合同寄回通知(合同条款剖析——通知与送达条款)

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民事合同中的通知与送达条款是规定合同签约主体间通知义务的行使方式以及送达标准的条款，该条款并不涉及合同实体问题，且我国《合同法》中并未作为合同的主要条款予以论述和规定，故大多数民事合同中对通知与送达条款鲜有约定。

一、通知与送达条款的作用

合同主体在合同履行的过程中均承担一定的交付资料、合同变更、合同解除、终止、认定无效等通知义务，合同中约定完备的通知与送达条款具有下列作用：

（1）规避合同签约主体间以及司法机关无法送达问题

合同中签约主体记载的签约地址并不能等同于通知与送达条款，如果合同中没有对该地址进行特别说明，那么合同签约方能否依据该地址向其他签约方进行有效送达仍可能存在争议。一方面，合同的签约主体存在变动地址而未及时通知其他签约主体的可能性；另一方面，即使依该地址进行送达也不能完全避免合同函件、诉讼文书被对方拒收、退回从而造成无效送达的可能。

约定通知与送达条款可以有效解决合同签约主体间以及司法机关送达的问题。随着商业活动的逐渐增多，通知与送达问题越来越受到关注，在尚未建立普遍意义上的送达地址申报与变更制度的情况下，我国出台了一系列的法规以及司法建议来提倡合同签约各方在合同中约定通知与送达条款，以规避合同签约主体以及司法机关无法送达的问题，例如《最高人民法院关于进一步推进案件繁简分流优化司法资源配置的若干意见》第三条，《关于进一步加强民事送达工作的若干意见》第八条，北京市第四中级人民法院《关于有效维护金融债权解决“送达难”在合同中约定送达地址的司法建议》等。

【拓展】北京四中院对解决“送达难”问题提出的主要建议

在合同中约定送达地址并确认其法律责任，通过规范化、模板化的合同条款约束当事人履行诚信义务和承担法律责任。

1、明确在民商事合同中就送达各类通知、协议等文件以及就发生纠纷时相关文件及法律文书的送达地址所作的约定，属于合同中独立存在的有关有效送达地址的确认和解决争议方法的条款，在合同中明确约定了有效送达地址的确认和当事人的法律文书送达地址，当事人依合同约定承担有效送达的法律后果；

2、建议合同条款明确约定送达地址的适用范围包括非诉阶段和争议进入仲裁、民事诉讼程序后的一审、二审、再审和执行程序；

3、建议合同条款约定了当事人送达地址需要变更时的通知程序；

4、建议合同条款提示以下法律后果：因当事人提供或者确认的送达地址不准确、送达地址变更后未及时依程序告知对方和法院、当事人或指定的接收人拒绝签收等原因，导致法律文书未能被当事人实际接收的，邮寄送达的，以文书退回之日视为送达之日；直接送达的，送达人当场在送达回证上记明情况之日视为送达之日；

5、建议该条款以明确醒目的方式进行了特别提示(条款字体加粗加重)。对于上述当事人在合同中明确约定的送达地址，法院进行送达时可直接邮寄送达，即使被告未能收到法院邮寄送达的文书，由于其在合同中的约定，也应当视为送达；

6、建议纠纷进入民事诉讼程序后，如当事人应诉并直接向法院提交送达地址确认书，该确认地址与诉前确认的送达地址不一致的，以向法院提交确认的送达地址为准(仲裁同前)；

7、建议根据《中华人民共和国民事诉讼法》第八十七条的规定：经受送达人同意，人民法院可以采用传真、电子邮件等能够确认其收悉的方式送达法律文书，但判决书、裁定书、调解书除外。实践中，当事人在合同条款中明确约定采用传真、电子邮箱、移动通讯等能够确认其收悉的方式送达，满足上述地址送达条件，应当产生上述地址送达的同样法律效果。采用电子通讯方式送达的，送达人员应当保留相应的备份材料及相关的视频截图；

