公司经济合同管理办法(合同管理实施办法)

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第一章 总则

第一条 为规范公司合同管理，保证合同制定、审查、签订、履行、变更、解除、归档、借阅、监督、检查等事宜有序运行，保障和促进业务的健康发展，依据《中华人民共和国合同法》等法律法规和有关制度，制定本办法。

第三条 本办法所称合同按内容分为业务合同和非业务合同。

业务合同是指公司在经营贷款业务、中间业务、票据贴现业务、资产转让业务、融资业务和以自有资金在全国范围内进行股权投资等业务过程中订立的合同。

非业务合同是指除业务合同外的其他合同，包括但不限于：

（一）与房屋买卖、租赁、装饰有关的合同；

（二）与购买软件、委托开发或合作开发软件、购买技术服务有关的合同；

（三）因购买、租赁运输工具、电子化设备、银行卡设备及其他大宗办公用品、物品订立的合同；

（四）与律师事务所、会计师事务所、评估机构、拍卖机构及广告公司等中介服务机构订立的服务合同。

第四条 公司合同文本可分为格式合同文本和非格式合同文本。

格式合同文本是指公司制定的，在使用时原则上不得修改的规范性制式法律文本。

非格式合同文本是除格式合同文本以外的其他法律文本。

第五条合同管理基本原则

（一）维护公司合法权益原则：合同主体、内容、形式应当合法合规，合同各方意思表示应当真实，合同谈判、合同条款的设定、合同签署、合同履行以及合同相关证据的收集、保管等各个环节应当依法维护公司的合法权益。

（二）书面订立原则：公司对外订立合同，除即时清结（合同订立、履行当场完成）且单笔合同金额极小（合同金额2000元以下）的合同之外，均应采用书面形式订立。

（三）授权签署原则：员工代表公司签署合同必须取得相应授权。

（四）拟审分离原则。法律合规部负责拟定格式合同文本，不参与非业务合同的拟定（涉及拟定专业法律条款的情况除外）；法律合规部负责审核所有合同文本。

（五）强制审查审批原则：公司对外签署的合同必须经相关部门及人员审查审批。

（六）保守合同秘密原则：员工应严守合同秘密，因工作需要必须向受聘中介机构提供合同文本或披露合同信息的，应首先取得公司有权审批人的同意，并应与受聘中介机构签署保密协议。

第二章 组织与职责

第七条 法律合规部是合同管理的牵头部门，其主要职责为：

（一）建立公司合同管理体系；

（二）拟定并组织实施公司合同管理制度；

（三）组织起草、审定和管理格式合同文本；

（四）组织合同管理知识培训；

（五） 对以公司名义签署的合同进行合法性审查，必要时参与公司特殊、重大合同谈判；

（六）参与合同纠纷的处理；

（七）完成公司合同管理的其他工作。

第九条 公司其他部门为合同经办部门，负责合同需求发起、合同起草、谈判、签订、履行、归档等相关工作，合同经办部门工作职责主要包括（合同经办部门的具体权限和对应职责根据年度授权文件确定）：

（一）组织合同谈判，发起合同起草需求，进行风控性审查，起草、签署、履行、变更、解除或归档合同等有关工作；

（二）审查对方当事人的主体资格和资信状况；

（三）办理合同管理各环节信息登记，保证登记信息真实、准确、完整；

（四）监控和评价合同履行情况，发现问题及时提出处理建议；

（五）收集、保管、移交合同签订及履行过程中的资料；

（六）参与合同纠纷的处理；

（七）完成其它合同管理的工作。

第三章 合同起草

第十条 各部门负责人为合同协商、需求发起以及起草的主要责任人。在协商中，法律合规部提供政策、法律支持。

（一）各部门对主要事项协商一致后，形成书面的合同起草需求，法律合规部根据需求起草业务合同；各部门根据需求自行起草非业务合同。

（二）重大合同可委托外部专家、专门机构起草或协助。

第十一条 合同一律采用书面形式，严禁口头协议，公司制度另有规定的除外。

第十二条 合同要素

（一）公司有格式合同文本的，应当优先使用，特殊情况不能使用格式文本的，报法律合规部审核同意后使用；合同相对方提供合同文本的，由合同需求部门进行业务性修改，形成符合公司要求的合同文本，报法律合规部审核同意后使用。

（二）合同应包括以下主要条款：当事人的名称或姓名、住所，签署合同的依据、目的，合同标的的种类、数量以及质量要求，价款或酬金，双方履行合同的时间、地点和方式，违约责任，争议解决方式及管辖地，生效条款、有效期以及根据合同业务性质必须包括的其他条款。

