合同归档整理流程(合同档案整理归档工作)

下面是好好范文网小编收集整理的合同归档整理流程(合同档案整理归档工作)，仅供参考，欢迎大家阅读！

合同、协议作为企业档案中一个特定的类别，是企业档案的重要组成部分。如何对企业合同档案进行整理归档呢？我们一起来分享。

一、分类

以地产企业合同为例，按业务性质分，主要有以下类别：行政事务类（或综合管理类）、人力资源类、财务管理类、项目工程类、项目营销类等。如下图：

按以往手工操作的方式，这个分类可以更细，比如项目工程合同还可以细分为：征用地、拆迁合同，勘察、设计合同、施工合同、监理合同，采购合同，配套合同，其它工程类合同等，以方便手动查找。

而在电子化越来越深入发展的今天，不需要太细的分类便可实现快速搜索、提供利用，建议合并一些分类，比如项目工程合同，可以项目为单位，所有合同按时间顺序，一个流水号排下来。既方便整理归档和利用，也可避免因分类界限不清而产生的为难纠结和不便操作。

二、组件

与合同文本一并存档的，往往还有审批流程、合作单位资质文件等附件，建议与合同作为一个整体，组成一件归档。排列顺序：审批流程+合同原件+资质文件及其它附件，如图示：

三、档号

在《编号》篇里，我们分享了“项目代号-分类号（类别号）-序列号”三段式档号编制方法，用铅笔标注在每件合同首页右上角。

也可以自行设置并打印封面，合同主题、档号等信息体现在封面上，以便更直观的了解档案内容，更好的保护档案，且更整齐、美观。

四、页码

现在有数字印章、页码器等手动或自动工具用以标注页码，使用起来很方便。但还是建议用铅笔手写标页码，一方面可以维护档案原貌，另一方面必要的时候便于更改。

页码以件为单位，从组件后的第一页起，用阿拉伯数字标注在合同件每页正面右下角、背面左下角。

五、装订

装订前先提醒同伴们，要把整理好的合同文件扫描下来再进行装订，以备电子件归档和使用。

这里推荐使用线装，因为现在的金属装订用具虽经改进，不易生锈，但实际工作中发现，2016年到现在的档案，很多用订书钉、曲别针、大头钉、小夹子等固定的文件，已有锈蚀的痕迹。还是线装比较安全、保险。

六、目录

合同目录内容主要有：序号、文件编号、责任者（签约双方或多方单位名称）、合同金额（标的）、签订日期、页次等，须填写完整。（参见《编目》篇）

七、装盒、入柜

盒内合同按档号顺序排列，最上面放置目录，最下面放置备考表。填写盒脊、盒面内容，或打印粘贴。（《整理》篇里有描述，这里不再赘述。）

柜内文件按盒号顺序排列。

对于其它业务合同档案的整理归档，操作方法可能有所不同，但套路是相通的，可根据工作实际和个人习惯，在不偏离规则的范围内加以变通运用。