8、建议约定送达地址确认的当事人包括合同相对方及担保人等，在合同约定送达地址时应与各方当事人均签订该条款。

（2）确保合同签约主体有效履行通知义务

根据《合同法》第二十六条的规定，我国针对合同主体发出的通知是否被接收且生效，采用的是送达主义，即通知需要被接收方收到才生效，是否收到的举证责任在发送方。

一个完备的送达条款一般包括送达信息、送达方式、送达不能的界定及其法律后果等。合同中约定送达条款并不仅仅是为了方便签约各方互相发送通知而写明签约方的地址、邮箱等送达信息；送达条款的目的是在便于发送通知的基础上，进一步确保该通知的发送是有效的送达，避免纠纷发生时因送达存在瑕疵而被认定为未及时、有效送达而承担不利后果。

二、设计通知与送达条款的注意点

（1）通知与送达信息的设置

通知与送达信息主要包括，联系人名称、联系地址、联系电话、电子邮箱、微信、传真号码；存在合同签约主体指定联系人的，则指定的联系人名称、联系地址、联系电话、电子邮箱、微信、传真号码等信息也应当列明，且应当在合同附件处附有相关委托授权文书。

联系人建议确定为合同日后的直接履行人或对接人，联系方式建议填写办公用途的号码，公司的联系地址建议填写实际经营地址，个人的联系地址建议填写经常居住地，以确保书面函件及电子文书的有效送达。

（2）通知与送达方式的确定

实践当中，常用的送达方式有邮寄送达，专人当面送达，电子送达以及口头送达，其中口头送达举证较难，不严谨、专人当面送达耗时耗力，不属于本书推荐的送达方式，不予讨论。

邮寄送达方式，出于固定证据的考虑，建议使用EMS快递邮寄。填写邮寄单时注意内件品名处要将邮寄文件名称、件数写清，邮寄后要向邮政人员索要寄件人票据联留存，并及时登录EMS官网查询邮寄信息打印留存（目前EMS官网邮寄信息，国内邮件自交寄之日起，一年内有效；国际特快专递（EMS）自交寄次日起，4个月内；中速邮件自交寄之日起4个月内；台湾快件，自交寄之日起3个月内）。

电子送达方式，一般包括电子邮箱、传真、微信等。对于数据电文的送达，尤其是“互联网＋”的大背景下，关于数据电文的送达，需要当事人结合《电子签名法》第十一条、《联合国电子商务示范法》第15条、《国际合同使用电子通信公约》的有关规定，基于正确填写、未被系统检索退回的合理义务，将其确定为视为送达。

电子送达与邮寄送达可以在同一合同中并行适用，也可以则一适用，送达方式的选择要依据合同的性质确定，例如建设工程合同、房屋买卖合同一般不建议使用电子送达，而电子商务类合同则适用电子送达方式而不适用邮寄送达。

（3）视为送达条款的设置

合同履行过程中，无法送达的情况时常出现，故在通知与送达条款中约定视为送达条款尤为重要。因接收方的原因导致的无法送达情形，应当在合同中约定时限，时限一到则视为已经送达，这对保护合同履约方的权益尤为重要。

（4）送达方式变更条款的设置

合同履行过程中，合同各签约方通讯地址、联系方式等送达信息变更时常有之事，故应当在合同中约定送达方式变更条款来解决送达信息变更后的告知问题。如果合同签约主体经合同确认的地址变更时，应在X日内及时通知他方当事人，对方当事人实际收到变更通知前的作出的送达仍有效。为保证合同履行的效果，建议收到变更送达通知后，在变更方变更之日至对方收到变更通知之日期间发生的送达应当再次向新地址送达或与变更方确认是否收到。关于送达信息变更的送达不应适用“视为送达”条款。

（5）独立条款的设置

合同履行过程中存在的合同变更、撤销、解除、终止或认定无效会影响合同中各条款的效力，通知与送达条款与争议仲裁条款、保密条款类似，应当设定其作为独立条款以维持在合同履行的全程中保证效力。