（三）合同设有附件、变更协议或补充协议的，应当清楚、完整地列明，并约定为该合同不可分割的组成部分，与该合同具有同等法律效力；相关合同就同一内容约定不一致的，应当明确以哪一约定为准。

（四）其他应当注意的事项。

第四章 合同谈判

第十三条 谈判内容

合同需求部门负责与合同相对方进行谈判。对于业务金额较大、交易内容较为复杂或涉及不同法律管辖区域的合同，或合同存在下列情况之一的，应当有法务人员参与谈判：

（一）双方对业务合作的主要内容及重要商业条款存在较大分歧；

（二）合同文本由对方当事人起草、提供，没有体现双方权利、义务平等的原则，对维护公司权益不利，且双方立场差异较大。

第十四条 谈判的组织

合同谈判由合同需求部门负责组织，视具体情况要求业务、财务、法律、信息技术等专业人员参加。重大的业务合同谈判在报经本部门负责人批准后，可以组织上述相关人员参加谈判工作小组。

谈判前，合同需求部门应根据业务需求和合同相对方的情况，明确主谈判人，研究确定公司可接受的合同商务条件底线，制定相应的谈判策略和谈判方案，并应提前将合同谈判方案以及相关背景资料发送给参与谈判的相关人员。

第十五条 谈判的统筹

合同谈判中，以主谈判人员为主与对方当事人进行谈判，并负责统一协调公司各参与谈判人员的意见立场。参与谈判人员应以公司订立合同所追求的利益目标及应享有的合法权益为依据，在谈判中履行尽职责任。

第十六条 谈判记录

谈判内容如涉及重要业务或事项中的重要问题，合同需求部门应制作谈判记录，如实记录谈判内容、各方态度和理由、谈判结果等情况。

第十七条保密

各参与谈判人员应对谈判过程中所知悉的各种信息保密。

第五章 合同的审查

第十八条 签署条件

合同签约部门负责协调拟签订合同的审查工作，为合同送审部门。

直接使用公司格式合同文本的，签署合同前需经过风控性审查；非直接使用公司格式合同文本的，公司作为一方当事人的合同应经过风控性审查、法律性审查并将相关审查意见一一落实后，合同签约部门才可按相关规定对外签订该合同。

第十九条 风控性审查

风险管理部门负责对合同进行风控性审查。

（一）风控性审查应保证合同内容公司业务管理规定，合同各方具有签约资格和履约能力，合同目的、背景和内容符合风控措施，没有对公司利益产生重大不利影响或损害的内容。

（二）风控性审查的主要内容包括：

1．合同是否符合公司的业务和风控等管理规定；

2．是否符合有权决策部门或有权决策人对合同相关业务的决策意见；

3．签约各方是否具有作为签约主体的资格和权限，以及履行合同所需资质、信誉、市场准入资格和履约能力；

4．合同内容是否反映了签约各方的真实目的和真实谈判情况，合同语言是否准确表达了签约各方的意思；

5．合同条款是否符合行业惯例和不损害公司商誉、商业秘密、知识产权及其他利益，是否已向客户充分披露交易信息、提示交易风险；

6．合同约定是否明确、具体，是否符合公司的风控能力；

7．合同编号、条款序号、填写的文字是否正确无误；

8．使用公司格式合同文本的，文本选用和填写是否符合要求，包括：文本选用是否正确，空白内容是否填写齐备、正确、准确，各条款之间及与附件、补充协议之间关于同一内容的文字表述意思是否一致，相同条款在各份文本之间填写是否一致，主从合同之间关于同一内容的填写是否对应一致；

9．其他认为需要审查的内容。

第二十条 合法性审查

法律合规部负责对合同进行合法性审查。合同签约部门将拟签订的合同文本送交合法性审查之前必须进行风控性审查，并认可接受合同相关商务和风控条件。

（一）合法性审查应保证合同合法有效，合同条款完备，表述严密；合同内容应符合业务监管机关的监管要求。

（二）合法性审查的主要内容包括：

1．合同主体、内容、形式是否合法、合规；

2．合同涉及的法律关系是否清晰；

3．合同条款是否完备，主从合同及其附件是否齐全和相互衔接；

4．各方权利义务是否明确，是否显失公平；

5．合同表述是否有歧义、有矛盾，是否具有可操作性；

6．违约救济措施是否充分和有效保护公司利益；

7．争议解决方式和法律适用条款是否利于保护公司利益；

8.填写的内容是否符合本办法的相关规定；

9. 其他应当审查的内容。

第二十一条变动审查原则

（一）审查部门在合同审查中，如发现合同有缺陷，可提出改进和完善的意见。审查意见认为应必须修改的内容，审查部门可直接修改合同；审查意见建议修改或提请注意的，应向合同送审部门书面反馈。如合同需求部门或相对方不予接受审查意见的，由合同需求部门综合考虑业务具体情况、相关风险发生的可能性、公司人员的风险控制能力、合同相对方的信誉和履约能力等情况，提出是否接受的意见，报请有权审批人决定是否签署该合同。

