银行行业规章制度 商业银行要有规章制度的的管理制度

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商业银行规章制度管理规定

第一章总 则

第一条目的

为了规范XX商业银行（以下简称“本行”）的体系文件管理，确保各部门、各支行使用的文件均为有效文件，防止误用过期失效文件，制定本程序。

第二条范围

（一）本程序明确了本行管理体系文件控制的职责、程序、内容和要求。

（二）本程序适用于本行管理体系文件的控制，文件可以是纸质、电子媒体等其它形式。

第三条术语与定义

文件指信息及其载体，本文中的文件是指体系文件、外来文件、行政公文，记录表格等。

第四条内控政策

严格保密、科学管理、适时评审、确保适用。

第二章职责与权限

第五条各部门、各支行负责本部门有关的管理体系文件的编制、修订、审核、执行和管理。

第六条办公室负责质量手册的组织编写、打印、发放和存档；负责外来行政公文的识别、发放和管理。

第七条风险管理部法律合规中心负责合规手册、内控手册的组织编写、程序文件、管理规定和操作规程的合规性审查；负责组织各部门对文件的适用性、充分性进行评审。

第八条信息科技部负责科技管理手册的组织编写。

第九条主管行领导负责管理规定和操作规程的审批。

第十条管理者代表负责质量手册、合规手册、内控手册的审核和程序文件的审批。

第十一条董事长或授权行长负责质量手册、合规手册、内控手册政策等文件的审批。

第三章内容与要求

第一节 编 写

第十二条文件和资料的分类：

（一）金融服务质量手册、合规手册、内控手册；

（二）程序文件；

（三）管理规定、操作规程等操作文件；

（四）本行行政公文；

（五）外来文件：国家、行业、地方性法律、法规、规章和标准；外部有关部门下发的政务文件、业务文件等；

（六）本行记录表格。

第十三条受控文件的范围和分类，本行受控文件为：

（一）质量方针、质量与内控目标、岗位说明书；

（二）金融服务质量手册、合规手册、内控手册；

（三）程序文件；

（四）管理规定、操作规程等操作文件；

（五）国家有关法律、法规、规章和标准；

（六）银行业有关规章、标准和规范性文件；

（七）辽宁省有关法规、规章和标准；

（八）本行记录表格。

第十四条文件的编号。

（一）质量手册、合规手册、内控手册、程序文件的编号。

1.质量手册、合规手册、内控手册、程序文件的编号规则如下图所示：

2.依此编号规则，质量手册编号为：PJCB-Q-101，合规手册编号为：PJCB-O-101，内控手册编号为：PJCB-C-101。对于内控体系和质量体系共用的程序用“QC”表示，如文件控制程序编号为：PJCB-QC-201，其他文件依此编号。

（二）管理规定和操作规程的编号

1.管理规定和操作规程的编号规则如下图所示：

2.部门具体编号为：

SJ—审计稽核部 GS—公司业务部 XW—小微业务部

GR—个人业务部 YG—运营管理部 XK—信息科技部

XG—信贷管理部 JC—计划财务部 FG—风险管理部

BG—办公室 RL—人力资源部 JJ—纪检监察室

DQ—党群工作部（兼品牌文化部） AB—安全保卫部

（三）流程图、风险控制要点及支持性记录的编号规则如下图所示：

第十五条编写职责分配

（一）质量手册由办公室组织编写，管理者代表审核，董事长或授权行长批准实施。

（二）合规手册、内控手册由风险管理部法律合规中心组织编写，管理者代表审核，董事长或授权行长批准实施。

（三）程序文件由各部门负责编写，各部门负责人审核，管理者代表批准实施。

（四）管理规定和操作规程由各部门组织编写，各部门负责人审核，主管行领导批准实施。

（五）本行行政公文。

本行行政公文按照《公文管理规定》进行编写。

（六）外来文件：

1.外部有关部门下发的文件（除党委、纪委、工会文件外），由办公室负责收集、登记，提出处理意见交总经理审核后，由行领导决定是否转发或其它实施方式；

2.办公室负责每年对外来行政文件的有效性和适宜性进行一次评审，并对不适用的外来文件进行隔离处置；

3.国家、行业、地方性法律、法规、规章和标准按照《适用法律法规和其他要求控制程序》要求进行识别与审批。

第十六条体系文件的状态控制。

（一）体系文件的控制状态分“受控”和“非受控”两类。文件在管理体系内使用时为受控版本，当文件发生更改或作废时通知到全部使用者；提供给其他单位或顾客时为非受控版本，当文件发生更改或作废时不通知使用者；

（二）办公室负责确定本行的《受控文件清单》，受控文件清单应正确反映文件编号、修订状况，以便使用有效版本，并在受控文件上加盖“受控”印章；

（三）各部门、各支行的《受控文件清单》由各部门、各支行确定。

第二节 合规性审查

第十七条合规管理部对报送需合规性审查的文件从以下方面进行审查：

（一）是否违反法律、法规的规定；

（二）是否符合银监会、人民银行及其他监管部门规章的要求；

（三）是否存在法律风险，对法律风险的控制措施是否恰当；

（四）是否与其他文件（手册、程序文件、管理规定和操作规程）的内容存在冲突；

（五）其他需要符合的内容。

第三节 审 批

第十八条文件起草完毕后，合规管理部进行合规审核，行领导逐级审批并提出建议。

第十九条文件的评审与更改。

（一）评审、更改时机及要求。

1.管理评审时评审、更改。文件一般每年评审一次，管理者代表每年年底或在管理评审会上，安排风险管理部法律合规中心组织各部门对文件的适用性、充分性进行评审，识别文件更改、更新的需求并予以实施，合规管理部对评审后文件进行合规审查，使文件保持有效性和适用性。必要时可提前评审、更新并再次批准。

