采购合同审批流程(采购管理制度:采购授权与审批、采购与验收控制、供应商评价管理)
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一、采购授权与审批制度
采购授权与审批制度
第1章 总则
第1条 目的
为加强物资采购管理,明确采购授权范围与审批权限,规范公司的采购审批工作,提高采购效率,特制定本制度。
第2条 适用范围
本制度适用于公司正常运营发展所需所有物资的采购作业,包括原材料、设备、办公用品等。
第3条 公司执行采购各相关部门及岗位责任制
1.采购部是公司物资采购的归口管理部门,负责物资需求信息的汇总、提出采购申请、制定采购计划、供应商选择与管理、价格谈判、参与采购验收及结算付款申请等工作。
2.物资需求部门填制物资需求单,经部门主管审批签字后报采购部汇总审核。
3.质检部负责采购物资的质量检验,出具验收报告等工作。
4.仓储部协助开展物资验收工作,办理物资入库手续及进行物资登记与保管。
5.财务部负责按采购合同进行采购付款审核、办理付款作业并作相关账务处理。
第4条 采购作业需明确各不相容岗位职责分离,达成有效的采购制约与监督。
1.请购与审批岗位分离。
2.供应商选择与审批岗位分离。
3.采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离。
4.采购、验收与记录岗位分离。
5.付款申请、审批与执行岗位分离。
第2章 采购申请审批
第5条 年度采购计划的制定与审批
1.各部门必须在12月底之前做好采购部下发的第二年度物资计划申请表填报工作。
2.在填报第二年度物资计划申请表时,各部门应根据公司下达的年度工作任务情况,制定出全年运营发展所需的物资用量计划,确保本部门计划符合运营和发展的需要。
3.各部门物资需求计划经部门经理审核签字后提交采购部。
4.采购部汇总和审定的各部门年度需求,编制年度采购计划,提交主管副总进行审核。
5.年度采购计划经主管副总审批通过后,采购部将其在作为最终采购计划反馈至相关部门。
第6条 月度采购计划制定与审批
1.各物资使用部门每月于25日前根据次月工作计划,填写《物资需求单》由部门经理签字后交采购部。
2.仓储部相关人员根据库存情况向采购部提供相关存货数据,并提供相关物资的采购预警。
3.采购部汇总各部门的《物资需求单》并根据库存修正计划后编制《月度采购申请计划》(如下表所示)报相关权限范围内的领导审批。
月度采购申请计划
编号: 日期: 年 月 日
名称 | 规格 | 请购数量 | 库存数量 | 采购数量 | 一次交货 | 分批交货 | 交货日期 | 备注 |
采购项目 | 采购金额(元) | 审批人 |
属统购项目的原料、物料及其他物资 | / | 部门经理、总经理 |
非属统购项目的原料、物料及其他物资 | ||
生产性设备 | 3 000元以下 | 采购部经理 |
3 000~10 000元 | 部门经理、采购部经理 | |
10 000元以上 | 部门经理、总经理 | |
非生产性设备 | 300元以下 | 采购部经理 |
300~2 000元 | 部门经理、采购部经理 | |
2 000元以上 | 部门经理、总经理 | |
办公用品 | 300元以下 | 采购部经理 |
300~5 000元 | 部门经理、采购部经理 | |
5 000元以上 | 部门经理、总经理 |
第8条 审批工作原则
1.采购申请按权限规定,逐级审批,总经理行使最后审批权。
2.审批内容主要是确定是否应采购、按什么标准采购以及采购的数量、质量。
3.审批的经济性原则是在满足公司生产经营需求的前提下最大限度地减少开支。
第9条 对预算外请购单的审批,除执行以上审批手续外,一律报总经理审批。
第10条 采购计划增补审批程序
1.相关部门经理审批《增补需求计划申请表》,将《增补需求计划申请表》递送采购部。
2.采购部接到相关部门报送的《增补需求计划申请表》后一个工作日内编制月度增补采购计划。
3.采购部经理半个工作日内审批月度增补采购计划。
4.主管副总一个工作日内审批采购部经理审批同意的非生产类和5万元以上的生产类月度增补采购计划。
5.采购部将采购部经理或主管副总审批同意的月度增补采购计划报财务部。
6.财务部经理根据资金状况,针对月度增补采购计划签署部门意见,半个工作日内对于5万元内的生产类增补计划直接反馈采购部门,对于非生产类的和采购金额超5万元的生产类增补计划由主管财务副总半个工作日内审批。
7.主管财务副总同意后的月度增补采购计划反馈采购部,采购部去除价格因素抄送需求部门。
第11条 撤销请购的审批流程
1.原请购部门通知采购部门停止采购,同时于《物资需求单》的第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。
2.若未执行采购,则采购部于原请购单加盖“撤销”章后,转原请购部。
3.若已签订采购合同且请购单已送仓储部待办收料时,采购部应通知撤销部门,并由仓储部据此将原请购单退回原请购部门。
第12条 紧急采购的审批程序
1.请购部门填写《紧急采购申请审批单》(如下表所示),注明需采购物资的基本信息,如名称、规格、型号、底价、建议价格等,同时详细说明紧急采购原因,经部门经理签字后,交公司领导审批。
紧急采购申请审批单
物资名称 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
型号/规格 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
用途 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
底价 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
参考价格 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
请购数量 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
请购原因 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
请购部门经理确认 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