（二）对已经确定的合同文本进行改动的，必须将改动后的文本提交风控部门再次进行风控性审查，涉及法律关系变化的，还应提交合法性审查。

第二十二条审查材料

（一）合同签约部门将合同文本送交审查时，应当提供下列材料(送审材料)：

1、合同所列各方均未签章且尚未实际履行的合同文本 (包括合同附件)；

2、相对方合同主体资格证明文件、履行合同所必须的资质证书及政府批准文件等，无法提供的，应附书面情况说明；

3、审查部门要求的其他材料。

（二）送交合法性审查的材料不符合上述要求的，审查部门可以退回或者要求送审部门补充完备有关材料。送审部门对其所提供资料的真实性负责，审查人员对所审查的合同及相关资料负有保密义务。

第六章 合同的签订

第二十三条 签订前的审批

合同签订前，合同签约部门应当按公司用印管理的规定对相关业务履行审批程序。

公司各部门不得以部门或个人名义，对外签署合同。

第二十四条有权人审批

合同经审查后，合同签约部门负责将合同文本报送有权审批人审批。有权审批人及有权审批人具体审批权限遵从年度授权文件的相关规定。

合同文本报批时，合同签约部门应当对合同背景、对公司不利的合同条款和接受理由、可能承担的风险、各环节审查意见及接受情况等作出说明。

第二十五条 审批要求

有权审批人综合考虑签署合同预计取得的效益、合同相对方的履约能力、相关风险发生的可能性及防范措施等情况，决定是否批准签订该合同文本。

第二十六条组织签约

有权审批人批准合同文本后，合同签约部门组织签约活动，包括：

（一）审查合同相对方法定代表人和受权签署人身份证件、所属单位出具的身份证明及受权签署人的授权书，确认签署人有权代表合同相对方对外签署合同；

（二）合同相对方法定代表人或受权签署人在合同文本上代表合同相对方签字并加盖公章或合同专用章；

（三）审查并确认公司签署人有权代表公司对外签署合同；

（四）公司有权签署人在合同文本上对外代表公司签字；

（五）按公司印章管理制度规定，在合同文本上加盖印章；

（六）合同生效与合同签署日期相关联的，应写明合同签署日期；

（七）办理合同生效所必须批准、登记、公证及其他手续。

第二十七条 合同备案与登记

（一）按照有关规定需要向外部监管机构或上级机关进行报告或备案的，应及时办理报告或备案手续；

（二）按照有关规定或合同约定应当办理登记、批准或强制公证手续的，须及时办理登记、批准或强制公证手续；

（三）其他按照有关规定需要办理的手续。

第二十八条 合同的签订要求

（一）合同内容应当使用钢笔（黑色墨水）、签字（黑色笔芯）笔填写或计算机打印。

（二）合同内容应当以标准汉字文字填写。

（三）合同主体的名称应当填写全称（与身份证或营业执照记载的名称一致），并与合同落款签章一致。

（四）合同内容的填写应当严谨、周密，避免产生歧义。不需填写的空格均应以斜线划去，不得留有空白。

（五）填写合同内容时要做到字迹端正、清晰。合同生效前如有合同内容、文字的变动，应由双方签章认可，不得单方涂改。

（六）单位客户应当加盖法人公章和法定代表人（授权代表人）签字。单位客户要求使用其他专用印章代替单位公章签订合同的，应当预留专用印章印鉴、出具用章说明并加盖单位公章，该专用印章应当含有与其营业执照、事业法人登记证书等主体资格证明文件相一致的单位名称。不得接受法定代表人、负责人（授权代理人）个人名章代替签字。公司规章制度对合同签章有其它或更高要求的，从其规定；

（七）合同签订时，加盖法人公章和法定代表人（或授权代表人）签字（含签章）均必须采取面签、面盖的方式进行；

（八）自然人（包括自然人客户、单位客户的法定代表人或负责人及其授权代理人）在合同或授权委托书上签字的，必须与身份证件姓名完全一致并当面签署，可以同时使用个人印章，但不得单独使用个人印章；

