机关单位档案室管理制度

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档案室管理制度（通用8篇）

档案室管理制度 篇1

一、档案保管制度

1、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

2、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好库房温湿度的监控与登记工作。

7、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件，同时填写查阅登记表;受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还);若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。

安全与消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

档案室管理制度 篇2

一、档案管理人员必须贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做好档案室的管理工作，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等措施。

二、档案管理人员必须坚持值日值班制度，坚持每天下班前检查门窗是否关好，电源开关是否关闭。对所保管的案卷，半年进行一次抽查，年终进行一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐痰。外来人员未经许可不得进入档案室。

三、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处理后才能进库上架

四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录，做好温湿度的调节工作(标准温度为摄氏14—24℃，相对湿度为45%—60%)。

五、档案室设施要经常进行检查，坏了要及时报告或维修，保证各项设施完整正常。

六、保持档案室的清洁卫生，坚持做到每周一小扫，每月一大扫。

档案室管理制度 篇3

一、档案室是单位存放各类档案的保密重地，实行专人管理，非档案室人员，未经允许不得进入。

二、档案室应落实“三铁一器”措施，确保铁门、铁窗、铁柜的安全牢固，监视器的正常运行。

三、要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放。柜架摆放位置应与墙壁保持10厘米以上的距离，每行柜架间距不小于60厘米(密集架除外)。

四、档案室应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防强光、防高温、防霉等设备，并相应地做好“八防”工作。

五、档案室内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品，对电源、线路、开关插头等要定期检查，发现有火灾隐情应立即报告处理。

六、档案室内要做到现场整洁，档案柜排列科学，通道顺畅。

七、档案室要进行定期或不定期地安全检查，做到及时发现问题，及时报告，及时处理。

八、档案室接收档案要双方当面清点核对，及时登记、编目。日常管理应做到档案、帐薄、检索工具相符。借阅档案要严格办理借阅和注销手续。因利用、整理、复印等原因拆卷的档案，使用后应及时装订。

九、档案室应定期对各类档案进行清点，做好清点记录。档案人员工作变动或出现重大事故应随时清点，并办理交接手续或写出书面报告。

十、档案室在日常工作或检查中发现档案破损、褪色，应及时修复或复印，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要写明原因，保存依据。

十一、对档案室要把好档案出入关，出门要关掉电源、关好窗户，放下窗帘，锁好铁柜、铁门，决不能掉以轻心。

十二、要做好档案室的安全保密预防工作，学习新知识、新技术，加强安全防范意识，强化安全管理。

档案室管理制度 篇4

第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条 归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条 档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条 档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条 本制度从x年十月一日起执行。

档案室管理制度 篇5

档案保管制度

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件，同时填写查阅登记表;受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按<档案保密制度>办理;查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还);若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。

安全与消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法 ;做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

档案室管理制度 篇6

(一)、要明确一位副校长分管档案工作，应建立综合档案室合和建综合室档案专柜。配备政治素质好、业务能

力强、热爱档案工作的专(兼)职人员，并保持相对稳定。

(二)、要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日程;纳入分管领导和档案员工作职责;纳入教职工范围和考核奖惩制度。

(三)、档案人员的主要任务：

1、负责单位文书、教学、教育、会计、后勤材料的收集、整理、保存、统计、利用和鉴定销毁工作。

文书档案：是指学校党、政、工、团(队)在实际工作中形成的文件材料。

教学档案：是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。

教育档案：是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料。

会计档案：是指学校的财务工作中形成的帐、表、凭证等材料。

后勤档案：是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。

2、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。

3、学校综合档案的归档时间：文书、会计档案材料每年四月份进行立卷归档;教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。后勤档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

4、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。

5、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果;发文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。

6、卷内文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。

7、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面要用毛笔正楷字填写，字迹要工整清洁。

8、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，

做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

(四)、综合档案室要做到有专室、专柜、专(兼)职人员负责，切实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

(五)、借阅制度

1、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。

2、严守档案材料机密，不准随便转借档案。未经许可不得擅自摘录和复制。

3、爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等。

4、经批准摘录的材料，要经档案室工作人员审查。证明性材料，必须校对无误后盖章。

5、外借档案必须经主管领导同意，并向档案人员办理借阅登记手续。借出时间，一般不得超过七天，超过时间另行办理手续。

(七)、学校档案的鉴定与销毁。学校综合档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门有关档案鉴定的规定。认

档案室管理制度 篇7

一,认真贯彻《中华人民共和国档案法》,以及其它有关档案工作的规定. 二,各种档案须科学管理,存放有序,查找方便.

三,严格保密制度做好档案安全保密工作.

四,做好防火,防水,防潮,防盗,防有害生物,防尘,防光,防高温等工作,定期检查保管情况,确保档案的安全,做到无丢失,无霉变,无虫蛀,无差错.

五,借阅档案须经学校领导同意,并办理借阅登记手续,借阅人要爱护档案原件,用后及时归还.

六,外单位借阅利用档案,须持单位介绍信,注明利用目的,经学校领导同意,才能借阅.

档案的收集

要按照国家,政府及教育行政部门的有着规定,把学校,各部门和师生每个人手中分散的有关教育,教学,科研,人事,行政,财务,经营等方面的文件材料及各种资料,经过挑选,集中于学校档案室.任何部门和个人都不得私自保存,占有,销毁和带走应归档的材料.