主管副总/总经理审批 |
采购方式 | 采用说明 | 适用范围 |
招标采购 | 1.将物资采购的所有条件,包括物资名称、规格、数量、交货日期、付款条件、罚则以及投标押金等信息进行详细列表,登报公告2.在规定时限内收齐投标供应商的标书,并准备开标工作3.根据供应商报价、服务等进行评标,确定中标单位4.招标过程出现舞弊或结果高于底价,采购人员有权废标,以议价处理 | 对于大宗、贵重和批量性的采购可采取招标采购的方式 |
询价、议价采购 | 1.选择3家以上符合采购条件的供应商作为询价对象3.供应商提供报价的物资规格与请购规格不同时,采购人员应送需求部门确认4.已核定之材料,采购部必须经常分析或收集资料,作为降低成本之依据5.对品质、交期、服务等方面进行谈判 | 对于市场供应充足的材料、用品或项目物资,可采用询价议价方式获得最优价格 |
定价采购 | 通过定价以现款收购 | 采购物资数量巨大,无法由一两家供应商全部提供时,或是市面上该物资匮乏时 |
公开市场采购 | 公开市场采购是指采购人员在公开交易或拍卖所随时动机式的采购,价格的变动较为频繁 | 一般符合大宗物料的采购 |
第15条 供应商选择程序
1.采购人员应不定期收集供应商信息,收集内容包括供应商的资质、经营范围、服务质量等。
2.采购人员应从生产需求、价格、质量、服务、数量、供货周期、合作历史记录等角度考察供应商,根据考察结果编写《供应商情况分析表》,详细登记供应商的各方面情况。
3.采购部经理根据《供应商情况分析表》,初步筛选符合条件的供应商,分析各供应商优劣,确定两家以上备选合作供应商。
4.采购部相关人员与备选供应商谈判,主要以产品规格、交货期确认、价格和后期服务为重点谈判项目,其中采购价格要符合公司底价制定要求。
5.采购部相关人员根据谈判结果,拟定供应商选定方案,报主管副总与总经理审核。
6.采购部根据审批结果选定供应商,并拟定采购合同。
第16条 采购部协同生产部经理、质检部经理、财务部经理、法务人员等召开采购合同评审会,根据《供应商情况分析表》等对采购合同进行评审,提出评审意见,并确定供应商的采购份额。
第17条 采购合同金额在总经理审批权限内,由公司总经理批准执行,若采购合同金额超出总经理审批权限,采购合同需上报董事会审批,同时递交评审会意见。
第18条 采购部代表公司签署采购合同,采购部人员执行采购,并将《采购申请表》和采购合同转交财务部进行结算付款工作。
第19条 采购部人员负责跟进供应商履约情况,填写《采购工作日报》并上报相关部门,确保按进度完成采购作业。
第4章 采购价格管理
第20条 公司各有关单位和部门,均有义务协助提供价格讯息,以便有利于采购部进行比价参考。
第21条 采购部根据调查价格信息,对采购物资成本进行分析,目的在于确定物资成本的合理性和适当性。进行成本分析的项目包括以下7项。
1.物资的制作方法和生产工艺。
2.物资制作所需的特殊设备和工具。
3.物资生产所耗费的直接或间接的人工成本。
4.物资生产所耗费的直接或间接的材料成本。
5.物资生产制造所需费用或者外包费用。
6.物资营销费用。
7.物资管理费用以及税收。
第22条 公司通过对物资价格的计算(如下表所示),确定供应商的价格底线,协助进行采购谈判。
物资价格计算说明表
计算公式 | |
说明 | P——代表物资的价格 |
X——物资生产制造所需的材料需求量 | |
a——代表物资所需材料的单价 | |
Y——代表物资生产制造所需要的标准时间(主要作业时间+作业准备时间) | |
b——代表单位时间的工资率 | |
c——代表单位时间的费用 | |
d——修正系数,主要指非正常状态下的特殊情况,包括赶货、试用样品的生产等 | |
Z——物资生产商的预期利润 |
第23条 采购价格审核审批。
1.采购人员询价、议价完成后,于《请购单》上填写询价或议价结果,必要时附上书面说明。
2.采购部经理进行审核,认为需要再进一步议价时,退回采购人员重新议价,或由采购部经理亲自与供应商议价,并将议价结果报公司主管副总与总经理审核。
3.主管副总、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。
第24条 已核定的采购单价如需上涨或降低,应以《单价审核单》形式重新报批,且附上书面的原因说明。
第25条 单价涨跌的审核,应参照价格的审核审批流程执行。
第26条 采购数量或频率有明显增加时,应要求供应商适当降低单价。
第5章 采购物资验收
第27条 采购验收时必须有采购人员、质检员、收货员三方同时在场,指定的第一验收人员在验收时不在时可让替补验收员验收,但必须有指定的三方人员验收。
第28条 采购人员、质检员、收货员三方在验收结束后应当在《验收单》(如下表所示)上签字,方可报送财务部做账务处理。
验收单
类别 | 申请号码 | 厂商名称 | 约交日期 | 收货日期 | 统一发票号码 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
□材料 □半成品 □成品 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
序号 | 订单号码 | 品名规格 | 材料编号 | 申请数量 | 单位 | 实收 | 单价 | 金额 | 累计数量 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
数量 | 件数 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
备注 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
检验结果 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
检验人 |
供应商编号 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
供应商名称 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
索赔原因 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
索赔事项 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