2.日常工作中评审、更改。

工作中发现文件不适用时向文件主管部门提出书面申请，由文件主管部门组织进行评审，识别出文件更改、更新的需求并予以实施。评审后文件报风险管理部法律合规中心合规审查后方可进入审批环节。

当外部法律法规、监管规章发生变化时，风险管理部法律合规中心将合规管理的要求传达到各文件主管部门，并要求各主管部门对其编写的相关文件进行合规性评估。经评估，文件主管部门认为执行中的文件需要修订、废止的，应拟定修改、废止意见，送风险管理部法律合规中心进行合规性审核后，进入审批环节。

（二）更改手续。

文件在使用中若需更改，经部门负责人审核后填写《文件更改审批表》，经相关领导批准后实施更改，各单位签收后，依据更改内容在原文件处更改或换页，做好更改记录，同时交回作废页或作废文件。

（三）更改审批要求。

文件更改一律按原审批程序由原审批人员审核和批准，原审批人离岗的，由接管人审批，接管人应获得原审批人员审批的有关背景材料。

（四）文件更改方式。

文件的更改方式分划线、换页和换版。文件更改内容每页不超过3处且更改内容较少者可以在原文件处划线更改；超过3处且更改内容较多者可以采取换页方式；若更改篇幅较大、内容较多影响文件整体质量的可以进行换版。

（五）文件修订状态识别。

文件页眉要标明文件名、版次、修订状态，如A版表示第一版，B版表示第二版，0/A表示第一版第0次修改，1/B表示第二版第1次修改。

第四节 文件的管理

第二十条发放。

办公室依据行领导规定的发放范围，及时发放体系文件（电子档或纸质文档），确保有关场所使用的文件均为有效版本。发放纸质体系文件时，根据情况为各部门分配发放号，由办公室发放人员和收到人填写《文件发放、回收记录》。发放电子体系文件时，由办公室通过办公自动化系统进行。

第二十一条使用。

（一）各部门、各支行收到文件后，依据文件的规定时间及时组织学习，并认真执行。

（二）内部人员借阅文件时，需填写《借阅文件登记薄》后方可借阅。外部人员或单位借阅文件需经该文件的审批领导批准，办理借阅手续后方可借出。

（三）文件丢失部门填写《文件丢失记录》，部门负责人审核签字，报办公室备案，并按所丢失文件的重要程度给予部门负责人和直接责任人通报批评或其他处罚。

（四）重新领用新文件时，填写《文件发放/回收记录》后，补发新文件，文件受控号不变。

第二十二条归档管理。

办公室负责对总行受控文件的贮存、归档和管理。各部门应指定专人负责本部门的受控文件的管理工作。

第二十三条销毁。

（一）作废文件处理。

若文件失效（作废），各部门、各支行应依据《文件发放/回收记录》从所有发放或使用场所及时撤出失效（作废）的文件，交到办公室，并加盖“作废”印章，防止误用。为积累知识或档案管理的目的所保留的任何已作废的文件，应加盖“作废存档”印章后方可保存。

（三）文件销毁处理。

保存到期的文件或其他作废文件应由档案管理员填写《文件销毁审批表》，经有关领导批准后，统一销毁。

第四章附 则

第二十四条办公室负责对本文件的可操作性、适宜性进行日常监督与检查，必要时对文件进行更改，确保文件适用，具体执行《文件控制程序》。

第二十五条审计部对本文件的执行情况，相关登记簿登记的完整性等进行集中检查、督促整改。

第二十六条合规部责每年一次对本文件的合规性进行审查，并督促整改。

附件一：流程图（见流程库）

1.1文件控制流程图 PJCB-QC-401-01

附件二：风险控制要点（见风险库）

2.1文件控制流程风险控制要点 PJCB-QC-501-01

附件三：外部合规文件（见法律法规库）

3.1ISO9000：2008 质量管理体系 基础与术语

3.2ISO9001：2008 质量管理体系 要求

附件四：内部合规文件（见文件库）

4.1记录控制程序 PJCB-QC-202

4.2适用法律法规和其他要求控制程序 PJCB-C-207

4.3公文管理规定 PJCB-QC-BG-301

4.4印章管理规定 PJCB-QC-BG-304

附件五：支持性记录（见附件）

5.1受控文件清单 CBKF-QC-602-01

5.2文件发放/回收记录 CBKF-QC-602-02

5.3文件更改审批表 CBKF-QC-602-03

5.4借阅文件登记薄 CBKF-QC-602-04

5.5文件销毁审批表 CBKF-QC-602-05

5.6文件丢失记录 CBKF-QC-602-06

编制： 日期： 年 月 日

审核： 日期： 年 月 日

批准： 日期： 年 月 日