处理，保证合同管理有序进行。保证双方履行义务，明确承发包具体的责任、权利、义务，是保证工程顺利进行的前提。在合同中应当明确指出双方的责任风险，明确权责关系，分摊项目责任。并且对合同中涉及到的权利与义务进行合理划分，是双方享有权利、履行义务的基础。需要正确处理纠纷，建筑由于建设项目工程周期长、工程量大、参与单位多以及项目接口复杂的特点，在工程建设过程中，能够对不同承包商、业主等多种关系之间的纠纷与争执进行协调。纠纷与争执协调尺度与依据是双方事先在合同中作出的承诺，比如不可抗力条款、索赔与反索赔条款等。

四、结束语

综上所述，建筑施工项目合同管理工作属于工程管理中的重要组成部分，同时也是工程建筑的核心部分。加强合同管理能够保障承发包商自觉履行义务，确保建设目标正常实现。

参考文献：

[1]左丽,苟永兵.建筑工程项目合同管理中存在的主要问题及完善策略[J].低碳世界，2018（02）：294-295.

[2]马跃浩.建筑工程项目合同管理中存在的问题和对策[J].财经界（学术版），2016（09）：118.

[3]张念伟.建筑施工企业工程项目合同管理的法律风险及防范[J].价值工程，2014，33（15）：92-94.

第2篇：合同归档管理范文

关键词：高校合同管理；内部控制设计；合同管理机制

一、引言

合同管理是高校经济活动的重要组成部分，是高校规范管理、依法治校的重要内容，是高校内部控制建设的重要环节，也是保障高校合法权益的有力武器。本文从高校合同管理的现状入手分析了高校合同管理意义、涉及类别及现存问题，提出了高校目前合同管理中存在缺少统一归口管理机制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系统防控等问题，导致高校合同管理内部控制存在一定的风险。鉴于以上问题和风险，本文通过对合同组织、合同订立、合同履行、合同归档评估等方面的业务流程梳理和内控环节设计，提出了应通过信息化的联动手段，逐步研究建立健全合同的归口管理、履行监控、拟定审核以及归档评估等机制，对合同管理进行一定规范，减少高校合同管理过程中面对的风险。

二、高校合同管理现状

(一)高校合同管理意义

合同管理贯穿于高校经济活动的始终，涉及高校日常管理的多项主要业务，需要单位各部门共同参与和管理。高校在经济活动中通过签订合同，规范合同双方的经济活动开展。一方面有助于高校防范法律风险，预防经济纠纷，维护合法权益，保证高校经济活动符合法律法规；另一方面有助于控制高校财务风险，通过合同管理帮助高校节省交易时间，降低交易成本，加速资金周转，减少费用，提高高校资金使用效率。同时，高校通过加强合同管理，可以有效协调高校内部各方关系，有利于提高单位内部管理水平，提升高校公共服务的效率和效果。

(二)高校合同涉及类别

本文所称的合同是指高校与其他法人之间的协议。根据合同订立的不同形式，主要包括书面形式、口头形式和其他形式订立的合同。高校经济合同一般以书面合同为主，即指通过合同书、信件和数据电文等可以有形地表现所载内容的形式而订立的合同。根据高校合同涉及的主要业务，主要包括科研合同、人事与劳动合同、教育合作合同、商标使用许可合同、基建合同、仪器设备租赁和不动产买卖、租赁合同、修缮合同、货物采购合同、技术服务合同、外事合同等。

(三)高校合同管理问题

1.缺少统一归口管理机制

根据财政部的内控基础性评价指标要求，高校应建立合同归口管理机构，且对所有合约展开集中划分与不断编号，针对法律关系较为复杂的合同资料，需要联合各机构展开集中审核。目前，高校合同由不同部门管理，未建立统一归口部门，例如，设备采购合同由资产管理部门管理、工程合同由基本建设部门管理、科研合同由科技部门管理、重大合同订立由学校法律事务室审核。合同不能统一归口管理和备案，管理方式方法不能统一，各部门工作职责分工不明确，组织领导与协调机制不完善，可能会造成多部门共同管理的边际盲区，影响公共服务的效率和效果。

