合同管理制度主要内容(法务制度建设之合同管理制度)

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合同管理制度作为法务制度建设的重要组成部分，是确保合同参与部门在合同商谈、签署、履行、争议解决等各个阶段的合规性，以避免出现重大的法律漏洞，减少企业不必要的损失。合同管理制度的建设的顺利完成，必不可少的包含四个部分：制定合同管理制度文本；通知和培训；制度履行的监督；反馈和完善。

第一：制度合同管理制度文本

1、制定合同管理制度文本应结合企业整体的管理模式，根据企业的业务类型、交易方式、审核报批流程、履行监管等具体情况，因地制宜的起草合同管理制度文本，切记照搬其他企业的现有模板，以防止水土不服，给合同制度的建设造成不必要的障碍。

2、关于合同管理制度文本的主要内容：

（1）总则：简要介绍制定合同管理制度的目的，以及适用的范围；

（2）管理机构和职责

A主管部门：法务部门。主要职责为制定和监督履行合同管理制度；起草、审查合同和制定合同范本；监督合同履行情况；接受企业各个部门的法律咨询；处理合同纠纷；合同资料的归档等等。

B辅助部门：业务部门。主要职责为介绍合同背景和合同目的；对方主体资格和资信情况的初步审查；合同商务条款的确认；合同中重要条款的交底；合同履行中证据收集；合同资料的归档等等。

C辅助部门：财务部门。主要职责为合同中财税条款的确认；收付款是否符合企业资金计划；等等。

（3）主体资格和资信审查。主体资格和资信审查包括两部分，一是主体资格审查，包括对方的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证复印件的审查；包括涉及专营的，应提交许可文件；涉及特别资质要求，应提交相关资质文件。二是资信审查，包括履约能力的确定和企业信用情况的确定，应要求企业提交审计报告、征信报告、财务“三表”等资料，同时查询企业的涉诉情况、执行失信情况等。通过主体资格和资信审查，以企业提供担保或履约保证金等方式，确保合同的顺利履行。

（4）起草与审批

合同应优先选择适用企业示范合同版本。如果无法选择适用，亦应主动起草，以确保合同交易架构有利于己方。如果合同由对方起草，则确保合同条款公平公正。

合同审批应设立两级审批和三级审批相结合的制度。根据合同金额和合同性质，确定不同的审批流程，以确保最大程度的降低合同漏洞。

（5）用印管理

合同用印管理应极为严格为妙，由专人负责，并设立用印登记表。用印要求应结合审批流程，只有涉及的各个部门以及相对应的部门人员均签字确认后，方可盖章。合同尽量使用合同专用章，谨慎使用公章，拒绝盖空白合同。

（6）合同履行监督

合同履行监督是为了确保经办人员可以按照合同约定履行相关权利和义务，并对相关违约行为及时收集证据，以维护合同的严肃性。

合同履行监督应采取定期检查和专项抽查相结合的方式进行，重点检查合同台账的建立情况；合同实际履行与合同约定不符的情况；材料和证据的收集情况；款项收支履行情况等等。同时，根据检查情况出具合同履行检查报告，并对发现的问题进行限期整改，要求相关部门出具整改报告，或随时复检。

（7）档案管理

档案管理主要为合同台账的建设。一本完整的合同台账应包括合同基本信息（例如合同编号、合同名称、合同主体、签约时间等）、合同交底（例如合同交底方式、合同履行责任人和部门等）、合同履行情况（例如合同金额、已付金额、支付比例、履行异常情况、法务跟进情况等）、合同抽查（例如抽查情况、改进情况等）、履约评价等。

（8）纠纷解决

纠纷解决关键点在于诉讼或仲裁管辖地的选择，尽量选择在己方所在地。同时，明确证据材料收集的负责部门以及要求。

第二：通知和培训

合同管理制度的执行情况很大程度上取决于企业管理层的重视程度。因此，合同管理制度的下发必须由企业负责人安排进行，以企业管理制度的名义统一下发，并在下发前召集部门经理级以上的员工进行开会，以确保思想的统一。

合同管理制度作为企业合规管理的一部分，应重视相关培训工作。由于企业其他部门对于法律的认识有限，只有不断的进行法律意识的强化，才能形成一种企业氛围，才能让员工在工作中始终保持合规的一条红线。因此，企业应定期开展合同管理制度的培训，从不同角度阐释合同管理的重要性，以及通过企业日常经营中发现的问题为例进行说明，提出改进建议，并鼓励员工积极提问。

第三：制度履行的监督

制度只有真正的执行起来，才会有生命力。因此，企业应重视制度履行情况的监督，设立制度执行奖惩办法，并设立专门人员或开设专门部门检查制度执行情况。同时，法务部门在合同定期检查和专项抽查过程中，也要发挥一线作用，结合合同检查情况，分析合同管理制度的履行情况，及时向企业进行反馈，并提出法律意见。对于严格遵守合同管理制度的部门或个人，应积极表扬和奖励，让合规者获得赞赏。同时，对于违规操作者，要进行批评和惩罚，并与绩效相挂钩，让违规者付出代价。通过履行监督，让合规之风为企业发展保驾护航。

第四：反馈和完善

由于合同管理制度的制定者并非业务的实际参与者，在制定合同管理制度之时，法务部门难免存在理论偏离实际的可能。因此，在法务部除了在制定之前要集思广益，更要在制度实施后听取大家的意见和反馈。我建议企业最好设置留言簿，鼓励大家积极提出意见和想法。法务部门对于其他各个部门的反馈信息要积极整理汇总，并进行专项研究，在合法合规的基础上进行筛选，博取之精华，以最大程度的完善合同管理制度。