1,依法按章

档案的收集必须依法按章实施.要求学校的全体师生员工都要明了档案惧和管理目的和意义,树立档案工作人人有责的观念,增强档案意识,明确工作性档案资料与个人的学术,科技等具有知识产权的资料的区别.管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集(个人自愿贡献的另当别论),个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档.

档案的收集必须建立必要的机制,对收集的范围,对象,时限等有明确的要求,建立必要的工作制度和考核制度.

3,建立网络

由于学校的工作条线多,归档资料牵涉的面也广,档案资料的收集要建立必要的组织网络,有关条线和各个层面都应有相关的节点,每个节点都要有具体的责任人.

档案的整理

档案的整理,是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料,进行基本的分类的,,组合和编目,使其系统化,科学化.有利于档案的保管和使用.

1,规范分类

由于以校为本自主发展的步伐加快,教育教学改革的不断发展,改革实践中形成的资料也必然会超出文件规定的分类范围.因此,在改革实践与时俱进的新时期,相关的档案资料分类规则也必然不断发展,各单位应该尊重这一现实,积极探索,同时又必须及时与上一级档案管理部门联系,争取指导,服从整体调控,不各行其是.

2,保持结构完整性

学校档案的整理,要按照教育,教学,科研,人事,行政,财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律,保持其结构的完整性.

3,保持整体系统性

学校档案的整理,还要按照学校档案的来源,时间,内容和性质等条件,保持其历史联系,保持其整体的系统性.

档案的立卷

1,为有利于学校立卷部门做好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查

找利用,学校应按照上级要求,推行预立卷制度.

2,学校各有关部门兼职档案员应按预立卷类目进行材料的及时收集,积累,并定期进行整理.

3,学校档案室要随时了解,检查,指导兼职档案员做好预立卷工作.

4,组卷必须遵循文件材料形成的规律,保持其相互之间的有机联系,便利于查考和利用.

5,组卷的技术要求:

1)内容相同的文件材料组成一卷,同一内容的文件材料数量多时,可分别组成若干卷,每卷不超过200页.

2)卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;打印在前,定稿在后;批复在前,请示在后的顺序排列.

3)按顺序编页号,页号位置在非装订线一侧的上角.

4)填写卷 内目录及备考表.每份文件材料必须注明单位,责任者,时间.

5)卷内材料一律拆掉金属物,用线装订,破损的文件材料应进行修补.

6)案卷封面各栏目应填写齐全,标题拟写应简明扼要,并体现作者,问题,文种三要素.

7)档案盒封面和卷盒按有关规定要求.

档案的保管

1,必要的硬件保障

为了档案的完整和安全,工作的方便,一般应实行

档案库房要保证通风,干燥,配备必要的防潮,防霉,防蛀,防火(消防),调温和通风等设施,要有防盗设施.

2,完善的软件建设

建立档案管理的常规工作制度.如收集,整理,分类,立卷,借阅,鉴定,剔除,销毁等制度.建立相应的工作资料.

3,认真做好归档验收工作.档案室应对整理组卷完毕垢档案进行入库前的鉴定和验收,凡不符合要求的,必须重新整理合格才能归档.

4,按规定做好分类编号工作.

5,按规定做好编目工作.目录每条目基本著录项目包括:顺序号,档号,题名,日期,页数,保管期限等.实行计算机辅助档案管理的,应将目录输入计算机,建立信息库,实现检索,统计的机上操作.

6,按照档案顺序号,依次排列上架.

7,要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补

救措施,并报告分管领导,确保档案安全.

8,要严格做好鉴定和销毁工作.要根据归档范围和保管期限表,对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见,并经学校领导批准.销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清单上签字.

9,认真做好统计工作.建立档案的收进,移出,利用,销毁等统计台帐,及时报送统计报表.

10,及时做好档案的补充工作.归档的文件材料如有遗漏,学校应及时补充归档,档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷,排在对应年度案卷目录的最末位.

官地坪镇中学

档案室管理制度 为不断加强学校档案的保管、保密和利用工作，根据依法治档的原则，特制订如下制度：

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，以及其它有关档案工作的规定。

二、凡已入档的各类档案，须经统一分类登记、编目、科学管理，妥善存放，并制订案卷目录等索引查询工具。

三、设立档案库，配置专业存档箱柜，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫等安全防范工作，定期检查保管情况，确保档案安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

四、对已过保管期限，需销毁的档案材料，要清理造册，报校领导批准。

五、档案责任人应严格遵守国家工作人员保密守则，非档案工作人员未经许可，不得擅自进入档案室。

六、属保密范畴内的档案，利用者须报经校领导同意后方可查阅，查阅档案时与利用目的无关的章节，请勿翻阅或摘录。

七、凡有需查阅档案者，查阅时不得把案卷拆散、涂改、损毁或转让他人。

八、利用者如须摘录、复印有关档案，一般的经档案员同意，重要的机密档案须经校领导批准后方可摘录。

九、外来人员需利用本单位档案的，需持单位介绍信，并注明利用目的，经校领导同意，方能查阅。

十、做好档案利用记录工作，档案员有权向利用者收集利用效果;利用者有义务向档案室反馈利用效果。

十一、档案工作人员对档案材料要定期全面检查，发现问题应及时改进。