2.缺失部分合同管理流程

根据财政部的内控基础性评价指标要求，高校应对合同履行情况进行有效监控，确定合约实施的责任人，以最快速度对合约施行状况进行审查、研究与验收，针对必须补充、变更或解除合约的状况，需要根据法律展开相应的审查工作。目前，高校合同管理制度和流程尚不健全，存在缺少合同验收和结算规定、未能实现合同管理与预算管理、收支管理相结合、缺少对合约签订、实行、变更状况等进行登记工作与管理工作，缺乏对合约按期进行划分汇总和归档管理、缺少关于涉密合同管理的具体规定、缺少合同纠纷管理规定等问题，合同管理过程中流程制度的缺失，会阻碍合同内控风险防控。

3.缺乏合同信息系统防控

根据财政部的内控建设要求，高校应以信息化为抓手，遵循内部控制的原则，全面识别和评估相关业务风险，梳理业务流程，通过对各个主要经济业务的流程衔接点，实现系统之间的联动效应，有效实现合同内控管理的信息化落地。目前，高校合同的信息化管理往往仅包括合同线上申请、线上审批等功能，缺少合同执行、结算、变更、备案、终止以及归档等程序的信息化管理，重要经济业务的信息系统未实现一体化，缺乏与收支、资产、采购等系统的链接，这就导致无法有效依据合同进行结算、无法以预算为来源进行管控等问题，会阻碍合同内控风险防控。

三、高校合同管理机制内控设计和措施建议

高校合同管理主要分为合同订立与履行两个关键流程。合约签订流程涉及合同调查、拟定文本、审核、签署等一系列程序。合约履行涉及合约实施、补充、变更、终止、纠纷解决、结算、归档及后评估等一系列程序。在合同管理的各项关键流程中，应确定业务流程和内控要求，按期审查与评估合同管理的薄弱流程环节，使用有效控制手段，最大限度避免风险出现的可能性，保障高校根本利益，达到预期管理目标。

(一)健全合同管理组织体系

对合同组织环节的控制是指对合同组织体制、制度流程、部门间沟通协调的内部控制。合同管理制度的规范和齐备、合同管理机构设置的合理和协调是合同内控风险防控的基础。

1.完善合同管理制度和业务流程控制机制

建立规范的合同管理制度和业务流程，实行合同管理的分级授权制度，明确上级单位、高校决策机构、业务部门、合同归口部门、监管部门的合同管理权限和职能，确保高校对外签订合同经过合法授权，不签订超出有关规定范围的合同；同时，高校应定期梳理合同管理各个环节业务流程，针对合同的风险领域查找、界定关键控制点，明确合同管理在各环节的关键控制要素，确保合同管理全过程的有效控制。

2.建立合同归口管理和岗位责任控制机制

高校应明确合同归口管理部门，设置合理的合同管理岗位，明确合同管理职责分工，建立合同归口管理制度，完善合同管理沟通协调制度。高校需要指定非合同执行机构的其他部门或者是独立的机构视作合同归口管理机构，对所有合同资料采取集中管理方式，构建财会机构和合同归口管理机构之间的协调制度，完成合同管理与预算管理、收支管理的有机整合。详细而言，应该确定不同环节的具体规定，参加重大合约的起草工作、谈判工作、审查工作与签署工作，参加高校合约纠纷的调节、仲裁、诉讼环节，定期或不定期地检查合同管理中的薄弱环节，高校需要科学设定相关岗位，确定合约的授权审批与签订权限，对专用章进行合理的保管，禁止未经授权私自以公司名义对外签署合约，禁止不法签署担保合约、投资合约和借贷合约。

(二)加强合同订立控制体系

合同订立环节控制是指通过开展合同策划与调查，规范合同谈判过程，明确合同文本拟定和审核要求，在权限范围内签署合同文本，对合同订立情况进行登记备案，确保单位合同订立过程规范有序。

1.建立合同策划和谈判控制机制

合同策划是合同控制的起点，高校应明确合同签订的业务和事项范围，凡是应当签订合同的业务和事项均应签订书面合同，严禁将需要招标管理或需要高级别领导批准的重大经济合约拆分若干小金额的经济合同，严格审核合同策划目标是否与高校职责使命和战略目标一致，加强合同的计划管理，防止因签订合同导致超计划投资、超成本支出。订立合同前，还应根据市场实际情况组建素质结构合理的谈判团队、选择适宜的洽谈方式开展谈判，充分做好签订合同的准备。

