怎样签订采购合同 4.2 采购合同签订的

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4.2　采购合同签订的 6 个步骤

4.2.1　拟订采购合同

拟订采购合同是指对合同进行草拟，将双方谈判中达成的协议以文字的形式，在法律允许的范围内进行规范和约定。

采购合同的拟订需要对甲乙双方协商的内容进行明确阐述。采购方（甲方）的内容包括：认购商品的具体名称、规格、质量、数量、供货时间和地点，以及当面告知、电话沟通、电子邮件沟通或其他书面形式约定的内容。

供应方（乙方）的内容主要包括：供货责任和违约责任。供货责任是指因产品质量、包装、产权标识或侵权等问题，给甲方及消费者带来经济、名誉或人身损害，乙方都应承担由此引发的一切经济责任和法律责任，包括产品的送检费和抽检费。违约责任是指订单中如果有与合同规定不符的，比如，产品质量以次充好、包装不严等，乙方除了要按原要求及时弥补外，还要承担违约责任，情节严重致使甲方名誉受损的，可冻结乙方所有未结货款，并终止合同。

下面将合同在拟订过程中可能涉及的主要条款进行详细阐述。

（1）合同所列产品基本情况

产品的基本情况包括产品名称、代码、规格及其价格明细，具体如表 4-1 所列。

表 4-1 合同所列产品基本情况

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（2）订单与交付

订单与交付须在合同范围内进行，包括符合合同内所有产品的价格、类型、规格和材质的规定，甲方若想采购合同内规定产品，需要向乙方发送「采购订单」。

「采购订单」只有在甲方经过授权且签字盖章的前提下，才能在本合同范围内有效。

采购订单的内容，如表 4-2 所列。

表 4-2 采购订单的内容

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乙方接到甲方的订单后，通常有两种情况，即乙方接受或拒绝接受，但无论哪种回复，都必须在满足本合同规定的情况下，由乙方做出及时回复确认。但是如果乙方拒绝该订单，应在接到该订单 1 个工作日内通知甲方并书面说明理由，否则，视为乙方全面接受该订单。

因销售、维修等方面的需要，导致合同规定产品出现紧急需求时，甲方可随时向乙方发出「紧急订单」，乙方接到甲方的订单后应积极响应该「紧急订单」，并在 1 个工作日内进行确认及回复。如乙方未在规定时间内进行答复，视为乙方全面接受该「紧急订单」。

乙方应严格按照「采购订单」及「紧急订单」中确定的合同产品、规格、供货数量、时间及地点来交付。主要分为以下两种情况。

① 交付前，乙方应提前 2 个工作日向甲方提交「送货预约函」，确认到货信息。

② 交付时，乙方应随货向甲方提交「产品检验报告」及「产品交接单」。

（3）采购返利

在合同期内，根据甲方的累积采购量，乙方有责任承诺给予其阶梯式返利。根据不同的计算依据，返利比例也不一样。一般来讲，返利有两种计算依据：一是累计采购金额；二是累计采购量，或者两者兼具。

若按照采购量计算，累计的采购量往往以甲方发出的订单数量为准，一旦价格到达返利阶梯，则重新按照新价格计算价格。

若按照采购累积金额计算时，其结果需要在采购量的基础上，乘以合同单价，达到返利阶梯时直接从付款中扣除。

两者兼备的情况，比较少见，如果出现该情况，则采购返利总金额为累计采购金额返利与累计采购量返利之和。

（4）支付与保证金

支付需要在甲方达到结算条件后进行，结算条件指的是甲方接受物料后验收合格，开具入库验收合格证明。结算方式往往有很多，如银行转账、银行承兑或按照商定的其他方式进行结算等。

关于支付条件需要注意几点：订单验收合格，首次付款在 15 天以后按照金额的 50% 计算，第二次付款于三个月内支付剩下的 50%。增值税发票由乙方向甲方开具并经过甲方同意才能生效。

对于那些长期合作的供应商，需要由甲方交付一定的履约保证金，一旦交易货款算清，即最后一批物料的质量保证期满后，则这笔保证金会悉数退还给甲方。

（5）售后争议处理

交易难免会出现意外情况，比如乙方到货延误，耽误了甲方的最佳销售期，或者物料中出现残次品等，致使甲方有一定程度上的损失。这时甲方有权从付款中扣除一定的金额作为实际补偿。而扣除的金额到底怎么算，具体可参照《供应商管理条例》。

某些入库验收的物料，在被甲方重新加工再生产过程中，出现生产难以进行的问题，如果是乙方操作不当造成的，在接收到通知时，乙方应立刻派技术性人员到现场解决问题。对于甲方销售所需要的各项认证及出口单据和证件的准备，乙方都应该积极配合。

（6）署名部分

最后是拟订采购合同的署名部分，具体内容从合同的生效期开始，包括开始时间和结束时间。

需要注意的是预留合同为一式三份，乙方保留一份，甲方要保留两份，并由法定代表人或授权代表签字盖章。

4.2.2　提交审批采购合同

采购合同审批这一环节很重要。为了降低企业经营风险，保证购买到性价比更高的原材料，同时确保原材料能够按质按量交付，必须提高采购合同评审流程的规范性和准确性。

合同订立审核过程必须要经过一个流程，这不仅是为了规范企业的合同订立行为，也能借助有效的法律手段维护企业合法效益。此外，特别是企业一切对外合同都要提请企业外聘的法务顾问审核，并且出具「无异议」的法律意见后，才能报交给总经理签字盖章。

为确保合同流程审批的规范与有效，合同经办人须在合同后面附上合同评审表，经相关部门及人员审核确认后才能最终签订。

（1）不同类型合同的审核

法务部会对不同类型的合同进行审核，主要包括业务类合同、非业务类合同。具体如下。

① 业务类合同。业务类合同，顾名思义是与企业业务相关的各类合同，包括借款合同、信息咨询服务合同、金融服务合同、合同抵押服务、个人出借服务合同与保理业务、私募基金业务等有关一系列合同或资料。业务类合同的提出者为法务总监或副总监，由业务需求部门通过企业邮箱向其提出，先由法务部人员初次审核，审核完毕后交给上级领导复审，然后把领导意见统一一下，回复给业务部门，其初次审核的时间期限为 2～3 个工作日。

② 非业务类合同。非业务类合同适用的范围较为广泛，一般是企业为了开展业务所需签署的各类合同，包括租赁合同、装修合同、采购合同与服务类合同等。其审核流程与业务类合同基本一致，不一样的是非业务类合同审核的时限为一个工作日，只有重大复杂的事务才需要三个工作日。