三、通知与送达条款模板

（1）简单版本

【注：简单版本多适用于自然人之间、合同标的较小、合同条款较少的民事合同】

第X条：本合同首部/尾部的甲乙双方的联系方式/地址信息/联系电话，微信，邮箱等信息适用于双方往来联系、书面文件、司法诉讼文书的送达。甲乙双方联系方式/地址信息/联系电话、微信、邮箱等信息出现变更的，变更一方应在变更后X日内书面告知另一方，未告知的视为未变更。按照上述信息送达的，签收的，签收当时为送达；未签收的，自邮寄/发送之日起X日内视为送达。

（2）复杂版本

【注：复杂版本多适用于公司之间、合同标的较大、合同条款较多的商事合同】

第X条 通知与送达条款

X.1: 本合同项下任何一方向对方发出的通知、信件、数据电文等，应当发送至本合同下列约定的地址、联系人和通信终端。一方当事人变更名称、地址、联系人或通信终端的，应当在变更后X日内及时书面通知对方当事人，对方当事人实际收到变更通知前的送达仍为有效送达，电子送达与书面送达具有同等法律效力。

甲方联系地址：

联系人：

联系电话：

联系地址：

是否同意电子送达：是/否

电子送达方式：（1/2/3/4/5，或以上几种）

（1）移动电话：

（4）传真：

（5）其他：

乙方联系地址：

联系人：

联系电话：

联系地址：

是否同意电子送达：是/否

电子送达方式：（1/2/3/4/5，或以上几种）

（1）移动电话：

（4）传真：

（5）其他：

【注：合同中各方签约主体均需按照上述方式列明联系方式及信息，有几个合同签约主体则单列上述条款】

X.2: 一方当事人向对方所发出的书面函件，应以EMS邮政快递的方式邮寄，函件签收的，以函件签收为送达，函件未签收的，以交邮后的第X日视为送达；发出的短信/传真/微信/电子邮件，自前述电子文件内容在发送方正确填写地址且未被系统退回的情况下，视为进入对方数据电文接收系统，即视为送达；被系统退回且非发件方原因的，则以前述电子文件发出之日起第X日视为进入对方数据电子接收系统，即视为送达。若送达日为非工作日, 则视为在下一工作日送达。

X.3：本合同X.1约定的合同各方的联系地址、联系人、联系方式及电子通信方式及号码亦为各方工作联系往来、法律文书及争议解决时人民法院/仲裁机构的法律文书送达地址，人民法院/仲裁机构的诉讼文书（含裁判文书）向任何合同任何一方当事人的上述地址送达的，视为有效送达。当事人对电子通信终端的送达适用于争议解决时的送达。

X.4：通知与送达条款的适用范围包括合同各签约方非诉时各类通知、协议等文件以及就合同发生纠纷时相关文件和法律文书的送达，同时包括在争议进入仲裁、民事诉讼程序后的一审、二审、再审和执行程序

X.5：本合同中的第X条通知与送达条款为独立条款，即使本合同变更、撤销、解除、终止或认定无效的，该条款约定依然有效。

（3）北京四中院司法建议版本

【注：北京四中院司法建议版本仅适用于银行等金融机构的合同，并且主要侧重于司法文书送达，化解执行难的问题】

XXXA公司（银行）与XXXB公司（个人）就XXX合同中涉及各类通知、协议等文件以及就合同发生纠纷时相关文件和法律文书送达时的送达地址及法律后果作如下约定：

1、XXXA公司（银行）确认其有效的送达地址为＿＿＿＿。

2、XXXB公司（个人）确认其有效的送达地址为＿＿＿＿。

3、双方该送达地址适用范围包括双方非诉时各类通知、协议等文件以及就合同发生纠纷时相关文件和法律文书的送达，同时包括在争议进入仲裁、民事诉讼程序后的一审、二审、再审和执行程序。

4、XXXA公司（银行）的送达地址需要变更时应当履行通知义务，通过＿＿＿＿＿＿的方式向XXXB公司（个人）进行通知；XXXB公司（个人）的送达地址需要变更时应当履行通知义务，通过＿＿＿＿＿＿＿的方式向XXXA公司（银行）进行通知。在仲裁及民事诉讼程序时当事人地址变更时应当向仲裁机构、法院履行送达地址变更通知义务。