2.建立合同拟定和审核控制机制

高校在对外发生经济活动时需要拟定正式的书面合同，一般合同应由业务部门或项目负责人进行起草、归口管理部门审核，法律关系复杂的特殊合同或重大合同应由归口管理部门参与起草、法律管理部门审核，保证合同内容和条款的完整准确。合同拟定结束之后，高校的相关机构需要对其规范性、经济性、可行性和严密性进行严格审核，建立健全的审查控制或合同会审制度。

3.建立合同签署和登记控制机制

高校应合理划分各类合同的签署权限和程序，按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同，确保合同签署权限程序合理、登记备案手续完善。合同应实行合同连续编号管理，按照统一编号对合同订立情况进行登记，建立合同管理台账，合同经编号、审批及签署后，方可加盖合同印章。

(三)加强合同履行控制体系

合同履行环节控制是指高校借助对合约实施状况的监督，规范合同补充、转让和解除等合同变更程序，明确合同结算要求，妥善处理合同纠纷，详细登记合同履行和变更情况，确保高校合同履行过程管控严格。

1.建立合同履行监控机制

合同归口管理部门应当加强对合同履行情况的跟踪和监控，实行对合同从订立、履行到终结的全过程管理，确保合同履行环节得到监控与监督。与高校经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据并督促对方积极执行合同条款，保证合同有效履行。如果发现对方或自身因素造成无法按期履行合同的情况，需要以最快速度提示风险并马上使用相应对策止损。

2.建立合同变更控制机制

高校应结合自身实际情况构建合同履行监督审查机制，对合约实行过程中签署补充合约，或变更、解除合约等根据法规进行相应的审查。与此同时，需要确定合约终止的条件以及应当办理补充、变更、解除、终止的相关程序，安排专门人员对合约手续进行二次审核。

3.建立合同纠纷控制机制

当合同出现纠纷问题时，高校需要在规定期限内和对方进行商量与谈判。如若达到一致意见的，二者需要签署书面协议；如若经协商无法处理时，经办工作者需要向相关负责人进行报告，且按照合同约定选取仲裁或诉讼方法进行处理。高校应梳理可能存在的合同纠纷问题，明确合同纠纷类型和相关解决方法方式，建立健全合同纠纷管理方面的制度流程。

(四)建立归档评估控制体系

1.建立合同保管与归档控制机制

高校应在登记并统计合同订立、履行和变更情况的基础上，结合高校经济活动业务需要对合同文本进行科学分类和统一编号，按照类别和编号妥善保管合同文本，建立合同台账，并与合同订立、履行的全过程进行信息系统台账管理，规范合同查询、流转和借阅程序，对合同保管情况实施定期和不定期检查，确保合同保管安全可靠、查询快捷方便。合同履行完成后，合同管理人员应及时办理归档手续。

2.建立合同检查与评估控制机制

高校应建立合同管理检查评估控制机制，定期对全过程的合同管理总体情况进行分析评估，确保合同管理中存在的问题得到整改落实。具体检查评估合同签订是否符合程序、合同审核意见是否得到合理采纳、合同是否全面履行、合同纠纷是否得到妥善处理，对合同管理分析评估中发现的不足应及时加以改进。

(五)加强合同管理系统建设

加强合同管理系统建设，建立全程联动、模块衔接、信息系统控制机制，建议高校借助业界先进的内控管理信息系统，实现内控管理的一体化、可视化、自动化管理。将预算、采购、资产等管理模块与合同管理相连接，形成高校关键业务模块的信息系统联动机制，使“事前规划—>事中控制—>事后监督”有效衔接，实现以预算管理为主线、以资金管控为核心的合同订立及履行过程管控。

参考文献：

[1]财政部.行政事业单位内部控制规范(试行)[Z].2012-11-29.

[2]财政部,教育部.高等学校财务制度[Z].2012-12-19.

[3]方周文,张庆龙,聂兴凯.行政事业单位内部控制规范实施指南[M].上海:立信会计出版社,2013:68.

