公司办公室搬家准备工作流程 行政办公室搬迁

2023-07-02 02:50:00 来源 : haohaofanwen.com 投稿人 : admin

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公司办公室搬家准备工作流程

一、前期准备:

1、迁址通知发布

2、落实新办公室内装细节

3、确认座位安排

4、设备/物品/文件/档案/资料整理与打包

5、搬迁线路,搬运与还原

6、新办公室网络、电话移机落实,确保畅通

二、具体流程

1、整理

① 现有固定资产、低值易耗、礼品或物资进行清点;设备及物品清点、统计和造册;

② 文件柜(资料)及物品清点、统计和造册,对于计划废弃的文档进行检查及甄别梳理;

③ 员工个人物品自行整理,做好标记,柜子/桌子内的物品必须全部清空,个人办公电脑/电话机/电子设备,由IT人员指导拆卸,以免零件及数据线丢失。

2、打包

① 准备纸箱和气泡纸,员工将个人物品装箱、封口,并做好标记(部门、姓名、物品名称);

② 公共区域物品由行政统一安排打包,并进行编号;

③ 移动硬盘、U盘、重要文件及其他物品随身携带;

④ 领导办公室由指定人员协助整理和打包,并做好标记;

⑤ 行政对各部门物品进行清点,登记物品数量信息,各部门负责人进行全程监督与协调(重要文档可扫描仪电子化保存)。

3、搬运

① 搬运方式:雇用搬家公司;

② 指定新、旧办公室现场搬运总指挥/负责人,分发新办公室布局图;

③ 整体按照先文件/杂物,再办公桌椅/家具,后电脑/打印机顺序分部门搬运;

◆第一次:各部门不常用档案文件、资料分门别类整理、打包、编号;

◆第二次:需要转移的办公家具进行拆装,零部件进行分类装取;

◆第三次:电脑、打印机、投影仪、机房设备、个人文件及物品等;

④ 各部门组织人员全程跟踪,在装车(物品装发记录)、运车、卸车(清点,核对所搬运的物品及其数量)、上下楼以及办公室内摆放等环节都需做好跟踪工作,防止物品损坏和丢失;

⑤ 重要和易损物品由公司自有车辆组织搬运,装箱时采取保护措施,并进行醒目标注;

⑥ 搬迁时间尽量避开上下班高峰期,以免影响搬迁进程。

4、还原

① 按新办公室布局图摆放各自物品至指定位置;

② 行政负责公共区域布局还原;

③ 现场总指挥/负责人做最后确认,确保无物品丢失/遗漏;

④ 行政集中统一回收垃圾并进行处理垃圾;

⑤ 确保恢复各自办公区域至正常办公状态。

5、开工

选择吉日吉时,开门大吉。

(可准备开业纪念小礼物,派发给员工、物业、访客等)


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