公司采购需要合同吗 采购就一定要签订合同吗

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学员提问：

您好！

采购就应该签订合同吗？

我刚从别的部门调任供应链部，部门的采购除了生产物资签订合同，我发现还有几个问题：

1. 很多零碎的东西大家都不签合同；

2. 或者有些采购签供应商的合同，也不审核；

3. 有些合同盖部门章不是合同章；

4. 还有就是在扫描件上盖章，而不是在原件上。

答复：

同学，你好。

你的这个问题非常棒，很多公司都存在你讲的这个问题。

一句话，就是“合同管理不规范”。

不签合同或合同签署不规范，会产生很多“漏洞”，带来非常大的风险。

不签合同，从供应商管理看，没有合同，与供应商产生纠纷时没有依据、合同条款不严谨、索赔时没有力度。

从内部管理上看，不签合同，很多“花费”没有被统计，管理上“看不见”，会产生很多价值漏损，盖章不明确，内部也会出现很多“权责不清”的现象。

就你询问的几个问题，我的回答如下：

01

是否所有采购项目都需要签订合同？

不一定。

因为签订合同，流程复杂，很多事情耽误在“走流程”上，增加了管理成本。

签还是不签，一般都是公司做一个“规定”。比方说总金额2000元以上，或10000元以上，把这个规定写在公司的流程文件中。

直接材料总金额肯定超出这个金额，所以直接材料，一般都会签署合同。但一些大公司的合同文本非常“严谨”，显得“冗长”。

间接材料，或者说非生产性物料，采购金额小于规定额度时可以不签合同。但请注意，不签合同，仍需对他们进行管理，有些公司规定了“零星采购流程”，规定了临时的、小额的、紧急的物品采购流程。

02

签供应商合同还是采购方合同

签署供方提供的合同，这不是问题。从法律上讲，只要“双方协商一致”即可。

问题是，作为采购一方，是否认真审核了供应商提供的合同？

如果没有认真审核，可能会有很多问题，所谓“合同处处有风险，小心条款”。

如果审核发现问题，那就应该与供应商磋商，如果没有问题，就可以签署。

审核时，可以重点查看“违约条款”、“质量保证条款”。“审核”也是需要“流程”的，公司应该明确规定审核合同的权限，分级、分类进行审核。

当然，从实践中，人们总是期待签署自己一方起草的合同，因为自己起草的合同，往往对己方“有利”。

03

盖合同章，还是公司章、部门章？

从合同法要求看，合同成立的条件，并不是盖哪个章，而是要求必须有“要约”和“承诺”。

邀约是一方当事人以缔结合同为目的，向对方当事人提出合同条件，希望对方当事人接受的意思表示。

发出要约的一方称要约人，接受要约的一方称受要约人。要约是要约人一方的意思，表示必须经过受要约人的承诺。

简单说，“邀约”就是订立合同的意思表示，“承诺”就是同意订立合同的意思表示，“盖章”就是这种“意思表示”。

法理上，公司是一家法人单位，公章是在工商、银行等有关部门备案的，只有公司公章代表公司，部门章仅是代表部门，对外不能代表公司，不能承担“法人义务”。

但，有些公司非常大，频繁使用公司章非常不方便，就通过内部流程文件“授权”的方式，刻了部门章，或者业务非常频繁，就刻了合同章，通过内部流程文件规定了合同章和部门章的权限。

如果没有明确的规定，盖章就无法可依，极易带来混乱。今天盖这个章，明天盖那个章，带来不可控的风险。

所以，不管是公司章，还是部门章、合同章，公司都会规定“审批权限”，规定什么样的业务盖什么样的章，并且只有获得授权人的签批，才能盖这个章。

04

扫描件还是原件盖章？

法理上，不管是什么件，只要是“真实意思表示”就可以。

“真实意思表示”是合同法的规定，但实践中怎么证明呢？有时是有难度的。所以一般公司都要求“原件”。

但近些年，技术发展了，人们使用“电子版”越来越多，所以现在法律规定，电子的也是有效的。因此，扫描件也是没有问题的。

当然，人们有时会担心PS，所以操作时，大部分情况下，还是使用“原件”。

其实法律上也承认“口头合同”，之所以签署书面合同、盖章，这些都是为了规避风险，确保是“真实意思表示”，也就是确保是“真的”。

为避免不同人、不同时候大家对合同形式、合同内容理解不一致，尤其是为了避免“捣糨糊”，恶人“钻空子”。

我的建议是，签署书面合同要求原件，尤其是第一次交易时、金额较大时