第3篇：合同归档管理范文

［关键词］合同管理系统;管理;合同管理

1背景

随着世界一体化的进程，中国经济不断完善和深入，致使企业对内扩大生产，对外加强合作，随之产生的是大量的合同。而一直以来，企业对合同管理方面都采用线下人工管理，面对数量剧增的合同，缺乏意识，处理效率低下，浪费了大量人力、物力，严重的可能会导致法律纠纷。如何进行有效管理、监督和履行合同逐步成为各项工作乃至整个企业能否平稳发展的重要关键。如今，正是合同管理中不断出现新问题，现代大型企业开始对合同管理业务越来越重视。大型企业对合同管理业务的需求是建立集中、统一的合同管理系统，满足各子公司、各部门制定各自合同管理流程需要、实现对合同查询与统计，实现单位、部门、合同类别等的不同维度的查询和统计，实现合同管理的一体化管理。这就需要运用先进成熟的网络技术，从而建立功能完整的合同管理系统。为了我国企业和各单位建设合同管理系统提供理论借鉴，大致总结了合同管理系统功能的设计。

2企业的合同管理系统功能阶段分析

基于此背景以及需求，对企业合同实施过程进行了解求证后，再对这一过程进行分阶段，然后整理各阶段的主要任务。在合同管理系统中，根据各阶段的主要业务，系统所能实现的功能有系统管理、基础信息管理、合同管理。梳理合同管理业务流程，从而实现各环节的业务过程的标准化和规范化。

2.1系统管理

系统管理是合同管理系统的基础，通过基础信息与企业实际发展的实际情况相符，及时修改系统功能结构和内容，有利于系统更加及时有效地服务于企业持续稳定的发展。系统管理模块主要包括机构管理、角色管理、用户管理以及权限管理。

2.1.1机构管理

要对系统进行分类，首先应按照企业机构设置进行分类管理(新增、修改、撤销、隶属用户等);其次可以采用名称、代码、类型等信息内容进行管理。这有利于企业在实际发展过程中，根据实际需要按照企业组织结构的实际变更，对系统对应内容作出相应的改变。

2.1.2角色管理

根据企业合同管理过程中实际发展需求可将用户角色定义为六类:集团领导、集团法务员、单位领导、单位法务员、部门领导和部门业务员。区分不同的角色信息，对角色设置相应的权限和操作，以便相应企业人员的权责在系统的操作与使用中的合理有效应用于实际。

2.1.3用户管理

用户管理是对系统的登录用户进行管理，即对企业使用该系统的用户的登录名、密码、姓名、性别、所在组织机构、职务电脑进行录入管理，从而确定用户所属角色，获得相应的权限。

2.1.4权限管理

权限管理是对合同进行分类别，按照企业性质对合同类别划分级别，一级合同为技术类、采购类、工程类和其他类;二级合同主要为买卖合同、租赁合同、仓储合同、委托合同、建设工程合同、供水、电、气合同等;三级合同一般为物资采购合同、配件采购合同、销售合同等。根据合同类别设置角色权限，处于不同角色的用户对合同的操作(查询、修改等)不同。

2.2基础信息管理

合同管理系统可分为两大部分———基础信息管理和合同管理，合同管理设计的功能主要为合同范本管理、合同相对方管理、合同信息登记、合同履行、合同变更、合同履行管理、合同监控、合同归档模块。

2.2.1合同范本管理

合同范本管理是为了规范合同、保持合同与管理系统、实施流程的相符，由公司管理相关人员创建和输入的合同规范性文本，以供合同的起草及减少输入工作的烦琐。而合同范本管理的职能并不能是这样浅层的，在大型企业中每年交易所签订的合同能以千为单位，若只是简单的合同规范及输入并不是有效的合同管理，规范性的合同范本在很大程度上符合法律规定，避免漏洞和不平等条款出现。合同范本主要由公司法律事务部以及合同管理相关人员共同创建和维护，前者注重于合同是否符合法律规定、双方交易是否存在漏洞和不平等条款，后者则是根据前者对合同范本进行维护及选择使用。

2.2.2合同相对方管理

合同相对方管理即业务员进行相对方信息管理(增加、删除、修改)，相对方的信息不仅包括客户名称、注册地址、法人等基本信息，增加对合同相对方的管理本质上是增加企业对合作单位的信用评估，即相对方的信息还包括往期合作评估信息，根据评估等级从而判定与相对方合作谨慎程度，以供系统管理人员查看。

