采购要签合同吗 采购就一定要签订合同吗
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一句话,就是“合同管理不规范”。
不签合同或合同签署不规范,会产生很多“漏洞”,带来非常大的风险。
不签合同,从供应商管理看,没有合同,与供应商产生纠纷时没有依据、合同条款不严谨、索赔时没有力度。
从内部管理上看,不签合同,很多“花费”没有被统计,管理上“看不见”,会产生很多价值漏损,盖章不明确,内部也会出现很多“权责不清”的现象。
就你询问的几个问题,我的回答如下:
01是否所有采购项目都需要签订合同?
不一定。
因为签订合同,流程复杂,很多事情耽误在“走流程”上,增加了管理成本。
签还是不签,一般都是公司做一个“规定”。比方说总金额2000元以上,或10000元以上,把这个规定写在公司的流程文件中。
直接材料总金额肯定超出这个金额,所以直接材料,一般都会签署合同。但一些大公司的合同文本非常“严谨”,显得“冗长”。
间接材料,或者说非生产性物料,采购金额小于规定额度时可以不签合同。但请注意,不签合同,仍需对他们进行管理,有些公司规定了“零星采购流程”,规定了临时的、小额的、紧急的物品采购流程。
02签供应商合同还是采购方合同
签署供方提供的合同,这不是问题。从法律上讲,只要“双方协商一致”即可。
问题是,作为采购一方,是否认真审核了供应商提供的合同?
如果没有认真审核,可能会有很多问题,所谓“合同处处有风险,小心条款”。
如果审核发现问题,那就应该与供应商磋商,如果没有问题,就可以签署。
审核时,可以重点查看“违约条款”、“质量保证条款”。“审核”也是需要“流程”的,公司应该明确规定审核合同的权限,分级、分类进行审核。
当然,从实践中,人们总是期待签署自己一方起草的合同,因为自己起草的合同,往往对己方“有利”。
03盖合同章,还是公司章、部门章?
从合同法要求看,合同成立的条件,并不是盖哪个章,而是要求必须有“要约”和“承诺”。
邀约是一方当事人以缔结合同为目的,向对方当事人提出合同条件,希望对方当事人接受的意思表示。
发出要约的一方称要约人,接受要约的一方称受要约人。要约是要约人一方的意思,表示必须经过受要约人的承诺。
简单说,“邀约”就是订立合同的意思表示,“承诺”就是同意订立合同的意思表示,“盖章”就是这种“意思表示”。
法理上,公司是一家法人单位,公章是在工商、银行等有关部门备案的,只有公司公章代表公司,部门章仅是代表部门,对外不能代表公司,不能承担“法人义务”。
但,有些公司非常大,频繁使用公司章非常不方便,就通过内部流程文件“授权”的方式,刻了部门章,或者业务非常频繁,就刻了合同章,通过内部流程文件规定了合同章和部门章的权限。
如果没有明确的规定,盖章就无法可依,极易带来混乱。今天盖这个章,明天盖那个章,带来不可控的风险。
所以,不管是公司章,还是部门章、合同章,公司都会规定“审批权限”,规定什么样的业务盖什么样的章,并且只有获得授权人的签批,才能盖这个章。
04扫描件还是原件盖章?
法理上,不管是什么件,只要是“真实意思表示”就可以。
“真实意思表示”是合同法的规定,但实践中怎么证明呢?有时是有难度的。所以一般公司都要求“原件”。
但近些年,技术发展了,人们使用“电子版”越来越多,所以现在法律规定,电子的也是有效的。因此,扫描件也是没有问题的。
当然,人们有时会担心PS,所以操作时,大部分情况下,还是使用“原件”。
其实法律上也承认“口头合同”,之所以签署书面合同、盖章,这些都是为了规避风险,确保是“真实意思表示”,也就是确保是“真的”。
为避免不同人、不同时候大家对合同形式、合同内容理解不一致,尤其是为了避免“捣糨糊”,恶人“钻空子”。
我的建议是,签署书面合同要求原件,尤其是第一次交易时、金额较大时。