（九）合同多页的，应当由各方当事人加盖骑缝章。骑缝章应当与落款签章一致。当事人为自然人的，应当在骑缝处签字。使用数字签名、数据电文的合同除外。

第七章 合同的履行

第二十九条 履行部门

合同履行部门负责按照合同约定及时、全面行使合同权利、履行合同义务。根据公司部门职责等相关规定确定合同履行部门及其职责。

第三十条 履行原则

合同生效前原则上不得实际履行，合同履行部门应对合同履行情况监控，实际履行前和履行过程中，发现相对方有违约或其他异常行为时，应立即采取必要措施控制风险，在法定或合同约定的期限内及时主张权利，保全财产，减少损失。

合同在履行中，合同履行部门应当密切关注合同履行及变化情况，及时督促、检查合同的履行，收集和保存与合同履行有关的法律文件。

合同履行过程中，对于任何钱、物、文件的交付、验收、传递以及其他履行合同的行为，合同履行部门均须取得相应有效的书面凭证。合同签订和履行中所形成的法律文件和财务收支凭证，是合同资料的必备组成部分。公司负责建立健全合同资料管理制度，及时收集、妥善保管合同及相关资料。

第三十一条 履行纠纷

合同履行中发生纠纷时，应积极采取措施予以解决，并将争议情况及时书面告知法律合规部。如产生诉讼或需提出诉讼的，应当将有关情况及资料，提交法律合规部处理，相关部门应予以协助。

第三十二条 履行完毕

合同履行完毕的标准，以合同约定或法律规定为准。合同未作约定或没有法律规定的，应以主要权利义务履行完毕、无遗留交涉手续为准。合同履行完毕后，合同各方仍有保密等合同附随义务的，应依合同约定继续履行。

合同履行完毕后，合同履行部门应从以下方面对合同履行情况进行评价：

（一）是否严格履行合同，并有效监控合同相对方严格履行合同；

（二）是否完整获取并留存合同履行过程中形成的凭证、材料；

（三）是否及时处理合同履行中发生的问题，采取有效措施防范、控制风险和损失；

（四）是否妥善保管合同档案材料（实物）；

（五）合同履行中发现的风险问题及相关建议。

第八章 合同变更和解除

第三十三条 合同的变更

合同变更是指合同签订后，经合同各方当事人协商同意，签订补充协议、变更合同条款或另行签订合同。合同变更包括合同内容的变更和合同主体的变更。

合同变更可以采取以下几种方式：

（一）签订补充协议，作为原合同的组成部分；

（二）对原合同条款进行更改，并经各方当事人在更改处签章确认；

（三）另行签订合同；

（四）公司认可的其他方式。

合同变更后应按前述审查、审批和签署流程重新订立合同。法律法规、规章规定应办理批准、登记等手续的，按规定执行，并依法履行通知等附随义务。

第三十四条 合同的解除

出现依据法律规定或合同约定公司有权解除合同情形时，应当根据实际情况决定是否解除合同。决定单方解除合同的，应当按照法律规定或合同约定方式通知合同相对人。与合同相对人协商解除合同的，应当与合同相对人签订解除合同的协议。解除合同应当要求合同相对人按法律规定和合同约定承担相应责任。合同解除需要办理相关批准、登记、通知等手续的，应及时办理。