2.2.3合同信息登记

合同信息登记是由单位法务员搜集有效合同信息后，进行合同关键信息和文本等信息输入，提交后进入审批阶段，由各部门领导、相关的管理人员以及高层领导进行审批。当合同进入审批阶段，所进行审核的管理人员可提出合同有异议条款，法务员最后审核时录入审核意见。

2.2.4合同变更

合同变更是由于客观环境发生变化而造成合同部分利益关系发生变化时，子单位或集团用户需要使用对合同进行变更，及时对系统进行相应调整。填写合同变更申请表，详细说明合同的基本信息以及变更的内容、理由，若是解除合同，则是填写解除理由以及后果评估，提交申请后，系统自动反馈给高层管理人员审核，判定合同变更情况，确定合同变更。

2.2.5合同履行

合同信息提交完毕后，建立合同履行单，相关业务由系统自动或手动(业务员负责)录入合同履行信息。合同履行是合同管理的关键环节，合同履行单的填写要实事求是，保证企业生产发展。合同履行管理是各单位对合同有效期内所需履行的任务进行管理。根据合同的周期设置节点，如验收日期、付款、质保金、审计预留等，实时对合同的节点进行检测，对未到达节点的合同发出履行的预警提示，起到对合同履行情况的管理。

2.2.6合同监控

合同监控即对合同进入履行阶段的全部履行情况进行监控，合同监控是辅助合同正常的履行。对合同进行定期更新的履行状态，管理员监控履行情况，法务员监控合同履行过程中是否发生问题，避免合同履行过程中出现法律纠纷的问题。增加法务员对合同履行情况的监控有利于规避合同风险，提前发现合同漏洞，及时反馈合同监控的法律环境情况，避免合同发生纠纷时企业才发现合同问题。合同履行完毕后，进入归档状态。

2.2.7合同归档

合同归档，即对履行完毕的合同进行统一管理，合同管理部门管理人员将合同归档信息录入，合同管理完毕。合同归档后将所履行和完成的合同按年或月生成合同管理报表，对合同管理报表进行统计分析，统计分析可以按集团或单位统计，通过输入集团名称或单位名称查询统计本集团或本单位年度、季度或月度的合同的签订以及各类合同的签订的情况，也可以按不同金额等级分类统计。整个合同管理系统不仅改变了以往人工管理合同的弊端，也补充合同管理中的法律缺陷。基于此，合同管理报表可以按被诉讼合同情况统计，反映给企业高层管理者企业往年合同签订的法律漏洞，有利于企业全方面的管理。

3结论

合同管理系统以合同信息为管理主线，围绕合同管理流程归纳合同管理系统的功能设计，将其应用到企业实际合同管理从而达到合同管理模式标准化、合同的集中管理、全方位合同管理服务、提高管理效率、管理精度和减少合同的法律纠纷的效用。本文主要借鉴现有的合同管理系统建设中的经验，加以思考和研究，从而对合同管理系统功能设计的概况。为今后各企业或各单位开发建设合同管理系统提供一些理论借鉴，加快合同管理系统在实际应用中的应用和完善，实现合同管理的标准化、规范化、自动化，促进现代企业的发展和进步。

参考文献:

［1］张梦晨.企业合同管理系统架构设计与实现［D］．北京:北京工业大学，2016.

［2］张明，白凤凯.装备采购合同履行监督风险管理研究［J］．国防技术基础，2009(2):3－6.

［3］郝瑞丽.国有企业合同管理系统的设计与实现［D］．济南:山东大学，2016.

第4篇：合同归档管理范文

关键词：公立医院；内部控制；合同管理

一、公立医院合同管理概述

公立医院合同管理包括合同起草、合同审批、合同签订、合同履行、合同变更、合同解除、合同监督和合同档案管理等活动，适用于以医院名义签订的经济、技术、医疗、科学研究等合作的所有合同。公立医院合同管理是全过程动态管理，包括签订前的洽谈以及草拟，签订过程中的合规性检查，还包括签订后的合同履行。一旦出现不利于合同履行的事项，要及时对合同进行修改或终止。公立医院合同管理是内部控制的重要内容，根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号），医院应从合同订立、履行、登记及纠纷管理等方面，梳理与合同管理有关的风险点，并且建立相应的风险控制机制。加强医院合同管理有助于预防经济纠纷，维护医院合法权益，促进医院对外经济、技术、医疗、科学研究等合作活动的开展，规范合作行为。

