采购合同签订流程(第七招：『采购员入门』之合同签订)

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买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。

采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。在复杂的采购情况下，企业的任何采购合同都是由具有法人资格的双方当事人共同商定的，其中的有关条款必须符合相应的国家性、地方性法律法规。

根据《中华人民共和国合同法》并结合我公司法务部对合同内容审查的实际情况，采购合同的基本要求有以下几个方面：

一． 合同的组成

合同、合约、协议等作为正式契约，应条款具体、内容详细完整。一份采购合同主要由首部、正文、尾部三部分组成。

(一) 首部

合同的首部主要包括以下内容：

1．名称

如生产用原材料采购合同、品质协议书、设备采购合同、加工合同等。

2．编号

如XXXX：C—2003—01。

3．当事人的名称或者姓名和住所。

合同的正文主要包括以下内容：

1． 标的物的名称、规格、型号、等级、单位、数量、单价、总价。

2． 货物质量要求。

3． 包装、运输要求。

4． 交货时间、地点、方式。

5． 验收标准及验收方法。

6． 结算方式。

7． 产品的售后服务。

8． 违约责任及赔偿。

9． 解决争议的方法。

（三）尾部

合同的尾部主要包括以下内容：

1． 合同的份数。

2． 附件与合同的关系。

3． 合同的生效日期和终止日期。

4．双方的签字盖章。

5．合同的签订时间。

二．签订合同应注意的问题

1． 合同起草

在合同起草讨论过程中应有采购、品管、财务、法律等相关人员共同参与，由具有法定资格的代表签署。

2． 格式统一

对于生产用原材料与零部件应尽可能采用统一的合同格式和条款，以便于对供应商统一管理。

3． 单价及交货数量

对于生产用原材料与零部件的采购合同，单价及交货数量尽可能采用“开口”方式。即只确定定价的原则与方法、交货数量的计算原则与方法，具体的价格用采购订单等合同附件进行约束，为定期评审价格与日常交货付款提供方便。

3．签约对象的主体资格

当前，经营单位的性质、种类较为复杂，为防范欺诈行为，降低交易风险，签订合同前，必须要对交易对方的法人资格、经营范围、履行合同的能力、信用等级进行严格审查。

4．合同条款的对等

合同条款的对等是公平原则的体现，其中包括义务、责任、权利等内容。

5．合同条款的明确

合同是双方交易的准则，根本要求是实用。合同条款用词要简洁、明了，不能含糊其词。同时条款之间不能存在有相互矛盾的地方。

6．仲裁机构名称要具体

明确仲裁机构，要求在我方所辖范围内进行裁决。

7．签字盖章同时操作

合同签订时，签字、盖章应同时进行，避免其它问题发生。传真签订的合同必须注明有传真件有效的字样。只签字或只盖章的合同在法律上属无效合同。

8．定金与订金的区别

定金在法律上是债务的一种担保方式，若给付定金的一方不能履行约定的债务，则无权要求返还定金。而收受定金的一方不能履行约定的债务，则应当双倍返还定金。在实际操作过程中常有人将定金写成订金，而订金在法律上是被认定为预付款。

三．合同管理

合同的管理由专职人员操作，主要有包括以下内容：

1． 计划审查

审查采购合同是否在规定的时间内转化为订单。

2． 合同审查

审查合同编号、供应商、数量、单位、单价、总价、交货地点、交货时间等。

3． 合同跟踪

检查合同的执行情况，对未按期交货的合同研究对策，加强监督。

4． 缺料预测

（1）与合同主办人员一起操作，根据生产需求情况，推测可能会产生缺料的供应合同，研究对策并实施。

（2）根据实际采购情况，妥善处理合同的变更、合同的提前终止、合同的纠纷等。合同纠纷的解决办法有：

① 双方协商解决。

② 第三方调解解决。

③ 仲裁机构仲裁解决。

④ 司法机关组织的诉讼解决。

四．合同正常执行的条件

合同正常执行的条件主要包括以下内容：

1． 按照合同规定的条款执行

加强与供应商的沟通，合同提前或延缓要征得供应商的同意。

2． 满足企业物料需求

正常的交货时间要严格执行，而且要有一定的柔性，对要求紧急交货的货物要能按时完成，对于需要延迟交货的物料要妥善处理。

3．控制库存水平在合理的范围内，在缺料与库存之间找到平衡点。