XXXA公司（银行）或XXXB公司（个人）未按前述方式履行通知义务，双方所确认的送达地址仍视为有效送达地址，因当事人提供或者确认的送达地址不准确、送达地址变更后未及时依程序告知对方和法院、当事人或指定的接收人拒绝签收等原因，导致法律文书未能被当事人实际接收的，邮寄送达的，以文书退回之日视为送达之日；直接送达的，送达人当场在送达回证上记明情况之日视为送达之日；履行送达地址变更通知义务的，以变更后的送达地址为有效送达地址。对于上述当事人在合同中明确约定的送达地址，法院进行送达时可直接邮寄送达，即使当事人未能收到法院邮寄送达的文书，由于其在合同中的约定，也应当视为送达。

5、纠纷进入仲裁、民事诉讼程序后，如当事人应诉并直接向仲裁机构、法院提交送达地址确认书，该确认地址与诉前确认的送达地址不一致的，以向仲裁机构、法院提交确认的送达地址为准（该送达地址适用上述第3条规定的送达方式及送达的法律后果）。

（1）《最高人民法院关于进一步推进案件繁简分流优化司法资源配置的若干意见》（以下简称《若干意见》）第3条：“当事人在纠纷发生之前约定送达地址的，人民法院可以将该地址作为送达诉讼文书的确认地址。

（2）最高人民法院《关于进一步加强民事送达工作的若干意见》（法发〔2017〕19号），第8条第（1）款：“当事人拒绝确认送达地址或以拒绝应诉、拒接电话、避而不见送达人员、搬离原住所等躲避、规避送达，人民法院不能或无法要求其确认送达地址的，可以以当事人在诉讼所涉及的合同、往来函件中明确约定的地址为送达地址。”

（3）《中华人民共和国合同法》

第16条：“采用数据电文形式订立合同，收件人指定特定系统接收数据电文的，该数据电文进入该特定系统的时间，视为到达时间；未指定特定系统的，该数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为到达时间。”

第26条：“承诺通知到达要约人时生效。承诺不需要通知的，根据交易习惯或者要约的要求作出承诺的行为时生效。采用数据电文形式订立合同的，承诺到达的时间适用本法第十六条第二款的规定。”

《中华人民共和国电子签名法》

第11条：“数据电文进入发件人控制之外的某个信息系统的时间，视为该数据电文的发送时间。收件人指定特定系统接收数据电文的，数据电文进入该特定系统的时间，视为该数据电文的接收时间；未指定特定系统的，数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为该数据电文的接收时间。当事人对数据电文的发送时间、接收时间另有约定的，从其约定。”

《联合国国际贸易法委员会电子商务示范法》

第15条：“发出和收到数据电文的时间和地点（1）除非发端人与收件人另有协议，一项数据电文的发出时间以它进入发端人或代表发端人发送数据电文的人控制范围之外的某一信息系统的时间为准。

（2）除非发庙人与收件人另有协议，数据电文的收到时间按下述办法确定：（a）如收件人为接收数据电文而指定了某一信息系统：（一）以数据电文进入该指定信息系统的时间为收到时间；或（二）如数据电文发给了收件人的一个信息系统但不是指定的信息系统，则以收件人检索到该数据电文的时间为收到时间；（c）如收件人并未指定某一信息系统，则以数据电文进入收件人的任一信息系统的时间为收到时间。（3）即使设置信息系统的地点有同于根据第（4）款规定所视为的收到数据电文的地点，第（2）款的规定仍然适用。（4）除非发端人与收件人另有协议，数据电文应以发端人设有营业地的地点视为其发出地点，而以收件人设有营业地的地点视为其 收到地点。就本款的目的而言：（a）如发端人或收件人有一个以上的营业地，应以对基础交易具有最密切关系的营业地为准，又如果并无任何基础交易，则以其主要的营业地为准；（b）如发端人或收件人没有营业地，则以其惯常居住地为准。”