二、公立医院合同管理主要的内控风险

1.合同管理制度缺失。制度是单位运行的基础保障，合同管理制度是医院合同行为的依据，而目前合同管理却是多数公立医院内部控制建设的薄弱点。由于医院领导层面普遍对合同管理重视度不高，许多医院尚未建立合同管理制度或制度执行浮于形式。因此，合同管理无法与采购业务、资产管理及建设工程形成闭环式制度管控。2.合同归口管理混乱。合同归口管理是一项科学且细致的工作。合同应根据不同类型归属不同职能部门负责，全院的合同归档工作也应该由某一个科室牵头。目前多数公立医院合同管理混乱，职责分工不明确，合同分布零散，很容易造成多部门共同管理的边际盲区。很多合同原件在付款时放入付款凭证中，这不利于日常查询或检查使用。混乱的管理也不利于及时发现问题风险，规避纠纷。3.缺乏法律顾问支持。公立医院合同涉及金融、技术、医疗、科学研究、基建工程等各个方面，要保证各类合同合法合规，避免纠纷需要专业法律人士对合同条款进行全面把关。目前多数公立医院有合作的法律顾问单位，但多是面临诉讼时使用，并未在订立合同阶段请法律顾问。4.缺乏对合同的全过程管理。公立医院往往对合同预算立项和项目招标阶段较重视，对后续的履行情况却不够关注。合同签订后，履行是否在合同期内，承诺的培训是否进行，发生问题是否及时处理等问题常常无人追责。例如，某公立医院，价值500多万元的医疗设备合同签订如果3个月内不到货，要赔偿合同价款的3%。然而审计显示，合同签订后8个月才到货，十几万的赔款却无人追责，导致损失医院经济利益流失。5.缺乏信息化系统支持。公立医院整体信息化水平比较落后，常用的固定资产系统，财务系统尚且未达到现代化水平，合同管理系统更是手段落后。多数医院仍处于手机登记或简单的Excel表格登记，没有编码，检索关键词等信息，合同管理形同虚设。

三、公立医院合同管理实践模式

1.建立合同管理制度。建立合同管理制度是完善内部控制体系的重要工作之一。公立医院应当根据《内控规范》的要求，编写有正规发文文号合同管理办法，并在OA网。《合同管理办法》应当包括适用范围、各部门分工、合同签订与履行管理、变更和解除管理、档案和备案管理、检查和追责以及合同纠纷的处理，严格禁止先发生活动后补签订合同。2.建立合同归口管理机制。明确医院合同归口管理部门，对医院的合同事务实行审核把关、统一管理。具体负责的合同业务如下：医院办公室负责全院合同的归档工作，不同职能科室负责对其业务范围内的合同进行管理：人事部负责医院人事合同、劳动合同；财务部负责金融业务往来合同；科教科负责各类专业培训、合作办学、科研、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让等合同；医务部负责对口帮扶、医疗救助等合同；药学部负责药品采购等合同；医疗设备部负责设备及医用耗材、实际的采购及维护等合同；网络信息部负责电脑信息系统、设备及维护等合同；保卫部负责消防安全、安保物业等合同；采购中心负责招标立项采购等合同；医院办公室负责对外合作项目合同。各职能科室还应该建立合同管理台账，具体格式。3.发挥法律顾问的作用。充分发挥法律顾问的专业能力，每一类合同指定一名法律顾问作为法律把关，让专业的人做专业的事才能发挥最大化效益。同时，应鼓励科室人员学习法律知识，培养复合型人才。职能科室人员不仅要懂业务，还要了解经济以及法律知识，才能更好地为医院服务。4.加强合同全过程管理。合同全过程管理包括合同签订前、合同签订中、合同签订后三部分。签订前要申请科室提出需求，医院召集相关科室共同讨论得出会审意见。然后申请科室要与供应商进行磋商，初步确定合同条款后，交给法律顾问进行法律条款的把关，确认后方可进行签订工作。签订过程中，要注意法定代表人签字、盖章、附件等细节问题。合同签订后是最应该注意的地方，合同方是否按照规定履行合同，是否存在违规操作，及时发现引起合同变更的情况并纠正。同时，审计监察部门也要配合督促合同后续履行情况。5.加强合同管理信息化建设。信息化是实现现代化医院必不可少的工具，合同管理手段落后不利于推进医院整体信息化建设。因此，公立医院应引进先进的信息化管理软件，实现合同管理与财务系统、固定资产系统以及办公系统等多系统对接，形成内部控制要求的全过程闭环管理。同时，应培养信息化人才，提高医院医务人员整体的工作能力。

