机关单位合同管理制度

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第一章 总 则

第一条 为规范合同管理，减少合同纠纷，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法律法规的规定，结合公司实际情况，制订本制度。

第二条 公司的各部门及下属分公司、企业对外签订的各类合同一律适用本制度。

第三条 公司各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同，守信誉”为核心的合同管理工作。

第二章 合同的签订

第四条 签订合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

第五条 对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约，但经总经理特别授权并发给委托证明书的例外。

第六条 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况；对方签约人是否法定代表人或法定委托人及代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确保所签合同有效、有利。

第七条 签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。

第八条 签订合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。

第九条 合同一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。

第十条 合同各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

第十一条 合同内容应注意的主要问题是：

1. 部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。

2. 正文部分，注意产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术标准和质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；包装、运输方式及运费负担应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。

3. 结尾部分，注意双方都必须使用合格印章——公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。

第十二条 签订合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。

第十三条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

第三章 合同的审查批准

第十四条 合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。

第十五条 合同审查的要点是：

合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；当事人的意思表示是否真实、一致；权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。

合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。

合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

第十六条 根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。

第十七条 合同的审批程序如下：

申报。法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先报领导审查批准（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。需报总经理、董事会审批的，应由该企业领导签署意见，随合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。

审核。对送审的合同，由主管人或有关人认真审阅，必要时可进行调查研究，最后做出批准或者不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）。

第四章 合同的履行

第十八条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

第十九条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

第二十条 各企业领导及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

第五章 合同的变更、解除

第二十一条 在合同履行过程中碰到困难的，各企业首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。

第二十二条 如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

第二十三条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。

第二十四条 变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。

第二十五条 经上级主管机关鉴证或工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。

第二十六条 经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。

第二十七条 变更、解除合同，一律需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废。

第二十八条 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

第二十九条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

第三十条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。

第六章 合同的管理

第三十一条 综合管理部负责合同资料的汇总、分类、归档、保管等基础管理工作。

第三十二条 分类合同的管理:

工程合同和投资合同原件由经营管理部管理，采购合同原件由采购部管理，依此类推，特殊情况由公司个别确定。合同复印件须提交给财务部、综合管理部以及按照公司有关制度及公司决定提交给相应的部门备案。

第三十三条 公司实行合同专用章制度。公司及下属各分公司、各部门对外签订合同所加盖的印章，除各分公司的公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。

第三十四条 合同专用章由公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。

第三十五条 合同专用章应严格按授权的范围使用，不准混用、代用或借用。

第三十六条 合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。

第七章 附 则

第三十七条 本制度由综合管理部负责解释。

第三十八条 综合管理部负责本制度的修改。

第三十九条 本制度经总经理批准后生效，公布之日起实施。