合同监督检查报告(关于2016年公司总部合同管理工作检查情况的通报)

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公司各部室：

根据公司《合同管理办法》（三环法律〔2014〕45号）相关规定，按照公司《2016年法治工作要点》（三环法律〔2016〕26号）有关要求，公司法律事务部于2016年12月对公司总部各部门开展了合同管理工作专项检查，现将检查情况通报如下：

一、合同管理工作的基本情况

合同管理是公司法律风险防范机制建设的重要环节,是公司法律事务工作的重点。通过近几年努力，公司合同管理水平不断增强，形成了合同管理制度完备，合同审核严谨，合同文本规范，合同用章严格的合同管理模式。2016年，为进一步加强合同管理工作，切实防范合同风险，法律事务部出台《合同示范文本》，规范合同撰写，强化合同审核把关；开展两次合同管理员培训，加大总部合同管理员培训力度，从初始关口加强合同把控；创办《三环集团法务工作通讯》，建立合同管理工作交流机制，培育企业合规经营文化。公司总部2016年共审核合同158份，合同审核率100%，未发生一起因合同审核不严而引发的重大法律纠纷。

目前，各部门对合同管理高度重视，都设置了兼职的合同管理员，能按照《合同管理办法》规范合同管理，按照合同审核流程严格办理合同，合同文本使用更加规范，合同用章使用依法合规，并建立较为规范的合同台账和合同档案，依法治企、合规经营文化氛围明显增强，合同管理工作成效初显。

（一）合同风险防范意识显著增强。各部门高度重视合同管理工作，设置兼职合同管理员对部门承办合同进行管理。认真落实合同管理员制度，积极组织人员参加法律事务部开展的合同管理员培训，公司总部两次合同管理员培训参加人次达到40以上。技术质量部对合同管理工作尤为重视，组织参加合同管理培训多达8人次，并把合同管理员嵌入合同管理流程之中，合同法律风险防范水平已有较大提高。

（二）合同审批更加严谨。为防范合同风险，公司制定了《合同管理办法》、《授权委托管理办法》，实现合同审核流程清晰、合同法律审核前置，对合同签订、履行、变更、解除各环节实现全方位的法律审核把关，审核意见完备可查。今年以来，办公室、物业公司在合同审批手续完备性、合同履行合规性等方面有了明显改善。

（三）合同文本更加规范。各部门通过运用《合同示范文本》，使得合同撰写和初审水平均有较大提高，不仅在形式上实现合同结构体系清晰、条款要素完备、整体思维严谨、语言表达精确、版面美观大方，还在合同主体合格性、合同内容合法性、合同条款实用性、权利义务明确性、交易需求满足性等实质内容方面有极大改进。规划发展部、信息化办公室的合同撰写和初审能力显著提升，合同修改内容大幅减少，极大地提高了合同审核的效率。

（四）合同台账和合同档案普遍建立。绝大多数部门都已建立合同台账和合同档案，对部门承办的合同进行台账登记、履行监督、资料归档，对合同办理的全流程实现及时、动态管理。改革管理部合同管理员职权明确，部门合同台账清楚明晰，合同档案完整规范；人力资源部安排专人负责劳动合同，建立起完备的劳动合同档案；审计部对专项审计业务资料建立档案，档案完备、台账清晰。

（五）公章使用更加规范。各部门合同用章严格执行公司合同用章审批制度，在合同用章之前，必须经法律事务部复核、签字，并经承办部门分管领导签字。财务部严格按照公司规章制度使用公司法人章、财务专用章、发票专用章和部门公章，没有发生一起因公章使用不规范而引发重大法律纠纷的情形。

（六）依法治企、合规经营文化氛围增强。法律事务部通过创办《三环集团法务工作通讯》，合同管理工作交流机制得到进一步加强，依法治企、合规经营的文化氛围更加浓厚。经营管理部将依法治企、合规经营与精益生产相结合，成效显著。

二、合同管理工作中存在的主要问题

通过公司各部门的努力，合同管理工作已成效初显，法律风险防范机制更加完善，但是通过检查，仍然暴露出一些问题：大多数部门的合同管理员对自身职责的认识仍有待增强，合同承办人员的合同管理意识依旧淡薄，各部门都未能对合同实现动态监管；多数部门的合同台帐、合同档案仍不够完善；个别部门合同承办主体责任不明确、印章使用不规范。

（一）对合同管理重要性的认识仍待增强。大多数部门合同管理员对自身职责重要性的认识还不够，未能切实履行职责，导致部门工作人员对合同管理员的职责认识不清，不能充分发挥合同管理员的作用。大多数合同承办人员对自身责任认识不清，对所经办的合同缺乏深入了解，对合同办理情况未能充分掌握、实时跟踪，容易引发合同履行风险。

（二）合同台账记载还存在较多缺漏。检查发现，8个部门合同台账登记存在缺漏，主要原因是：1、合同承办人员未及时向部门合同管理员报告合同办理情况，导致合同管理员不能对合同进行实时登记、及时存档；2、合同管理员对“合同”的理解有误，对未冠以“合同”之名的协议书、保密协议、框架协议等，未纳入合同管理的范围；3、格式合同未纳入合同管理范围；4、由基层企业上报并由部门呈批的的重大合同，没有纳入部门合同管理范围。

（三）合同台账记载仍不够规范。主要体现为：1、将呈批件的文头当做合同名称；2、合同标的额未按照合同约定数额登记；3、合同办理时间和合同签订时间没有区分；4、合同变更、解除、完成等情况未如实记载；5、合同承办人员信息记录不准确；6、呈批后未办理的合同没有记载。

（四）合同档案不够完备、规范。多数部门都存在合同档案不完备，合同未及时存档的情况；合同档案不规范，个别部门由于主要为专项工作，将合同放在具体的项目档案中，而没有建立专门的合同档案。

（五）合同承办主体责任不清。对于多部门联合承办的合同，存在看似多头管理，却无人实际管理的情况，无法确定合同责任人。个别部门由于职能复杂，没有缕清工作人员职责，导致合同管理无人实际负责。

（六）合同印章管理有待加强。在检查中发现，有个别部门在合同业务中，在本应加盖公司公章处，未经公司授权而加盖部门公章。

三、下一步工作要求

针对上述合同管理中存在的问题，2017年公司将进一步加大合同管理工作监督检查力度，切实防范合同风险。在此，对合同管理工作提出以下要求：

（一）切实履行职责。各部门要高度重视合同管理工作，明确合同业务相关人员的工作权责。部门负责人是合同管理的直接责任人，对本部门合同管理工作负责。合同承办人员是承办合同的责任人，要清楚了解合同签订、履行的全过程。合同管理员要切实履行部门合同监管职责，严格进行合同登记、合同初审、合同监管。

（二）改善合同管理流程。将合同管理员嵌入合同办理流程之中，强化合同管理员的合同审核和合同监管职责。

（三）强化合同台账管理。各部门必须根据各部门业务实际情况，建立适合自身业务需求的合同管理台帐，合同管理员对合同实行动态监管。

（四）完善合同档案管理。各部门必须建立专门合同档案，由合同管理员统一管理，合同办理后及时存档。

（五）加强合同管理培训。以多种形式定期开展合同管理培训，加强对合同管理员和合同承办人员的业务指导，进一步提升合同起草、合同审核、合同谈判能力。

（六）加大合同管理工作监督检查力度。每半年开展一次合同管理工作专项检查，对违反公司《合同管理办法》的，将视情节轻重追究相关部门及人员的责任。

三环集团有限公司

2016年12月27日

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