四、结语

在新医改不断推进的大背景下，公立医院合同管理越发重要。本文以内部控制风险为切入点，分析合同管理在管理制度、归口管理、法律顾问支持、全过程管理及信息系统支持等方面存在的内控风险，并提出公立医院合同管理实践模式。通过这些方面的实践，公立医院能够强化内部控制建设，规避风险，保证现代化医院的实现。

参考文献：

[1]张春廷.浅议行政事业单位合同管理内部控制[J].交通财会，2014，(11)：27-30．

[2]刘欣.医院合同管理内部控制的探讨[J].中国集体经济，2018，(31)：77-78．

第5篇：合同归档管理范文

关键词：合同管理；风险；防范

随着市场经济的迅猛发展，合同管理在企业中的地位及重要性日益凸显，防范合同管理中出现的各类风险，对企业的长期健康发展具有非常重要的意义。合同的内容及风险管理已经越来越被企业的高层管理者们所高度重视。为建立健全企业合同管理体系，提升合同管理水平，要对合同的审核、拟制、履约、归档等关键环节进行分析研究，制定规避风险的具体措施，确保企业在市场竞争中立于不败之地。

一、企业合同管理的重要性

在经济飞速发展的今天，市场经营活动给企业带来了无限的商机，这需要通过签订合同来规避其中的风险，并对合同进行有效的管理和控制，督促合同签约各方认真自觉的履行合同相关条款，安全真实的开展经营活动，因此合同管理就显得尤为重要。合同管理主要包括调研、谈判、草拟、签订、履约、变更、转让、终止，通过对合同的审查、监督和控制进行全过程、系统化、动态化的管理。合同管理能够让企业通过对合同条款的把控，及时调整市场策略，满足市场竞争需求，有效应对市场竞争中的各种风险，合同管理能加强企业的自身约束力，为企业的发展提供动力，使企业各部门在各个环节中有效地配合，从而使合同得到更加高效的履行，在激烈的市场竞争中，只有维护企业信誉、提高经济效益，加强合同管理，才能保证企业的合法权益不受侵害，有效的规避签约双方的各类风险，减少或避免合同各类风险给企业带来的不必要损失。

二、企业合同管理存在的风险

企业合同管理的风险蕴含在合同管理的全过程中，在全生命周期管理中的每一个环节都可能存在，其主要表现在以下几个方面：1.企业资格审核不严格如果合同签订前不严格审核对方资质，就无法了解对方的经营范围、信誉情况、履约能力、质量保证能力、是否具备特定资质、是否具备承担合同约定项目的能力，以及经营业绩是否符合部级行业标准、经营业绩是否符合招标要求，委托人是否具备权、有无越权问题等，若在未审核资质的情况下，盲目签订合同，对方就有可能无法按照约定履行合同中的相关条款，使企业遭受巨大的经济损失，造成人力物力等资源的浪费。2.合同条款约定不详细企业在签订合同时，经常因为合同内容及条款约定的信息缺乏明确性和完善性，或者文字不严密、用词含糊不清、模棱两可，导致存在严重漏洞，容易使人产生歧义，引发争议或者重大误解，甚至基本条款缺失、其他条款遗漏，尤其是违约责任划分不明确、质量责任表达不清晰，造成事后扯皮现象。还有在合同变更时，为了图一时的省事，没有签订合同变更协议，只是口头约定，没有留存书面证据，一旦发生纠纷就难以取证，难以划分责任，这些因为合同本身存在的缺陷就会给企业带来不必要的麻烦或经济损失。3.合同履约监管不到位合同在执行过程中，可能会遇到一些变化，尤其是重大项目、条款复杂且数量较多、有效期限较长的合同会因为不同原因发生一些情况和形式的变化，虽然合同在签订之前通过了合同审查，但合同审查仅仅是合同管理中的一部分工作，然而有很多企业认为合同管理就是合同审查，缺乏对合同执行过程的监管，导致企业的相关管理部门不能在合同的执行过程中依据合同中的条款对具体实施部门进行有效的管理和控制。4.合同归档管理不规范合同签订后，合同文本应该交合同归口管理部门登记编号，将原件进行归档，由档案管理部门进行集中保管。但是在有的企业中，这些合同签署后的管理相对比较混乱，合同签署完成后，不能及时将合同文本交给归口部门，导致不能及时归档，可能会扩大合同内容的知悉范围或造成合同文本的丢失，甚至不进行正规的审批流程私自复印合同文本，存在失泄密等重大安全隐患；合同借阅时，借阅人必须按照借阅制度完成审批手续，否则就会存在合同中商业和技术秘密被泄露的隐患。

