销售采购合同及附件归档管理办法(采购合同管理制度)

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1 范围

2 职责

采购部是采购合同的对口管理部门，负责公司采购合同的编制、签订、执行、修改、控制等管理事项。

3 管理内容与方法

3.1 采购合同的编写

3.1.1 采购合同的编写程序

a）选择供应商应是公司认可的合格供应商；

b）采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判的内容包括物料的数量、质量、价格、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商；

c）采购部应根据谈判所形成的方案拟定合同草案，报送公司法律顾问审核及总经理或分管副总经理审批；

d）采购部应根据法律顾问及总经理或分管副总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同；

3.1.2 采购合同应包括以下九个方面的内容：

a）合同签订双方的姓名、地址和联系方式；

b）采购物品的单价、总价；

c）采购物品的数量与规格型号；

d）采购物品的品质和技术要求；

e）采购物品的履约方式、期限、到货地点；

f）采购物品的验收标准和方式；

g）付款方式和期限；

h）售后服务和其它优惠条件；

i）违约责任和解决争议的方法。

3.2 采购合同的签订

3.2.1 与公司签订采购合同的供应商应具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。

3.2.2 公司与供应商签订的合同应采用书面形式，其它任何形式的合同视为无效合同。

3.2.3对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同（如一年期），此后以每一采购订单作为合同附件的方式进行交易。

3.2.4 签订后的合同由采购部保管。

3.3 采购合同的执行与控制

3.3.1 合同签订后即具有了法律的约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。

3.3.2 采购部应配合品质管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，应积极联系供应商进行处理。

3.3.3 采购部应建立合同履约的管理台账，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

3.3.4 在合同执行的过程中，采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，互惠互利。

3.3.5 采购部应本着经济型的原则做物料的进度控制工作，既保证采购物料的库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。

3.4 采购合同的修改与终止

3.4.1 在合同执行过程中，因一些客观原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商重新签订采购物料的数量规定，作为采购合同的附件执行。

3.4.2 在合同执行过程中，因外部环境的变化（如原材料的涨价、人工工资的上涨等，供方无法按合同约定的价格交货），采购部可与供方进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

3.4.3 在合同执行过程中，因不可抗力导致供方无法按时交货，采购部经核实，可与供方协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

3.4.4 有下列情形之一者，视为合同终止：

a）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同；

b）因市场环境或需求的变化，一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜；

c）出现违背合同条款的状况；

d）逾期没有履行合同约定的；

e）发生符合合同条款中合约解除的事项。

3.5 合同纠纷的处理和合同管理

3.5.1 当公司和供方所签订的合同出现纠纷时，可采取以下处理方法：

a）双方协商解决；

b）请第三方协商解决；

c）由仲裁机构进行仲裁；

d）通过法律途径解决。

3.5.2 合同签订人员和保管人员应遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理：

a）泄露合同内容；

b）私自更改合同内容；

c）丢失合同；

d）在合同签订和保管的过程中损害公司的利益。

3.5.3 参与合同履行和监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其它损失的，公司将根据性质和情节的轻重对责任人进行经济和行政的处罚，情节严重的将依法追究其法律责任。

4.报告和记录

5.附录

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