第九章 合同的档案管理

第三十五条 合同档案的归档范围

（一）合同正本及其附件；

（二）合同相关审查意见及审批文件；

（三）合同相对方签约时提供的营业执照正本复印件；

（四）合同相对方法定代表人、受权签署人的身份证明复印件及授权书原件；

（五）合同的变更、转让、解除文件；

（六）证明合同履行的书面材料、凭证；

（七）合同争议（如有）的处理情况及材料；

第三十六条归档要求

合同档案材料应当齐全、完整、真实。因故缺件且不能补齐的，合同移交人员应当作出书面说明，经本部门负责人签字确认后，一并归入合同档案。

第三十七条 归档流程

（一）合同归档部门应指定专人负责建立、登记、管理本部门合同电子台账，对本部门承办的合同按时间顺序进行登记。对已经签订的合同，进行存档。

（二）合同签订后，合同归档部门应于15个工作日内将合同档案原件归档保存；需要办理登记、批准、备案等相关手续的，在办理完毕相关手续后15个工作日内归档保存。

（三）合同履行过程中产生的补充协议、变更协议和其他相关书面法律文件也应一并纳入合同档案进行归档管理。

第三十八条 保管期限

（一）不动产购置合同、对外股权投资合同、收购兼并或股权转让合同、法律法规规定相关文件要求的应永久保存的其他合同应永久保存。

（二）除要求永久保存的合同外，相关法律法规、监管要求或公司档案管理制度对合同保管期限有规定的，从其规定；没有规定的，自合同履行完毕之日起保管五年。

第三十九条 变动与移交

合同归档人员发生变动的，应当办理合同档案材料移交手续。

第十章 合同借阅与销毁

第四十条 合同借阅

合同原件原则上不得外借，因业务稽核、诉讼等特殊原因确需外借的，需经有权审批人同意。

第四十一条 合同销毁

超过保管期限的合同档案，无特殊原因，由法律合规部定期组织相关业务部门共同鉴定，经合同归档部门负责人签字确认后予以销毁。对虽超过保管期限，但合同履行仍存在争议的，相关业务部门可提出延长保管期限，延长期限一般不超过争议解决后五年。

第十一章 监督检查与问责

第四十二条 监督检查

公司应配合监管机构和上级机构的监督检查；各合同经办部门应配合法律合规部的监督检查。监督和检查内容包括：

（一）合同当事人的主体资格和资质是否符合要求。

（二）合同审批签署手续是否完备，有无无权或越权签订合同；

（三）合同资料是否齐全，重要资料有无遗漏、遗失、毁损；

（四）合同履行情况，有无违约情况和擅自变更情况；

（五）合同款项收支及财务处理的情况，有无违反法律规定和公司财务制度；

（六）合同档案管理、保存、移交情况。

第四十三条 问责

公司各部门在合同管理工作中，未严格执行本办法有关规定，造成合同无效或形成其他经营风险和法律风险的，应当按照相关问责管理规定的规定追究有关负责人和直接责任人的责任。

在公司合同管理过程中有下列情况之一的，将视情节轻重和公司相关奖惩制度分别给予批评教育、罚款、扣发工资或奖金、责令赔偿、解除聘用合同等处分：

（一）不按本办法规定签订、履行合同的；

（二）签订重大缺陷或无效合同的；

（三）不按法律或本办法规定履行变更或解除合同的；

（四）应当追究对方违约责任而擅自放弃的；

（五）提供虚假资料的；

（六）不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的；

（七）未按规定进行授权或擅自转委托的；

（八）与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的；

（九）泄露合同意向、商业秘密或有关机密的；

（十）延误纠纷处理法定时效期间的；

（十一） 在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他严重失职行为的。

合同管理过程中涉嫌犯罪的，将移动司法机关追究刑事责任。

第十二章 格式合同文本的管理

第四十四条格式合同文本的必要性

业务主管部门、风险管理部和法律合规部共同甄别是否有必要制定格式合同文本。

第四十五条格式合同的基本要求

（一）符合现行有效的法律法规及相关监管规定；

（二）符合公司的管理制度、业务操作规程；

（三）在控制风险的前提下，内容简洁，形式实用；

（四）用语规范、简练、无歧义，便于理解、操作；

（五）条款完备，内容和形式符合实际需要。

第四十六条格式合同文本发布

（一）格式合同文本有相关配套制度的，不得早于配套制度下发。

（二）格式合同文本由法律合规部统一发布，格式合同文本发布日期为生效日并实施。

（三）格式合同文本的发布格式为PDF或WORD文件。

第四十七条格式合同文本的修订

格式合同文本根据业务变化情况和法律风险变化情况及时进行修订与更新。因监管要求或业务需求变化需要修订格式合同文本的，由业务主管部门发起；因风控措施变化需要修订格式合同文本的，由风险管理部发起；因法律法规变化需要修订格式合同文本的，由法律合规部发起。

法律合规部定期组织对格式合同文本进行集中清理和修订更新。

第四十八条格式合同文本的使用

（一）制定格式合同文本的，合同使用部门在使用时应遵守相应的管理要求和使用说明。

（二）相关部门在使用格式合同文本时，不得更改格式合同文本内容。以合同附件更改格式合同文本正文条款的，视为对格式合同文本的修改。

第四十九条格式合同文本的修改

在业务办理过程中根据特定客户的实际情况，确需修改格式合同文本或使用非公司格式合同文本的，须经风控性审查和合法性审查后方可使用。

第十三章 非格式合同文本的管理

第五十条 非格式合同文本的基本要求、修订、发布、使用、修改等参照格式合同文本的管理进行。基于效率，可根据实际情况进行适当调整。

第十四章 附 则

第五十一条 公司可针对合同管理制定具体操作指引，指引与本办法不一致的，适用相关指引。

第五十二条 公司负责对本办法进行修订、解释。

第五十三条 本规定自印发之日起实施。