合同编号和项目编号的区别 合同编码的重要性

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合同归档管理

1、归档逻辑：可根据合同种类、合同金额、合同提交部门、合同签署时间等自定义规则，可多要素同时记录，便于后期精准查找。大公司在后期肯定有一个大型档案室，用来存储合同。

2、每份合同需要拟定唯一身份代码，可以是自行编译的字母+数字组合字段，该处可根据自身需求不同选取最合适的编码规则。

3、纸质档案按照归档逻辑进行存库，需严格按照归档规则进行排列，以降低后期调阅花费的时间成本。如果没有规范的编码，二次查询时则可能需要大量人员去翻箱倒柜，甚至还找不到所需合同。

4、电子档案按照归档逻辑进行存库，用标准的编码规则，通过系统生成唯一编码，最终签署成功后按所生成的编码规则进行归档。

“合同管家”则可根据企业的自身需求创建规则，生成唯一编码。后续仍可用此编码来进行跟踪，例如便于快速调取合同内，申请合同对应的款项、发票、项目关联等问题。如果企业不能确保每一份合同编码的标准和唯一性，可能会给其他成员伪造合同，冒名签署的问题，又不能给自己证明此合同非正规流程，证明并无此合同产生。

"老干妈与鹅厂"的案例就是最好的例子，企业如果没有操作日志留存来证明自己内部并无相关人员有过签署该合同。最终老干妈内部提供了相关的文件、资料证实了实情真伪后，有效杜绝掉了一次“碰瓷”事件。所以说合同对于保护双方的权益来说十分重要，对于一些大公司，其合同更是种类繁多，这就需要对合同进行妥善的保管，以及对合同进行归类管理。

1、制定目的：使公司合同编号管理合理化、制度化、规范化。

2、适用范围：本公司合同编号的管理，除另有规定外，依照本办法处理。

3、权责单位

(1)招投标部负责本办法制定、修改、废止的起草工作。

(2)总经理负责本办法制定、修改、废止的核准。

4、合同分类 根据公司实际情况，对合同做下列分类：

(1)销售合同;

(2)采购合同;

(3)担保合同;

(4)委托合同;

(5)租赁合同;

(6)技术合同;

(7)承包合同;

(8)工程合同;

(9)其他合同。

二、文件编号管理

编号原则合同编号分为四部分，分别由项目分类代码-合同分类代码、合同签订年月日、合同流水号组成。

1、第一组代码。

第一组代码代表项目分类代码。具体分类代码为：

（1）合同管家使用“HTGJ”

（2）转转大师使用“ZZDS”

2、第二组代码。

第二组代码代表合同分类代码。合同具体分类代码为：

(1)销售合同使用“XS” ;

(2)采购合同使用“CG” ;

(3)担保合同使用“DB” ;

(4)委托合同使用“WT” ;

(5)租赁合同使用“ZL” ;

(6)技术合同使用“JS” ;

(7)承包合同使用“CB” ;

(8)工程合同使用“GC” ;

(9)其他合同使用“QT” 。

3、第三组代码。

第三组代码代表合同签订年月，以合同实际发生的年月日为准，示例：20210701

4、第四组代码

第四组代码代表合同流水号，采用三位数字，示例： 001 号。

5、连接符

为了更好的区分合同编码类型，才有连接符“-”进行隔断与链接

合同编号组合示范

以销售合同为例： HTGJ-XS-20210701-001 号或者 ZZDS-XS-20210701-001 号

对企业：合同编码既能有效证明合同的正规流程产生的，对印章管理员：又能确保企业内部的对合同用印情况了如指掌，还能有效拒绝合同被篡改问题。通过“合同管家”创建的自定义编码规则，降低业务员学习成本以及容易出现重复问题，帮助企业管理员更好的落地实施合同管理标准制度，后期的查阅、归档、分类、保存、销毁等有更加明确的处理方法。

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