工作计划提高效率(高效率人士的方法论)

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你是否有过这样的经历：遇到问题迟迟无法下手，想做的事情常常没有进展，制定的计划也经常完不成。同样的时间，别人做了很多的事情，而自己却连日常的任务也完不成……

本期的话题，唐歌就来聊聊：怎样提高工作效率？高效率人士的方法论。

一 建立预先准备机制

我们要做的很多工作可以分为：做和想两个部分，有些工作一旦想好了思路，真正执行起来的时候就会很快。

很多人做事情之所以慢的原因之一就在于：执行的时候，既要一边想，还要一边做，另外还需要不时地寻找工作中所需要用到的资料。

有时候，做之前没想好，还需要不断回头调整执行的路径，浪费了大量的时间。

整个过程就好像是一个厨师去做菜，事先没想好做什么菜，冥思苦想半天，终于想到了拿什么招待客人，结果却发现没有菜，也没有酱油了，然后，又出去买菜，打酱油，搞了半天，客人等的都不耐烦了，结果菜都还没有上。

解决盲目，瞎忙的方法之一就是：

① 提前预演需要执行的任务，制定方案

对事情做好事先的调查和了解，知道大致是怎么做的，避免到时候手忙脚乱。

早上花五分钟时间快速地整理下一天的工作思路，提前想好大概的对策，草稿，切记上来就做，没有计划。

想好完成需要做的工作，大概可以分成哪几个步骤，会遇到哪些困难，如何解决，需要哪些资源，哪些可以在空余的碎片时间提前准备起来。

② 要用的东西提前准备好一部分

提前准备工作中需要用到的资料。比如你是设计师，就可以在上班的路上思考设计的思路，上班前搜集好一些素材。这样，真正工作的时候直接开始专注于做的这个部分就可以了。

③ 和任务相关的人员做好提前的沟通

有时候，我们需要跟别人协同工作，在提升自己效率的同时，还需要跟同事做好沟通，明确双方一致的目标和路径。

上面的这些很多都可以在碎片时间，比如，上班路上，等车的时候，甚至是休息的时间抽空想一想。

这样，真正工作的时候，你就可以尽量直接专注于做的部分就可以了。因为大部分的思考，素材和资料的准备在之前就已经做好了。

每天下班前的十几分钟，好好想一想明天要干什么，可以提前准备一下。或者上班路上规划一下，最近要做什么事情。

二 制定计划 明确重心

根据每天的工作清单，任务清单，决定先做什么，后做什么，怎么做，需要什么资源，如何获取，如何分配。

做之前专门花时间想好行动的路径，这样做的时候才会高效，也减少了反复修改和调整行动的时间。

划分轻重缓急，做好项目的顺序的安排。确定什么时间做什么，什么时候完成，计划和目标明确才不至于失去重点，把时间都花在一些不重要的事情上面。

三 善用清单 清空大脑

1 随时记录一些灵感和需要处理的事务，标记好重要和紧急的程度。

2 每天梳理清单。

把记录下来的，第二天，或者说以后要做的事情都归好类，分清轻重缓急，做好清单的整理。

3 整理每天，每周的代办清单。

把重要的事情记录到一些日常提醒的App当中，清空大脑的内存，减轻大脑的负担。比如：今日代办，明日代办，本周待办，本月待办。

利用好日程提醒类的APP, 提前提醒自己，避免遗忘和忙乱。

四 把握高效率时段做重要的事情

找出自己每天效率比较高的时间段，安排重要的事情。

一般来说，大多数人在上午九点到十一点的工作效率比较高，尽量把一些重要的事情优先安排在这个时间段。

下午一两点钟，有些人会感觉比较困，就可以安排一些琐事，整理和准备的工作。这个因人而异，可以根据每个人自身的状况进行调整。

低效率的时间可以安排一些整理，沟通的工作，当然，如果是非常重要的商业谈判除外。

五 回顾和总结，优化工作路径

学会"偷懒"，不断寻找完成工作的捷径。

做好每天的周报，日报，月报总结，可以让自己认识到工作当中的不足，以及改进的空间。

每天总结完成了什么，没有完成什么，为什么没完成，如何改进，别人是怎么做的，哪些步骤可以加快提升，哪些步骤可以舍去或授权。

六 善于利用碎片时间

我们每个人每天都会有大量的碎片时间，尽管他们看起来很短，但是如果善于利用好他们叠加起来的效应，也是一笔宝贵的时间财富。

比如，各种等待的时间，等车，等客户的时间，可以根据工作的性质和自身的情况安排思考一些工作的大纲，准备工作中的需要用到的文件，素材等等短耗时的工作。

七 排除干扰

暂停一些社交媒体的消息提醒，他们会不断地打断我们工作的状态，但对于一些重要的电话事先做好标记，以免错过。

应对意外事件的处理，先明确是否紧急重要，不紧急的等手上的事情处理完再说，频繁地切换工作状态会浪费大量的时间

八 对抗拖延症

对抗事务拖延的一个方法就是：立即让自己动起来，哪怕只是一个简单的开始，千万不要多想，因为一想，人的各种惰性，借口就会随之而来，让你不断地产生拖延地想法。

完成比完美更重要，先完成再完美，完美意味着花费着大量的时间。每个人的时间，精力有限，有时候不可能把一件事情做的完美无缺，在限额的时间内完成工作才是完成计划的关键。

九 平和心态，劳逸结合

好的心情可以提高我们工作中做事的效率，而紧张和焦虑会让我们头脑发热，思维混乱。

注重劳逸结合，每隔一段时间，可以深呼吸，做一些锻炼，冥想。听一听音乐，走一走，和同事聊聊天，让大脑保持清醒，让心情保持愉悦。

十 整洁有规律的工作环境

东西乱放，杂乱无章，找不到想要的东西，经常浪费大量的时间在找东西上面，导致无法专心工作。

办公桌面，电脑文件，资料的整理要有规律，经常要用到的东西放在顺手和显眼的地方，方便自己快速地查找，节省时间。

十一 学会授权或请人帮忙

专业的事情请专业的人士来做，有些事情自己来做，一来容易做错，也不容易做好，还会浪费大量的时间。

同时，在工作中，我们还需要不断学习一些能够提升效率的工具，软件，从而加快工作的节奏。

总结

提升工作效率，我们需要建立预先准备机制，想好思路，准备好资料，提前做好沟通，制定好计划，明确重点。

同时，我们要善于利用清单，利用好一些日程提醒软件，避免遗忘和忙乱。把一些重要的任务安排在工作效率高的时间段，工作完成以后，也要做好定期总结，思考不足和提升的空间。

对于一些自己不会的东西，要学会授权或者请人帮忙，不断学习一些能够提高效率的工具和软件，让自己的成为一个高效率的人士。