物资编号 | 规格 | 型号 | 单位 | 数量 | 单价 | 小计 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
金额合计 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
索赔结果 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
采购员 | 采购经理 |
供应商基本信息 | 公司名称 | 厂址 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
成立日期 | 占地面积 | 企业性质 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
负责人 | 联系人 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
电话 | 传真 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
公司网址 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
生产技术设备信息 | 主要生产设备及用途 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
检测仪器校对情况 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
主要生产线 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
设计开发能力 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
正常生产能力 | /月 | 最大生产能力 | /月 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
正常交货周期 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
最短交货期及说明 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
产品信息 | 主要产品及原材料 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
产品介绍 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
产品遵守标准 | □国际标准 □国家标准 □行业标准 □企业标准 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
产品认证情况 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
产品销售区域 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
人员信息 | 公司总体职工数 | 人 | 管理人员 | 人 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
技术人员数 | 人 | 品质管理部人数 | 人 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
财务信息 | 固定资产净值 | 万元 | 营运资金 | 万元 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
资产负债率 | % | 短期负债 | 万元 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
银行信用等级 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
调查时间 | 年 月 日 | 调查人 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
部门主管签字 |
供应商名称 | 联系人 | |||
地址及邮编 | 电话 | |||
考核项目 | 所占比例 | 考核指标 | 指标计算方法 | 得分 |
价格 | 30% | 平均价格比率(15%) | (供应商的供货价格-市场平均价格)×100% | |
最低价格比率(15%) | (供应商的供货价格-市场最低价格)×100% | |||
产品质量 | 30% | 质量合格率(15%) | 合格件数/抽样件数×100% | |
退货率(15%) | 退货/交货次数×100% | |||
交货情况 | 20% | 交货准时率(10%) | 准时次数/总交货次数×100% | |
按时交货量率(10%) | 期内实际未交货量/期内应交货量×100% | |||
服务情况 | 10% | 配合度(5%) | 出现问题时配合解决的速度 | |
信用度(5%) | 期内失信次数/期内合作总次数×100% | |||
管理情况 | 10% | 管理制度是否完善,质量手册是否完整、全面 | ||
总分 | 100 | |||
所属等级 | ||||
得分分级 | ||||
考核人名单 | ||||
考核人姓名 | 所属部门 | 考核项目 | 考核意见 | 签字确认 |
考核得分 | 供应商等级 | 考核结果运用 |
90~100分 | 一级供应 | 优先采购 |
80~89分 | 二级供应商 | 要求对其不足部分进行整改,并将整改结果以书面形式提交,评价人员对其提交的纠正措施和结果进行确认 |
70~79分 | 三级供应商 | 要求对其不足部分进行整改,并将整改结果以书面形式提交,评价人员对其提交的纠正措施和结果进行确认,并决定是否对其采购,或是减少采购量 |
69分以下 | 不合格供应商 | 从合格供应商列表中除名,终止对其的采购业务 |
第5章 附则
第18条 本办法由采购部拟定并负责解释。
第19条 本办法经总经理审批后生效,修改、废止时亦同。
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