三、加强企业合同签订全过程管理

为规避企业合同拟制、签订和履约全过程中的安全风险，企业必须做好以下工作：1.全面提供企业资格审核资料合同签订需要识别和防范合同风险，签约方需对企业资质和合同信誉等方面资料进行审查，企业应该在合同签订前详细提供企业基本情况、注册资金、财务状况、经营范围、经营现状、销售情况等方面的资料，确保签约方对企业资格审查不出漏洞，获得签约资格。2.详细拟制合同条款及内容企业应当根据自身业务特点和长期经营管理经验，在合同通用条款的基础上，修改适合本项目且用词恰当、条款清晰、责任分明、约束条件完善的专用条款，严格落实合同评审及审批制度，从而规避合同风险、使合同的准确性、严密性、合法性、有效性、可行性得到充分的体现，为企业的发展带来良好收益。3.完善合同履约监控和管理合同管理部门必须高度重视合同履行过程中的监管。企业在合同履约过程中，当遇到对方执行能力发生变化、对方或者本方违约等各种突发情况时，应及时签订相关补充、变更协议或解除合同，确保企业权益不受侵害，努力将各类风险降到最低。

四、企业合同管理风险的防范对策

1.加强合同管理人员教育培训教育培训是企业管理中的一项重要基础工作，也是企业实现“以人为本”管理理念的一项重要举措，通过定期组织教育培训，邀请相关法律专家对合同管理人员和相关业务人员进行授课指导，可以使他们的素质和管理水平在学习中得到大幅提升，掌握《合同法》的相关知识，提高法律意识和风险防范意识，也有助于强化相关业务人员对合同中存在的问题进行处理的能力和技巧，有效的规避合同实际操作中的风险，教育培训必须长期坚持不懈的进行，才能保证培训效果、达到教育的真实目的。2.建立完善合同管理机构有效的合同管理必须要有完善的合同管理机构作为前提保障，也是企业能够正常经营、提高经济效益的必备途径，完善合同管理机构要设立专门的合同管理部门，行使法律事务咨询、商务事务咨询、合同日常管理、合同风险管理等职能，进行全方位、智能化的有效管理，涉及合同的审批、签订、履行、监督、控制等环节，切实保证企业的相关政策、规程与合同法的法律法规相一致，企业经营活动顺利进行，有效的防范合同管理风险的产生、规避企业在市场竞争中的各类风险。3.制定健全合同管理制度制定符合企业自身特点、严密齐全的合同管理制度是企业合同管理实施的坚实基础，合同管理制度包含企业合同管理制度和合同风险防范内控制度两方面内容，合同管理制度使合同管理的全过程有法可依、有据可循，明确划分合同管理机构职责、确立合同审批及评审制度、完善法人授权书制度及合同专用章申请使用制度，有效的规范合同管理过程中各步骤的操作，而完善的防范合同风险内部控制制度则可以对企业经营的全过程进行监管和控制，通过改善企业内部管控的优良环境，使企业合同管理制度持续不断地完善和创新，为企业发展壮大创造有利条件。4.落实合同规范化管理合同的规范化管理，是提升合同管理效率的主要途径，只有规范化的管理，才能使合同有效、如期履行，因此就要求企业内部相关部门严格落实合同管理的相关制度和规定，任何人都有合同保密工作的义务。在合同归档时，应该及时，确保合同安全完好的交给档案管理部门，借阅使用时，必须认真办理借阅审批手续，使用完毕及时归还，控制合同内容的知悉范围，杜绝失泄密事件的发生。

参考文献

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[2]赵吉春.企业合同管理中常见风险及防范[J].工业c，2016，（8）：39.